Organização do arquivo: como encontrar os documentos com facilidade

Quem lida com um número grande de documentos diariamente, sabe como é difícil manter um acervo organizado. A organização do arquivo é uma tarefa dinâmica, que depende da funcionalidade. Logo, se ela não proporciona acessibilidade e não é feita de forma inteligente, existe uma grande chance de que os documentos saiam do lugar correto e nunca mais voltem para ele.

Escrever regras de boas práticas e deixa-las afixadas nas paredes da empresa, pode até conscientizar os colaboradores. Porém, na correria do dia a dia, muitos acabam não praticando aquilo que leem e os documentos somem, gerando muita dor de cabeça para os responsáveis pelos papéis.

Se você atua como secretária ou arquivista, confira algumas dicas que separamos para você tornar os documentos da sua empresa mais acessíveis!

Estabeleça critérios de organização

A organização do arquivo vai muito além de separá-los e armazená-los em caixas. Caso não seja feita de forma inteligente, a chance de que os documentos sejam retirados e não voltem ao seu devido lugar é grande. Quem trabalha com documentos sabe o quanto é difícil manter a organização em dia, principalmente porque muitas vezes os documentos são consultados por diferentes colaboradores da empresa.

O ideal é estabelecer critérios adequados às rotinas da empresa. Isso faz com que os a guarda dos documentos se adapte ao dia a dia do negócio, e não o contrário. Procure sempre definir quais são as rotinas da sua empresa que demandam o acesso à documentação. Se estamos falando em atividades de fiscalização, por exemplo, que tal manter uma caixa ou pasta exclusiva com todos os documentos necessários? Isso faz com que a utilidade da caixa seja mais importante do que a dos documentos, logo, a chance de eles sumirem de lá é bem menor.

Evite o acúmulo de documentos

Ter muitos documentos acumulados é outro motivo que dificulta o acesso e a localização. Procure separar aqueles documentos que são mais utilizados e disponha em um arquivo específico aqueles que só serão usados em ocasiões determinadas. Separar os documentos pelo critério da usabilidade e evitar que todos se acumulem no arquivo é uma das formas de facilitar a localização.

Aposte nos serviços de guarda de documentos inteligente

Nem todos os documentos da sua empresa precisam ficar armazenados na sua empresa. Graças à tecnologia e o aprimoramento dos serviços de guarda, hoje as empresas precisam manter apenas um acervo mínimo, já que a gestão dos documentos pode ser feita à distância.

Com o cloud computing, por exemplo, a empresa pode armazenar seus documentos longe do seu espaço físico sem abrir mão de ter acesso ao conteúdo dos seus documentos a qualquer momento, em razão do armazenamento na nuvem.

Com esse tipo de serviço, sua empresa pode aproveitar muito melhor o seu espaço físico, além de ganhar em economia e produtividade.

Invista na tecnologia de rastreamento

A tecnologia, além de favorecer o acesso à distância ao conteúdo dos documentos, permitem que eles sejam localizados facilmente no espaço físico, graças ao recurso da rastreabilidade. O RFID (Radio Frequency Identification) é um recurso de identificação automática aplicada à objetos e documentos que permite não apenas a localização, mas também a inclusão de informações e dados através de tags específicas.

Isso facilita a localização de documentos específicos em locais de armazenamento mais amplos, como uma caixa ou um galpão. Lembra-se daquela expressão “encontrar uma agulha no palheiro? ”. Pode apostar, se a sua agulha contar com uma tag, encontrá-la será muito fácil.

Essas dicas foram úteis para você? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos inteligente? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.