Evite esses 5 erros na gestão de documentos

A gestão de documentos de uma empresa é uma tarefa que precisa receber uma atenção especial e não pode ser negligenciada, pois pode impactar em outros setores. Veja agora, neste artigo, os cinco principais erros que podem estar passando despercebidos na sua empresa.

1.Falta de padronização

A falta de padronização dos documentos por tipo e data pode prejudicar a busca, ainda mais em se tratando da gestão do tempo durante o expediente. Quando o arquivo documental é pequeno, esse problema não tem maiores consequências. Porém, à medida que o volume de documentos guardados cresce, a desorganização pode comprometer seriamente os trabalhos.

2.Livre acesso

Deixar os documentos empresariais ao livre acesso de todos os funcionários, de qualquer setor, pode prejudicar o andamento dos processos de uma empresa. Isso porque diante de um caso de extravio, será difícil apontar responsáveis. Além disso, nem todos os conteúdos podem ser acessados por qualquer pessoa, como dados bancários, salários e balancetes financeiros.

3.Ferramentas insuficientes  

As empresas também cometem o erro de monitorar os documentos com ferramentas insuficientes de controle, como pranchetas, planilhas e cadernetas. Se o volume de documentos crescer, o método torna-se muito frágil e é preciso refazer todo o processo, provocando o retrabalho.

4.Sala inadequada

Uma solução caseira encontrada pela maioria das empresas é guardar as caixas de documentos no almoxarifado ou, na falta dele, em algum canto da área de serviços. Mas infelizmente esta não é a melhor saída. Isso porque os documentos podem ser danificados pela umidade ou presença de insetos.

5.Subestimar a importância dos documentos

Uma falha cometida nas empresas, e que resume bem todos os erros anteriores, é o ato de subestimar a importância dos documentos. Como já falamos aqui no blog, alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por mais de uma década.

Por isso, o cuidado necessário com a gestão de documentos evita problemas futuros, como a derrota em ações judiciais, o pagamento de multas e o mau uso do tempo.

É por essas razões que a solução mais prudente é a terceirização na gestão documental. A Boomerang File oferece serviços de armazenamento e guarda segura de documentos. Aproveite e converse com nossos atendentes .