Guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo

Chega de entulhar caixas com documentos em tudo quanto é lado a gestão de documentos pode parecer um sonho para muitas empresas brasileiras, mas é cada vez mais possível fazer uma guarda de documentos e a organização do ambiente corporativo, quer saber como? Então confira o nosso artigo de hoje.

Guarda de documentos

A guarda de documentos é uma parte muito importante da empresa, isso porque se os documentos forem arquivados de forma inadequada a empresa pode sofrer prejuízos financeiros, dentre outras punições. Além disso, há uma enorme falta de tempo, por vezes os gestores passam horas procurando informações que estão arquivadas de forma desorganizada, ou em locais que não deveriam estar.

Parece besteira, mas todo esse tempo perdido pode otimizar o trabalho, e gerar mais lucros para a empresa ao final de um mês e de um ano. O ideal é que os documentos sejam encontrados com rapidez, e que sigam todas as normas exigidas. Para que isso aconteça você pode organizar melhor o seu ambiente.

Organização do ambiente corporativo

Para começar a organizar o ambiente corporativo afim da gestão de documentos trazer benefícios para sua empresa você pode,

Definir um local adequado

Tanto para os arquivos físicos quanto para os arquivos digitais o primeiro passo a ser tomado para manter a organização do ambiente corporativo, é escolher onde esses documentos serão guardados.

Isso faz com que as pessoas já saibam diretamente onde procurar, não precisando passar de sala em sala atrás de um arquivo. Além de definir o local onde todos os arquivos vão ficar é necessário garantir que todos os documentos retornem sempre para o seu devido lugar, para isso é necessário contar com a colaboração de todos da equipe, e separar um tempo dar uma conferida se as coisas estão em ordem, assim não se deixa acumular futuras bagunças.

Faça uso de um arquivo suspenso

Sabe aqueles documentos que precisam ser guardados fisicamente? Adote o sistema de arquivos suspensos pra eles. Isso porque esse sistema proporciona uma facilidade enorme para que os documentos sejam encontrados, mesmo esses documentos estando perto de outros parecidos.

Isso é possível porque é feito um agrupamento por pastas e assuntos, assim evita a ação de ficar abrindo pastas para saber se tal documento está lá dentro. Eles costumam oferecer maior praticidade do que pastas, que precisam ser abertas para conferir o que tem dentro.

Digitalização dos documentos

Usar a tecnologia ao nosso favor é uma boa ideia na hora de organizar documentos, isso evita que eles fiquem danificados, além de serem transportados com maior segurança, além disso, você pode duplicar os documentos se for necessário.

Sempre há alguns documentos que precisam estar em formato físico, mas para o resto digitalize, além de economizar espaço dentro da sua empresa, você vai economizar tempo, já que uma busca por documentos dentro de pastas de um computador costuma ser bem mais prática.

Organização das pastas

Na hora de agrupar os documentos a forma ideal é sabermos o melhor modo de fazermos isso. Por exemplo, separe os documentos por temas, como ‘’financeiro’’ ‘’recursos humanos’’ ‘’vendas’’ e assim vai indo. Dentro dessas pastas maiores faça divisões para ficar mais organizado ainda, por exemplo, dentro da pasta financeiro crie outras pastas com orçamentos, impostos, contratos, etc.

O ideal é você conseguir uma pasta para cada assunto, evitando colocar uma pasta de ‘’outros’’ essas pastas começam com pouco, e quando vemos já tem todo o tipo de documento por lá. Por isso nomear cada coisa é muito importante na hora de organizarmos o ambiente corporativo.

Armazene os documentos em nuvens

Mais uma vez a tecnologia pode dar um grande apoio na hora da organização de documentos. Isso porque os documentos podem ser organizados e guardados em uma nuvem, assim além de poupar dinheiro você evita preocupação, já que os documentos estão mais seguros por lá.

Indique a data de descarte dos documentos

Todo documento possui uma data de validade que deve ser respeitada, e para facilitar que sejam descartados no momento certo o ideal é na hora de guardar os documentos já colocar sua data de validade.
Assim naquela famosa faxina você não vai perder tempo olhando esses detalhes.

Considere terceirizar a Guarda de Documentos

Uma empresa de guarda de documentos disponibiliza profissionais qualificados para a organização necessária, tecnologia e segurança. Facilitando a rotina da empresa, deixando os profissionais focados nas atividades principais do segmento.

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