É seguro terceirizar a guarda dos documentos da sua empresa?

Você deixaria um contrato importante da sua empresa guardado com terceiros? E, documentos confidenciais, você guardaria fora do seu escritório? A resposta de muitos empreendedores e profissionais autônomos para essas questões é um sonoro e certeiro “não”, porém, essas não são as perguntas corretas a serem feitas, se você tem o objetivo de proteger documentos de extrema importância para o seu negócio.

Antes de qualquer coisa, olhe em volta do seu escritório e responda: “se o seu escritório pegar fogo hoje, você evitaria a perda de documentos importantes?”, ou ainda, “você tem o controle total de quem manuseia documentos importantes, impedindo que informações confidenciais caiam nas mãos de pessoas erradas?”. Se você respondeu um sonoro e certeiro “não” para essas questões, é melhor você repensar sobre a segurança no arquivamento de documentos na sua empresa.

Muitos empreendedores imaginam que a guarda de documentos é um simples armazenamento, onde seus papéis serão colocados em uma caixa e armazenados em algum local longe da sua empresa. Porém, esse conceito de self storage, ou seja, a contratação de um espaço para guardar seus documentos, não é exatamente o que um serviço de guarda oferece. Um dos principais valores agregados ao serviço de guarda é a segurança e, nesses casos, o empreendedor paga não apenas para ter seus documentos armazenados, mas principalmente para que o armazenamento seja feito de forma segura. Se você quer saber como isso ocorre, continue acompanhando nosso post!

Rastreabilidade

Um dos benefícios de guardar documentos importantes com uma empresa especializada pela guarda é a rastreabilidade, ou seja, o controle total sobre o manuseio desses documentos. Através de um sistema de rádio frequência, conhecido como RFID, etiquetas são afixadas nas caixas de armazenamento, permitindo saber onde e por quem essas caixas foram manuseadas. Isso garante maior segurança e possibilita que o empreendedor evite que tais informações caiam nas mãos de pessoas erradas.

Confidencialidade

A rastreabilidade certamente é um benefício, na medida em que permite o controle do manuseio das caixas. Porém, obviamente, ela não garante que seu conteúdo não seja violado, não é mesmo? Como evitar que esse problema ocorra? Ao contratar um serviço de guarda de documentos certifique-se que no contrato existem cláusulas de confidencialidade que impedem que as caixas sejam abertas ou verificadas por pessoas que não estejam autorizadas por você ou sua empresa. Esse é um dos principais cuidados que a Boomerang File possui quando se trata da confidencialidade, já que isto é também um requisito de segurança.

Customização

Outra questão relacionada à segurança na guarda de documentos diz respeito à perda. Ou melhor dizendo, como evitá-la. Quando se trata de guarda de documentos, muitos empreendedores associam uma caixa etiquetada em meio a um galpão enorme cheio de outras caixas de outras empresas e pessoas, certo? Por isso, caso um documento seja perdido, achá-lo equivale a encontrar uma agulha no palheiro, correto? Isso seria mais ou menos assim, se não houvesse a tecnologia. Hoje, por meio de sistema online, o próprio proprietário pode cadastrar a sua caixa e os documentos contidos nela, ou ainda, pode deixar que a empresa de guarda faça isso por você. A vantagem da customização é que ela se adapta a sua política interna e facilita na localização, deixando a guarda não apenas mais segura, como também mais prática.

Segurança das caixas

Outro aspecto importante da guarda de documentos é a segurança relacionada à integridade das caixas e documentos, por isso ao contratar esse serviço, verifique as condições físicas do armazenamento.

A segurança só pode ser garantida com galpões que contam com proteção anti incêndio, controle de pragas e monitoria 24 horas, garantindo que os documentos sejam preservados da forma mais correta e sem o risco de serem retirados do galpão sem a sua autorização.

Para quem sabe da importância que os documentos possuem para um negócio, a guarda é um investimento que possibilita uma real segurança para os papéis, dados e informações confidenciais da sua empresa.

Você tem dúvidas sobre a segurança na guarda de documentos? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang clicando aqui.