O que a perda de um HD, um smartphone e o arquivamento dos documentos da sua empresa possuem em comum? Conheça a história da Boomerang File

É uma triste realidade, mas a verdade é que a maioria de nós, em um contexto pessoal ou profissional, acaba realmente se preocupando com documentos somente após perdê-los. Quem já passou pelo dramático episódio de perder o HD de um computador que o diga! Fotos de momentos que nunca mais irão voltar, documentos que montavam seu acervo profissional, comprovantes de pagamentos e outros dados importantes que demoraram uma vida para estarem ali, acabam sendo apagados, em minutos, por um vírus, um malware, uma falha no sistema, ou o que quer que seja. No caso das empresas, a perda de um sistema com todos os documentos pode ser ainda mais danosa. Documentos são necessários para pessoas e empresas e, quando não nos preocupamos com a guarda deles, é muito comum que eles nos tragam algum tipo de preocupação, cedo ou tarde.

A arte do arquivamento é tão importante que o futuro da tecnologia vem se desenvolvendo a partir dela. Afinal, se você pensar bem, o Google não deixa de ser um grande arquivo de informações online que disponibiliza de forma inteligente e rápida tudo o que você precisa sobre um determinado assunto, com apenas um clique. A verdade é que encontrar documentos e dados de forma rápida se tornou uma necessidade moderna e também um caminho sem volta.

Se o armazenamento e a organização de dados não fosse tão importante, acredite, os funcionários da Apple não teriam quebrado tanto a cabeça para desenvolver um design inteligente e intuitivo que permitisse o usuário armazenar tudo, exatamente tudo, o que ele quisesse dentro de um smartphone.

Assim são os dias de quem vive na modernidade e essa realidade também influencia completamente aquele amontoado de caixas que fica acumulado no fundo da sua empresa, sendo dia a dia coberto por uma fina camada de poeira.

Para os arquivos do seu computador, você e eu sabemos que um HD externo com um back up podem ser a solução, mas e os documentos da sua empresa? Como lidar com eles de forma inteligente e prática, sem que isso se torne um custo excessivo ou uma questão a mais para lidar?

A história da Boomerang File

Armazenar caixas não é uma solução para a maioria das pequenas e médias empresas. Embora isso resolva o problema de espaço, levar um arquivo bagunçado de um espaço para o outro, se assemelha a “empurrar o problema com a barriga” e, na hora que você precisa de um documento, ainda há todo o trabalho de solicitá-lo e encontrá-lo. Ou seja, armazenar apenas, não é a solução.

Além disso, pequenas empresas contam com poucos recursos para contratar profissionais especializados que cuidem de seus arquivos. E para completar, o preço do aluguel comercial prejudica o crescimento dos pequenos negócios, na mesma proporção que os documentos ocupam cada vez mais salas. Então, qual a saída para situações como estas?

Waldir Barrella, depois de 25 anos atuando como gerente de projetos em gestão documental resolveu levar essa questão a serio. Seu objetivo era desenvolver um serviço que oferecesse não apenas o armazenamento, mas principalmente a inteligência na hora de guardar os documentos de uma empresa, especialmente considerando a realidade dos pequenos negócios. “A Boomerang File surgiu como a maioria das empresas: a partir de uma necessidade real de um dos sócios investidores, que na época tinha uma pequena empresa e não podia mais acumular caixas. Quando se deu conta de que o armazenamento era inviável para a sua necessidade e para o seu orçamento, ele passou a pesquisar sobre essa demanda e surgiu a oportunidade do negócio”.

Giampaolo Piraino, que decidiu investir na guarda de documentos, complementa “Eu precisava guardar as caixas da minha empresa em algum lugar, mas ao solicitar os orçamentos vi que aquele tipo de serviço não cabia no meu negócio e também não atendia exatamente o que eu precisava”.

Com uma demanda clara e dois sócios, a Boomerang File surgiu com o propósito de tornar o arquivamento de documentos uma solução inteligente a partir da tecnologia. “Como gestor de projetos, desde o início eu tenho em mente que a organização de algo se estabelece de dentro para fora e não o contrário. Criar um arquivo com dezenas de caixas com nomes estranhos ao dia a dia de uma empresa, equivale a deixar os documentos perdidos da mesma forma”, explica Barrella.

Customização

Porém a inteligência era um entrave. Afinal, se a organização e a efetividade vêm de dentro da empresa para fora, como possibilitar um serviço que se adaptasse à essa realidade e ainda atendesse as necessidades dos clientes? Os 25 anos de experiência de um dos sócios foi a chave para fazer da Boomerang File uma empresa diferente no segmento. “O cliente tem todo o histórico do seu arquivamento armazenado na nuvem. Ele pode customizar seu arquivo, solicitar seus documentos e gerenciar tudo à distância, de forma online e de acordo com o dia a dia e a necessidade da sua empresa”.

O futuro dos documentos

E se você aí está pensando que montar uma empresa de arquivamento de documentos em plena era da digitalização é uma tremenda loucura, Barrella explica que ainda estamos longe de substituir o documento original. “Por mais que a tecnologia e a criptografia venham avançando, a fé pública exige que muitos documentos sejam apenas em papel. Além disso, os cartórios pela própria força econômica que possuem, não deixarão de atuar especialmente no contexto brasileiro. Por fim, a digitalização não é a solução para muitas empresas. Além de custar caro, digitalizar sem critério pode ser um gasto desnecessário”, demonstra Waldir.

Parece difícil acreditar que um HD, um smartphone e o arquivo bagunçado da sua empresa estejam tão conectados. Mas a lógica é basicamente a mesma. Se precisamos de informação rápida, armazenar com qualidade e inteligência se tornou um desafio e também uma necessidade. Porém, somente assim é possível garantir produtividade e economia, quando se trata de gerenciamento de documentos. Empresas que não souberem investir nisso, não só podem ter problemas no futuro com o espaço, a perda e desorganização, mas fatalmente ficarão para trás em termos de efetividade.

Como você cuida do gerenciamento de arquivos da sua empresa? Já conhece os serviços da Boomerang File?