Como melhorar a Gestão documental em Instituição de Ensino?

A guarda documental é um procedimento extremamente importante dentro das instituições de ensino. Seja qual foi o foco da instituição, o fluxo de documentos é sempre intenso e demanda uma atenção especial do início ao fim.
Quando falamos sobre a organização e o armazenamento dessas informações, estamos nos referindo à gestão de documentos. Afinal, qual é a importância de um controle efetivo desse tipo de material em uma escola ou universidade, por exemplo?
Em uma instituição de grande porte, o volume de documentos recebidos e emitidos é altamente expressivo. No entanto, mesmo os estabelecimentos menores devem se preocupar em qual será o destino dado a esses arquivos.
Existe uma série de leis, resoluções e regulamentos que deve ser obedecida na maioria dos casos. Elas determinam desde o período que determinados documentos precisam ser armazenados até a forma correta de eliminá-los, quando preciso.
Se a sua instituição não possui um sistema estabelecido ou ele já não atende de forma satisfatória às suas necessidades, uma empresa especializada em guarda de documentos podem ser uma boa solução. Descubra mais sobre o assunto nesse post!
Quais documentos uma instituição de ensino deve armazenar?
Para que uma instituição de ensino funcione corretamente, é imprescindível que o acervo de documentos possa ser facilmente acessado. Estabelecer critérios para essa organização, como a separação por espécies e tipos documentais, é essencial.
Dessa forma, sempre que se fizer necessária a consulta ou a remissão de algum, desses registros, ele poderá ser encontrado com rapidez. É fato, no entanto, que nem todas as instituições dispõem de espaço físico suficiente para guardar tantos documentos!
Vamos partir da ideia de que uma escola ou universidade precisa dividir seus arquivos em pelo menos quatro categorias mais amplas:
• Discentes (ou alunos)
• Docentes (ou quadro pedagógico)
• Colaboradores (não-associados ao processo educacional em si)
• Institucionais (administrativos, jurídicos e históricos)
Observando em um primeiro momento, parece simples, mas esse poço é um pouco mais fundo do que aparenta. Para cada uma delas, a instituição certamente terá arquivos ativos e passivos. Se você não é familiarizado com os termos, vamos explicar!
Ativos são os documentos que pertencem a alunos regularmente matriculados ou professores em exercício da função. Já os passivos se referem às pessoas que passaram pela unidade educacional, mas não se encontram mais lá, como ex-funcionários.
Além disso, cada uma delas será subdividida em tópicos diversos. No caso dos discentes, os documentos abrangem desde o requerimento de matrícula até o histórico escolar, incluindo atestados, solicitações, comunicados, etc.
Confira alguns documentos que devem ser armazenados pela instituição de ensino, de acordo com o Portal Educação:
1. Registros permanentes: abrange assentamentos de discentes (solicitação de matrícula, documentos pessoais, atestados médicos e solicitações de dispensa de exercícios físicos, boletins e histórico escolar, etc.), assentamentos de docentes e outros colaboradores (documentos pessoais, currículo e comprovantes de formação), regimentos com planos de curso e planos escolares, quadros curriculares, entre outros.
2. Correspondências, fazendo a inclusão de cartas, ofícios, requerimentos, propostas e outras, durante o período de 4 anos.
3. Comunicados, memorandos, avisos, circulares e tudo que tange a comunicação interna, durante o período de 2 anos.
Esses documentos devem ser adequadamente armazenados para que possam ser consultados com facilidade sempre que preciso. Mas se a instituição de ensino não possuir a estrutura necessária ou um sistema eficiente de gestão documental?
Vantagens da guarda de documentos para instituições de ensino
O processo de separação de documentos por espécies e tipo é muito trabalhoso. Principalmente se você estiver dando os primeiros passos nessa direção. É importante que a organização se faça em conformidade com as necessidades da instituição.
As condições de armazenamento também são essenciais para a preservação desses documentos. Se não forem adequadas, elas podem ocasionar danos permanentes, como a perda irreversível de informação.
Não seria melhor então considerar uma empresa de confiança para coletar e armazenar esses documentos com segurança? Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, veja as vantagens que ele pode proporcionar para a sua instituição de ensino:
• Liberação de espaço físico
Com esse serviço, não é necessário ter um espaço físico disponível para armazenar os documentos. Você pode aproveitar o ambiente de outras formas!
• Organização informatizada
A organização é feita de forma sistemática, facilitando o mapeamento, a identificação e a localização dos documentos que estão guardados.
• Condições de conservação
As empresas de guarda de documentos são especializadas nesse serviço e sabem quais são as condições ideais de conservação.
• Sistema de coleta
Os documentos da instituição de ensino são coletados pela empresa e levados com segurança para o galpão, onde são registrados e armazenados corretamente.
Com esse serviço, você elimina de vez as preocupações com a organização, a conservação e a segurança dos documentos da sua instituição. Gostou? Deixe a sua opinião aqui nos comentários!