Os prejuízos causados por Documentos Perdidos

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes.

Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada.

É comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, difíceis de ser encontrados e sujeitos a ação de pragas e da umidade, ocasionando a perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup.

Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo. Assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.