Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?

Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.

A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Veja mais informações sobre o que fazer após digitalizar documentos lendo este artigo até o final.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos.
O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento bem como a qualidade da digitalização.
Depois disso é essencial fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas. O formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. O mais indicado é guardá-los em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou goteiras.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Dessa forma, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos. Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.

Microfilmagem é uma das opções
Se a empresa optar pela microfilmagem, porém, o documento original pode ser descartado, preservando-se apenas o arquivo digital. É o que diz a Lei 5.433/68, alterada pelo Decreto 1.799/96.
Concluindo, digitalizar documentos é uma tendência fortalecida com a transformação digital e se tornará indispensável nos próximos anos. Mas ainda é preciso tomar precauções, como o armazenamento de alguns documentos originais.
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