Gestão documental para empresas: como começar

Todos os dias as empresas geram documentos. São recibos, contratos, notas fiscais, guias de impostos e muito mais. Como não podemos nos livrar deles, é imprescindível criar um processo de gestão documental para empresas.
O benefício imediato é a otimização do tempo e a economia de espaço. Isso porque um funcionário pode perder tempo procurando um documento importante. Sem contar as consequências mais graves do extravio, como multas e notificações de órgãos fiscalizadores.
Nesse sentido, boas práticas de gestão documental para empresas também otimizam o aproveitamento de espaços do escritório. Já parou para pensar em quantos papéis estão nas bancadas que poderiam ser descartados?
Acompanhe, portanto, as dicas deste post para organizar a papelada e melhorar a produtividade da equipe.
Passo a passo da gestão documental para empresas
Primeiramente é preciso conhecer a temporalidade dos documentos. Já falamos sobre isso aqui no blog. Muitos documentos que estão ocupando espaço no seu escritório já poderiam estar na lixeira.
Em segundo lugar, é importante criar uma classificação dos documentos físicos que serão armazenados. Aqueles que precisam ser consultados com maior frequência devem estar mais acessíveis. Ao passo que os documentos que raramente são vistos, podem ficar guardados em locais mais reservados.
O terceiro passo, portanto, é digitalizar o que for possível. Assim, crie uma classificação em pastas no seu servidor, mas não esqueça de programar o backup e fazer cópias em pendrives. Afinal, o funcionário prevenido vale por dois.
A quarta tarefa é criar uma pasta física de entrada. Ela pode receber os documentos mais recentes que serão posteriormente selecionados e classificados. O fundamental, porém, é não negligenciar a guarda e a gestão desses documentos recém-chegados ao arquivo.
Para alguns empresários, a gestão documental para empresas pode não ter importância, mas ela deve ser acrescentada aos processos internos a fim de aumentar o foco da equipe naquilo que é realmente a alma do negócio.
Sendo assim, muitas empresas têm apostado na terceirização da guarda e gestão dos papéis. A Boomerang File é uma empresa voltada a esse nicho, com total segurança e procedimentos padronizados para garantir a privacidade e a localização imediata dos documentos armazenados.
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