Gestão de documentos e crise econômica: saiba como organização pode gerar economia para a sua empresa

Diante de um panorama de instabilidade, é muito comum que empreendedores encontrem dificuldades na hora de buscar soluções para os impactos negativos da crise. Na dúvida, muitos acabam cortando gastos. Porém, quando essa medida é realizada sem critério, ou mesmo, sem planejamento, a qualidade quase sempre é comprometida.

Por isso, mais do que cortar gastos agora é o momento de se otimizar rotinas de trabalho, automatizar processos e também investir no aumento da produtividade. Ações visando essas metas, certamente podem preservar o orçamento da empresa, garantindo maiores chances de sobrevivência ao negócio.

Uma das ferramentas que pode colaborar com esse processo é a implementação da gestão de documentos. Para saber como ela funciona e de que maneira ela pode trazer economia para o seu negócio, confira!

Gestão de documentos e otimização do orçamento

O corte de gastos sem nenhum planejamento prévio pode trazer uma série de efeitos colaterais para o seu negócio. Em momentos de instabilidade, é preciso se planejar e promover a otimização dos processos internos, garantindo assim a alta eficiência e produtividade.

Para a maior parte das empresas os documentos são peças chave no dia a dia e precisam de uma especial atenção. Afinal, quando o acesso aos documentos é difícil, por traz dessa situação existe sempre um colaborador perdendo tempo e uma empresa perdendo dinheiro.

A gestão de documentos é capaz de melhorar a rotina, trazendo economia no orçamento em diversos aspectos.

Economia de tempo

Quem já passou pela situação de perder um documento ou mesmo levar horas para encontra-lo, sabe quanto isso pode prejudicar a rotina dentro de uma empresa. Um dos elementos da gestão de documentos é a organização funcional, promovida com base nas necessidades e rotinas da empresa. Com esse tipo de serviço é possível eliminar problemas dessa natureza, fazendo com que o tempo seja melhor gasto com tarefas que efetivamente revertem para o colaborador e para a empresa.

Economia de papel

Outra tarefa que engloba a gestão de documentos é a digitalização. Embora muitas empresas tenham optado por digitalizar seus documentos, essa solução não é única e que deve ser aplicada a todos os documentos.

Como já explicamos aqui, a digitalização deve ser adotada para documentos que necessitem do acesso remoto, ou mesmo da consulta simultânea. Digitalizar todos os documentos de uma empresa, além de caro, poderá não trazer todos os benefícios que se espera.

Porém, um benefício que a digitalização traz é inegável: ela acaba diminuindo os gastos com impressões e papel. Por isso, ela deve ser considerada para casos específicos na empresa pois, quando bem realizada, traz agilidade e menos gastos com impressões.

Economia de espaço

Já explicamos aqui no blog que acumular caixas dentro da sua empresa, apenas com o objetivo de armazenar documentos, pode custar muito caro ao seu negócio, além de limitar seu espaço físico. Contratar um serviço de guarda de documentos, além de ser mais barato, permite que você crie mais espaço na sua empresa para crescer e gerar mais resultados.

A guarda de documentos é outra medida que engloba a gestão de documentos e ainda é pouco difundida no Brasil, especialmente para os pequenos negócios. No entanto, guardar os documentos de uma empresa em uma estrutura própria é considerada uma das melhores soluções em termos de gerenciamento de documentos.

Hoje as empresas de guarda oferecem diversos serviços complementares, que englobam a gestão de documentos e foram justamente pensados para a necessidade de todos os tipos de negócios. Antes de sair cortando gastos e pessoas, vale a pena considera

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