O que é Temporalidade Documental

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) pode auxiliar na organização dos documentos em diversos aspectos. Definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da TTD em uma empresa.
Os orgãos públicos em geral costumam usar a TTD como ferramenta essencial, devido ao volume de documentos gerados nessas instituições. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda, e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo. Um TTD deve “seguir” normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Para algumas empresas a temporalidade dos documentos variam dependendo da área relacionada.
Em resumo, a tabela de temporalidade documental determina:
• Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
• O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
• E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.

Para maior efetividade da Tabela de Temporalidade Documental é aconselhável estabelecer uma comissão para a gestão de documentos, de preferência com membros de todos os setores envolvidos na geração dos documentos.