Gestão de Contratos

Empresas que possuem estrutura organizacional bem definida, estratificada e com processos e fluxos de trabalho racionalizados estão preparadas para “brigar” com seus concorrentes por um share maior em seu segmento.
Por outro lado, organizações que não sabem gerir seus documentos, não criam rotinas de trabalho e controlam manualmente os seus contratos – estão e estarão fadadas ao fracasso: contraprodução, prejuízos financeiros e enfraquecimento da marca.

O que volta e meia encontramos nas empresas são pilhas de papéis, documentos espalhados por todos os cantos, contratos arquivados sem o menor controle ou organização e o pior, tudo isso “gerenciado” por planilhas aleatórias que muitas vezes não fazem o menor sentido.

Essa falta de gestão e controle ocasiona problemas de perda e vazamento de informações.

Identificar o foco do problema nem sempre é tarefa fácil

Questões do dia a dia nos ajudam a perceber quando a saúde da nossa empresa não anda bem. Existem diversos indícios de que a gestão de documentos ou contratual é ineficiente ou – até – inexistente.

1- Dificuldades para localizar contratos ou documentos;

2- Perda de prazos de solicitação, entrega, renovação, petição, etc;

3- Pagamentos em atraso ou pagamentos no “escuro” – aferíveis sem conformidade;

4- Obrigações com prazos de validade vencidos: taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações.
Se algum(s) desses pontos acontece sistematicamente em sua empresa, é hora de ligar o “alerta vermelho”! Você precisa adotar um sistema informatizado que gerencie seus contratos de maneira efetiva e segura.
Atualmente, o mercado de TI oferece inúmeras soluções para as mais variadas e complexas realidades. Existem alternativas para grandes organizações ou grupos de empresas, que geralmente são muito complexas e caras – via de regra são módulos de sistemas ERP.