Digitalizar documentos é a solução?

Não é segredo para nenhuma empresa que o excesso de documentos físicos gera desorganização, dificulta o armazenamento seguro, o acesso às informações e representa gastos, já que é necessário espaço para guardar toda a papelada em arquivos. Por isso, a digitalização parece trazer um enorme benefício para muitos negócios. Além de reduzir o risco da perda de documentos, o custo com a manutenção do arquivo e a otimização no tempo de busca; a digitalização permite que os documentos sejam utilizados de forma compartilhada e o controle do acesso seja muito mais eficiente.

Apesar de todos os benefícios, digitalizar tem um custo e quando esse serviço não é feito de forma inteligente pela empresa, é bem possível que o ônus seja maior do que o bônus. Digitalizar documentos sem critério custa caro, por isso, a empresa deve saber avaliar quando a digitalização é uma necessidade e quando não trará os benefícios desejados. Para saber mais sobre como fazer um processo de digitalização inteligente, continue acompanhando nosso post!

Quando digitalizar?

Antes de começar a digitalizar o arquivo inteiro da sua empresa, tenha em mente que um dos maiores benefícios da digitalização é a facilidade na busca de informações. Em muitos casos, a digitalização serve como um back up para ajudar na localização de documentos originais. Por isso, o primeiro passo é estabelecer um critério de indexação que facilite a localização dos documentos. Procure sempre digitalizar apenas os documentos que necessitem de uma consulta frequente e permanente.

Outra dica importante é digitalizar documentos que precisam ser compartilhados ou utilizados por mais de uma pessoa em uma empresa. Se estamos falando de um escritório de advocacia, por exemplo, escanear um processo auxilia que todos os advogados envolvidos no caso possam acompanhar as informações ao mesmo tempo, fazendo com que o trabalho se torne mais prático e fluido.

Economizar espaço físico também é um ponto que deve ser levado em consideração. Afinal, caixas ocupam espaço e custam dinheiro para todo empreendedor. Porém, lembre-se que boa parte dos documentos não pode ser descartada, então avalie antes a importância de cada documento e analise se a guarda de documentos não pode ser uma solução para economizar espaço. Se você não sabe quais documentos deveria manter na sua empresa, não deixe de conferir esse outro post aqui.

Quando não digitalizar?

Documentos digitalizados não possuem fé pública e, portanto, não tem validade jurídica. Os novos sistemas implementados pelo governo que possibilitam que a digitalização seja feita de forma oficial, requerem autenticações próprias e mesmo assim não descartam a necessidade de se manter os originais. Avalie, portanto, quais são os documentos que só possuem efeitos legais quando apresentados de forma original e não perca tempo ou dinheiro digitalizando documentos dessa natureza.

Da mesma forma, documentos que contenham informações confidenciais ou necessitem de qualquer espécie de segurança reforçada na guarda, é melhor investir no armazenamento seguro do que na digitalização.

Documentos que são pouco consultados, como é o caso do arquivo morto, por exemplo, apenas a guarda organizada e segura também é mais eficiente do que a digitalização.

O serviço de guarda de documentos pode sempre ser associado à digitalização em muitos casos, porém, nem sempre isso é necessário. Às vezes o simples armazenamento e a indexação dos documentos já cumpre a função de facilitar a busca, sem que seja necessário o escaneamento e o armazenamento digital do documento. Por isso, é mais importante ter critério antes de contratar ou realizar esse tipo de serviço, do que partir para a ação achando que assim você já está automaticamente liberando espaço na sua empresa e tornando mais prática a consulta dos documentos.

Você já considerou a guarda de documentos no lugar da digitalização? Quer saber quanto custa? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang.