Gestão de documentos pode ajudar na redução de custos

Você já parou para pensar que, independentemente dos resultados financeiros da sua empresa, reduzir custos é uma prioridade? Isso porque uma gestão financeira inteligente evita problemas futuros. Nesse sentido, a gestão de documentos feita de forma profissional pode auxiliar na redução de custos da empresa.

Para quem acredita que a gestão de documentos é um processo simples, está enganado. Isso porque para fazer uma administração correta dos documentos é preciso levar em consideração dois aspectos importantes.

São eles: o primeiro é deixar os documentos mais acessados de uma forma que possam ser buscados e atualizados com mais facilidade; e o segundo é armazenar de forma mais adequada aqueles documentos que são menos acessados.

 

Boas práticas reduzem impressão de papel

Além disso, as boas práticas da gestão de documentos permitem que se reduza a impressão de papeis. Isso porque quando se vai armazenar documentos importantes, como recibos e contratos comerciais, não se sabe ao certo o número correto de vias. E, seguindo aquele velho pensamento de que é melhor sobrar do que faltar, acaba-se fazendo impressões duplicadas.

Uma pesquisa da empresa Gartner Inc. estimou, por exemplo, que um funcionário gasta, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Parece um número gigantesco, mas basta olhar para os lados na sua bancada de trabalho que você verá que o papel ainda é muito utilizado.

 

Gestão de documentos aumenta produtividade

Outra consequência da gestão de documentos é o aumento da produtividade da equipe. Não é regra geral, mas alguns arquivos e pastas são guardados de forma improvisada, sem serem priorizados pela empresa, fazendo com que a localização desses documentos seja um martírio para muitos colaboradores.

Nesse ponto, um quesito a ser observado é a terceirização na gestão de documentos. Isso porque, em princípio, ela pode parecer um gasto, porém, com o passar dos meses, se verá que a terceirização otimiza o tempo, o espaço e a energia da equipe.

Afinal de contas, pode-se usar a jornada de trabalho de forma mais útil, aplicando toda a dedicação nas atividades próprias da empresa e não com atividades burocráticas da guarda de documentos.

 

Terceirização é uma boa saída

Em resumo, a gestão de documentos profissional e terceirizada otimiza o tempo, aumenta a segurança e permite que a equipe se dedique às suas tarefas específicas, sem ter que abrir espaços na agenda para localizar documentos ou classificar papeis.

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