Guardar documentos pode livrar sua empresa de problemas com a Justiça. Saiba como!

Um dos maiores desafios das empresas na era da informação é realizar uma boa gestão de seus documentos. Com o número crescente de dados que as companhias precisam lidar hoje, é preciso saber organizar e proporcionar acessibilidade ágil dos documentos, caso contrário, a produtividade costuma ser bastante afetada.

Já tratamos aqui no blog sobre os diversos aspectos da gestão de documentos. Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a gestão deve ser realizada a partir de diferentes ferramentas e soluções, visando sempre atender as necessidade e demandas específicas de uma empresa.

Por este motivo, às vezes convém utilizar a digitalização, em outras situações a guarda é melhor recomendada, para alguns negócios a simples organização dos documentos é o seu maior entrave. Assim, a gestão de documentos deve sempre ser analisada como um conjunto de soluções e não apenas uma solução única.

De toda forma, gerenciar bem os documentos evita uma série de problemas no dia a dia da empresa, que afetam o relacionamento interno e externo, tanto com colaboradores, quanto com órgãos de fiscalização e até a própria Justiça. Para saber mais, confira!

O Novo Código de Processo Civil e a guarda de documentos

Em março de 2015 foi editada uma lei que instituiu o Novo Código de Processo Civil (CPC) e alterou alguns dos procedimentos relativos à tramitação de ações judiciais. Uma das principais alterações que está diretamente relacionada à gestão de documentos, diz respeito à possibilidade da produção forçada de provas.

Segundo o novo CPC, o juiz agora pode forçar que a empresa apresente determinados documentos necessários ao esclarecimento de fatos que tenham sido apontados em uma ação judicial. Além de determinar a apresentação forçada dos documentos, o juiz também poderá impor penalidades à empresa caso descumpra a sua determinação. Em casos mais graves, a lei autoriza que o magistrado solicite uma busca e apreensão, onde utiliza a força policial para obter qualquer item necessário ao andamento da justiça.

Por esta razão, as empresas devem sem ainda mais cautelosas no que se refere à guarda de documentos. Mais do que um acervo organizado, a empresa deve ter atenção com relação à digitalização e principalmente o descarte e destruição de documentos.

É fundamental que, além de respeitar os prazos legais para a manutenção de documentos, a empresa tenha um controle de todo o seu acervo, mesmo que se trate de um arquivo morto.

Evitando problemas na Justiça

Diante de uma notícia como esta, pode ser que muitos empreendedores estejam preocupados com relação ao espaço e à segurança relacionadas ao armazenamento e arquivamento de documentos. Afinal, se é mais arriscado não manter ou gerenciar os documentos, como fazê-lo a partir do espaço limitado da empresa?

Porém, isso não precisa ser objeto de preocupação, já que existem no mercado serviços específicos para realizar a guarda. Mesmo empresas de micro e pequeno porte, que costumam ter mais problemas com espaço, podem se valer desse tipo de serviço.

A vantagem da guarda de documentos terceirizada é que, além de liberar espaço e trazer uma boa economia para o negócio, ela oferece maior segurança aos documentos.

Com as novas determinações da legislação, o empreendedor deve tomar mais cuidado com a guarda. Buscar terceirizar os serviços de guarda ou mesmo buscar soluções para o gerenciamento de documentos pode ser uma excelente alternativa para quem não quer problemas na Justiça.

Você as novas determinações legais sobre documentos? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos para manter seus documentos seguros? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.