Como ser mais eficiente no arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos é um assunto sério e que exige uma atenção especial nas empresas. Portanto, para ser mais eficiente no processo é preciso tomar algumas medidas. Veja neste artigo como ter os documentos sempre na mão quando precisar.
Como todo gestor sabe, uma empresa gera inúmeros documentos no decorrer do mês. Como pressupõe-se que todos eles são importantes e que precisam ser consultados com uma certa frequência, é imprescindível ter uma política estruturada de guarda e de arquivamento de documentos.
Sendo assim, se a demanda for relativamente pequena, é necessário delegar a tarefa de cuidar do arquivo a um único funcionário. Assim, este colaborador poderá reservar algumas horas da semana ou da quinzena para verificar a organização do arquivamento.
Nesse sentido, os documentos físicos devem ser guardados em pastas com a devida classificação: contratos, recibos, documentos trabalhistas, notas fiscais etc. Aqueles papéis que precisam ser consultados continuadamente devem estar mais acessíveis.
Também é necessário que este colaborador incumbido de monitorar o arquivo da empresa crie um processo para verificar a validade desses documentos armazenados. À medida em que a validade deles chegar ao fim, é importante providenciar o descarte para evitar acúmulo de papéis na firma.
Demanda alta exige a terceirização da gestão documental
Agora, se a demanda de arquivamento de documentos é alta, como nas empresas de médio e grande porte, é interessante que o gestor considere a possibilidade de terceirizar a gestão documental.
Isso porque a terceirização entrega nas mãos de uma empresa especializada no mercado a função que, certamente, seria dada a uma equipe que já tem outras tarefas dentro da empresa. Assim, a terceirização evita funcionários sobrecarregados, demora na localização de documentos e o risco de extravio.
Por isso, a Boomerang File traz ao mercado corporativo serviços de guarda e arquivamento de documentos, sendo eles físicos ou digitais.
A empresa possui um galpão totalmente seguro e utiliza a metodologia do Sistema de Rádio Frequência (RFID) para garantir a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Outro detalhe importante é que a Boomerang File conta com um serviço de delivery para a entrega rápida de documentos para favorecer o gestor que precisa de um determinado documento no mesmo dia.
Em resumo, o arquivamento de documentos não pode ser negligenciado, pois é uma etapa importante de todo o processo administrativo. Para receber um orçamento ou tirar alguma dúvida, entre em contato conosco.