GED – Tudo o que você precisa saber!

Hoje em dia, o bem maior de uma empresa é a informação. Com ela é possível criar produtos, prospectar ou se relacionar com clientes, vender soluções, se atualizar, etc. Sabendo disso, foi criado todo um sistema para manipulação e administração da informação, chamada Tecnologia da Informação, que hoje está presente em praticamente tudo no mundo. Dentro da T.I. (Tecnologia da Informação) existem diversos sistemas para tal administração da informação, uma delas é conhecida como GED.

A GED, conhecida como Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema e ou módulo da T.I, para manipulação ou administração geral dos documentos de uma empresa, controlando o armazenamento, compartilhamento, protegendo-os, facilitando o acesso para pessoas autorizadas, facilitando a recuperação dos documentos em caso de perda/falhas, entre outros recursos. Estes documentos não necessariamente sejam apenas digitais, como planilhas eletrônicas, arquivos de texto, som/áudio, vídeo e etc, mas também arquivos em papel, imagens físicas, por exemplo. Porém, a grande vantagem do uso da GED é exatamente facilitar o acesso a essas informações, independente de seu tipo.
A GED pode ser dividida em alguns processos/tecnologias, cada uma com sua função:
• Capture – Processo de captação de documentos, formulários, transformando em informações legíveis, confiáveis e recuperáveis para quem necessitar.
• Document Image (ID) – É o processo de digitalização dos documentos físicos, podendo ser feito através de scanners, maquina digital ou qualquer outra ferramenta de digitalização.
• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – Um dos principais processos da GED, este processo é responsável por gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, recuperação dos documentos eletrônicos.
• Workflow / BPM – Tecnologia que gerencia os processos da empresa, dando garantia que as tarefas serão executadas no tempo planejado e pelas pessoas certas, organizando as tarefas, os prazos, documentos. Pode-se citar como exemplo desta etapa, um CRM.
• COLD/ERM – Esta tecnologia permite gerar relatórios e gerenciá-los na forma digital, criando anotações nestes relatórios, sem alterar sua forma original.
• Forms Processing (processamento de formulários) – É o processo que retira as informações em papel e converte para forma textual, podendo ser salvas em arquivos digitais, como: DOC, DOCX e TXT,  por exemplo. Dessa forma, automatiza o processo de digitação manual, otimizando este tempo na empresa.
• Records and Information Management (RIM) – É o processo que administra toda a vida útil do documento, desde sua criação, manutenção, uso, até o processo de descarte do mesmo, com um controle de categorização e tabelas de temporalidade.