Conheça os 4 principais objetivos da gestão documental

A gestão documental, ou a gestão de documentos, como preferir, é uma parte importante do departamento administrativo de uma empresa. Ela compreende um conjunto de medidas tomadas para facilitar a localização de informações, poupar tempo da equipe e preservar dados importantes.
Todo empresário sabe (ou deveria saber) que documentos da corporação precisam estar armazenados num local seguro, ter uma política definida de descarte, estar ao acesso de pessoas de confiança e poderem ser consultados com facilidade.
Muitas empresas que implantam processos de gestão de qualidade devem ainda redobrar os cuidados com a gestão documental, pois esta etapa é imprescindível para garantir o sucesso dos demais processos da companhia.
Em suma, veja os quatro principais objetivos da boa gestão documental.
1.Organizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. Desde o momento em que um documento é produzido, como um contrato de trabalho, até o seu descarte, é recomendado seguir um protocolo de classificação.
2.Possibilitar a localização da informação armazenada. Pesquisas indicam que os colaboradores perdem muito tempo procurando dados em documentos. Com um método preciso de localização das informações (seja ele digital ou físico), reduz-se o tempo perdido e aumenta-se a produtividade.

3.Preservar a memória da companhia. Toda empresa tem a sua própria história e, portanto, é importante preservar atas, fotografias e protocolos a fim de que se possa elencar, no futuro, o desenvolvimento cronológico da empresa.
4.Melhorar o uso da informação. Dessa forma, é possível aproveitar documentos que já contenham determinados dados, evitando assim o retrabalho.
Confira a importância da terceirização
Para que a gestão documental funcione bem, as empresas devem contar com um processo de classificação, armazenagem e busca facilitada desses documentos.
No dia a dia das empresas o número de dados gerados é imenso. Desde documentos contábeis a fiscais, trabalhistas e de clientes, precisam ser armazenados com zelo e responsabilidade.
Devido a essa importância, a gestão documental passou a ser terceirizada por empresas comprometidas com a guarda das suas informações. Nesse contexto, surgiu a Boomerang File, uma empresa voltada à gestão documental de pequenos, médios e grandes negócios.
Trabalhamos com vários tipos de demandas oferecendo segurança e seriedade na guarda de documentos. Para conhecer melhor nosso trabalho, agende a visita de um consultor.