Conheça as vantagens da guarda de documentos para o RH terceirizado

Se existe um departamento no mundo corporativo que sabe a importância da guarda de documentos é o de Recursos Humanos. Chamado pelos mais íntimos de RH, o setor é responsável por todas as informações relacionadas aos colaboradores da empresa.
Ainda que o vínculo entre os dois se estabeleça no momento da contratação, ele não termina quando o funcionário pede demissão ou é mandado embora. Isso porque o RH precisa manter esses arquivos armazenados durante um período, que pode ser curto ou longo.
Obviamente, a regra também vale para as empresas de RH terceirizado. Nesse caso, a gestão de documentos se faz ainda mais complexa. Afinal, o fluxo de documentos é bem maior que em um departamento de RH interno, mesmo que se trate de uma empresa de grande porte.
A terceirização do RH, inclusive, é uma alternativa que atraem cada dia mais gestores. Essas empresas especializadas em departamento pessoal prezam pelo profissionalismo, recorrendo, muitas vezes, a serviços de guarda de documentos para garantir a boa reputação.
Veja como elas se beneficiam e entenda porque elas preferem contratar essa espécie de  serviço!
Benefícios do serviço de guarda de documentos para RH terceirizado
As vantagens que uma empresa de RH terceirizada pode obter de um serviço de guarda de documentos são inúmeras. Isso vale tanto para o ambiente interno, entre os próprios colaboradores, quanto para o ambiente externo, ou as empresas que atende.
Organizar, guardar e preservar de forma correta os documentos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores de uma empresa é imprescindível. Conheça os três principais benefícios que esse tipo de serviço pode oferecer para uma empresa de RH:
• Aumento da produtividade
Esse é, sem dúvida, um dos principais benefícios obtidos após contratar o serviço de guarda de documentos. Isso porque os colaboradores passam a dispor de mais tempo para realizar outras tarefas.
Se antes a empresa precisava que parte dos funcionários se dedicasse ao arquivamento e à preservação desses documentos, essa função passa a ser exercida por outras pessoas. Assim, elas ficam livres para se dedicar a tópicos mais importantes.
Isso sem mencionar o tempo poupado na busca por documentos que estão armazenados há muito tempo. Com um serviço especializado, esses dados são informatizados. Ou seja, o documento solicitado é localizado rapidamente.
• Documentos em segurança
Outra grande vantagem de contar com um serviço especializado em guarda de documentos é a tranquilidade em saber que os arquivos estão em segurança. Quando essa gestão é feita internamente, sem um controle criterioso, existe o risco de dados importantes se perderem.
Vale frisar que cada um desses documentos manipulados pelo RH possui um prazo específico de armazenamento. Sendo assim, eles não podem ser descartados a qualquer tempo. O tempo varia de acordo com o tipo: de 3 anos à guarda permanente.
Esse tempo de armazenamento é estipulado por lei e fiscalizado por órgãos competentes. Portanto, é essencial que ele seja respeitado pela empresa de RH responsável. Além disso, a guarda desses documentos evita complicações futuras!
• Espaço disponível
Quanto maior o fluxo de documentos, mais espaço físico a empresa precisa disponibilizar para a sua armazenagem correta. No entanto, a maior parte das organizações não dispõe de um ambiente amplo o suficiente apenas para guardar arquivos, certo?
Ainda que exista uma sala suficientemente grande para acomodar esses documentos, é muito mais conveniente usá-la para outras atividades. Além disso, essas informações não podem ser armazenadas em qualquer lugar. Precisam de um local apropriado, com a climatização correta.
As empresas especializadas em guarda de documentos já possuem a infraestrutura necessária para acomodar esses dados. Eles são acondicionados em caixas, que depois vão para as prateleiras com os respectivos códigos de identificação, respeitando as condições ideais.
Digitalização e descarte de documentos de RH terceirizado
Normalmente, as empresas especializadas em guarda de documentos oferecem serviços adicionais. Quando for escolher alguém para executar essa tarefa, é importante verificar se o atendimento é 360 graus.
Mas o que isso significa? Vamos supor que você selecionou uma empresa para armazenar os seus documentos. Tudo bem até aí! Porém, dali a aproximadamente 5 anos, uma parte desses arquivos precisarão ser descartados.
Não parece muito prático retirar os documentos de lá e enviar para outro local que faça o descarte correto, certo? Por isso, a dica aqui é procurar uma empresa que contemple diversos serviços relacionados. Por exemplo:
• Guarda de documentos (caixas e mídias)
• Digitalização de documentos
• Armazenagem na web
• Organização documental
• Destruição de documentos
Dessa maneira, é possível realizar tudo o que uma empresa precisa em um só lugar. O serviço especializado de guarda de documentos pode ser extremamente vantajoso para uma empresa de RH terceirizada.