Como saber se minha empresa precisa de GED?

Você deve concordar que o volume de dados está em expansão nas empresas. O número de certidões, alvarás, contratos, documentos e várias vias enchem caixas dos mais diferentes tamanhos. Nesse contexto como saber se a minha empresa precisa de GED?
Para começar, vamos lembrar que GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mais recentemente vem se usando o termo ECM (Enterprise Content Management), que é mais abrangente. Saiba mais.
Trocando em miúdos, o GED é um sistema digital de gerenciamento de documentos que pode ser acessado via web. Ele não significa a eliminação total do papel, mas sim a sua gestão online.
Como armazenar documentos?
Com o sistema é possível armazenar os documentos em vários formatos, como COLD (gravação direta do computador para disco ótico), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho) e até DVD.
Tal sistema permite acessar todos os documentos da empresa de forma segura e prática, permitindo a rastreabilidade e a otimização do tempo. A consulta pelos gestores, por exemplo, pode ser feita de qualquer lugar, não exigindo a presença dentro da empresa.
Mas para quem pensa que a ferramenta é um conceito novo, típico da era da internet 4.0, está enganado. O conceito vem sendo aplicado nas principais empresas do mundo dos anos 90 para cá.
GED pode ser adotado em todas as empresas
Entretanto, você deve estar se perguntando: será que minha empresa precisa de GED? Desde que ela gere documentos, sim! Vejamos as principais vantagens:
Maior rastreabilidade dos documentos;
Mais segurança;
Otimização do tempo.
Só para dar um exemplo, uma pesquisa do IDC (empresa de consultoria nas indústrias de tecnologia da informação) demonstrou que somente nos anos de 2017 a 2018 foram gerados 90% dos documentos em geral. Sendo que, pelo menos, 60% desses documentos foram gerados nas empresas.
GED pode ser usado de forma segmentada
Portanto, não é à toa que muitas empresas têm aderido ao GED. As grandes corporações, por exemplo, têm adotado o GED segmentado. Ou seja, sistemas específicos para o setor comercial, o administrativo, o RH, entre outros.
Em resumo, se você identificou que a sua empresa precisa de GED, é bom começar a fazer o planejamento e colocá-lo em prática. A gestão eletrônica de documentos está no menu de serviços da Boomerang File, empresa especializada na gestão e guarda de documentos.
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