COMO GARANTIR A SEGURANÇA DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS?

 

Independente do porte da empresa é preciso manter uma quantidade considerável de documentos administrativos.

Uma das formas de garantir a segurança dessas documentações é através da digitalização que além de agilizar a localização e utilização ainda permite o backup dos arquivos em diversos dispositivos. Com isso o risco de extravio diminui consideravelmente.

A melhor forma de digitalizar o acervo é contar com os serviços de empresas especializadas, que oferecem plataforma de gestão online o que deixará o processo mais dinâmico.

Uma forte tendência no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica utiliza a fotografia para capturar imagens dos documentos. A quando armazenada corretamente a técnica dura centenas de anos.
Mesmo os arquivos digitalizados exigem organização para ser considerado seguro e não se perder com o tempo. A nomeação correta e a utilização de etiquetas é preciso para garantir a agilidade nas buscas.
É importante fazer uma triagem inicial para organizar a bagunça de papéis ou de arquivos no computador e nomeá-las corretamente.
Se possível gerar um índice de dados catalogados irá facilitar buscas futuras. Cada instituição costuma criar seus próprios códigos.

No que diz respeito a segurança é importante atentar-se aos prazos exigidos por lei onde os documentos devem estar devidamente preservados.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.
Ter processos claros e pessoas orientadas a devolver os documentos no mesmo local após o uso é fundamental para a manutenção da organização documental.