Evite Percas de Documentos

Acervo virtual

A gestão eletrônica de arquivos disponibiliza em ambiente virtual a cópia digitalizada de todos os documentos da empresa. Assim, em caso de dano ou extravio, existe uma réplica armazenada no banco de dados da organização.

O acesso virtual também permite o acesso remoto ao material. Dessa forma, a consulta pode ocorrer a partir de qualquer local, evitando o manuseio e o transporte físico de informações.

Organização do espaço físico

Ao disponibilizar os arquivos para consulta virtual, o manejo de papéis fica relegado ao segundo plano. Assim, é possível manter a organização do espaço físico da empresa com mais facilidade. Isso garante a proteção dos arquivos do mau uso e previne contra perdas.

Controle de acesso

Quando a documentação está mal guardada ou não possui controle de acesso, fica sujeita à ação de qualquer um.

Esse descontrole, por sua vez, faz com que ninguém seja responsabilizado em casos de uso indevido ou de extravio de informações. A gestão eletrônica acaba com esse problema, pois hierarquiza acessos e identifica quem teve acesso a determinado material.

Um documento perdido pode causar prejuízos consideráveis para uma empresa. De multas fiscais a indenizações trabalhistas, os custos passam ainda pela má alocação da mão de obra e pelo retrabalho. Felizmente, a introdução da gestão eletrônica de documentos é a alternativa perfeita para as empresas que desejam regrar o trato com arquivos e desenvolver mecanismos de segurança para o acesso e para a guarda de informações.

Os prejuízos causados por Documentos Perdidos

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes.

Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada.

É comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, difíceis de ser encontrados e sujeitos a ação de pragas e da umidade, ocasionando a perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup.

Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo. Assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.

Lei decreta o fim da Manutenção de Prontuários Físicos

Saiu no Diário Oficial da União a Lei 13.787/2018 sobre a digitalização e armazenamento do prontuário de pacientes.

Com a nova medida os prontuários fisícos não são mais obrigatórios o que permite ao setor da saúde mais modernidade e agilidade com o auxilio da tecnologia!

Esse é um grande passo que tornará o segmento mais rápido e eficiente.
É importante lembrar que o processo digital exige um processo de implantação que permita segurança da informação.

Para ler a Lei na Integra clique aqui!

 

Antecipe-se as tendências de mercado

A automação de processos é o maior desafio das empresas por ser uma forte tendência. É preciso se antecipar a essa demanda do mercado para se manter atualizado no mercado.

Associação para a Gestão de Informação e Imagem apresentou uma recente pesquisa onde  75% dos entrevistados consideram a automação dos processos “importante” ou “muito importante” para sua empresa.

Independente do tipo de negócio, toda organização precisa se transformar digitalmente pois esse é o cenário real que impera no meio corporativo. Os dados comprovam que os usuários entendem as necessidades da implantação da automatização, porém muitos não sabem por onde começar.

A Boomerang File oferece  toda a estrutura necessária para a implantação do processo digital.

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Inicio de Ano e as Metas Corporativas

A direção organizacional depende de metas e indicativos para garantir bons resultados. Tudo deve estar muito bem desenhado e a capacidade de prever cenários futuros é imprescindível,  para o sucesso da empresa.

Como no início do ano as pessoas tendem a planejar o ano, é uma ótima oportunidade de engajar os colaboradores com as metas corporativas.
Com o planejamento correto, as metas e objetivos se tornarão um desafio constante, isso evitará relaxamento e trará uma gestão mais eficiente e inovadora.

O trabalho em equipe

As metas para equipes é importante para aumentar a produtividade,  pois garante que cada membro atinja o seu melhor resultado com o apoio da empresa.  Inclusive é interessante envolver e considerar a opinião dos membros na definição das metas tornando as mais realistas e gerando maior comprometimento.

Estabelecer pontos específicos

Saiba exatamente o que atingir e deixe muito claro aos envolvidos.
Por exemplo: Aumentar em 50% a produção de um determinado produto em até 40 dias.

Utilize como base os seguintes perguntas:
-O que?
– Como?
– Quando?

Acompanhe de perto e divida os pontos em frações, isso permitirá manobras caso algo saia do percurso desejado.

Transformar as metas em desafios

O principal papel de uma meta deve ser  elevar o nível da organização em relação ao mercado. As metas não devem ser muito baixas para não gerar descomprometimento. Pelo contrário, deve ser o fio que norteia a organização ao crescimento, e deve fazer com que a equipe dê o máximo de esforço e melhore dia a dia.

Acervo Acadêmico deve ser digitalizado até 2020

A Portaria 1.224 do MEC que institui as normas de acervos acadêmicos de Instituições de Ensino Superior,  foi revogada. porém ela estabeleceu novas regras com o Decreto 9.235, entre elas é que toda Instituição deve migrar seus acervos para o meio digital.

O prazo para a implantação do novo acervo é abril de 2020.

É importante se atentar a alguns requisitos para que o gerenciamento de documentos seja eficiente, sistemas de principalmente se tratando de ensino onde a quantidade de documentos é armazenados é muito grande.

  • Capacidade de Armazenagem
  • Segurança da Informação
  • Indexação para facilitar as buscas
  • Fácil localização
  • Simplificação do sistema
  • Utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil (lei)

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Digitalização de Documentos – É hora de começar!

Se sua empresa ainda não digitaliza os documentos, a hora de planejar a implantação desse recurso é agora. Pois a ação irá trazer benefícios diretos a toda organização.

Iremos listar algumas vantagens:

Facilitação da busca por documentos

Os documentos arquivados na nuvem de preferência, devem estar nomeados de forma clara, e a utilização de tags é importante para facilitar a busca. Feito isso, a busca por documentos será muito mais rápida.

Redução do espaço Físico

Restringir a guarda de documentos impressos apenas ao que exido por lei, pode liberar muito espaço físico que será bem aproveitado para o desenvolvimento de atividades pertinentes ao seu negócio.

Redução dos custos com reproduções

O digital possibilita um compartilhamento rápido e dinâmico. O mesmo arquivo pode ser utilizado por departamentos diversos.

Organização

A digitalização trará com ela uma grande organização a sua empresa. Os colaboradores sentirão a diferença, aproveite o momento para incentivá-los.

Comprimento Legal

Elimine riscos de passivos judiciais por perda de documentos ou prazos.

Aumento da Produtividade

Estudos comprovam que empresas mais digitais tendem a serem mais produtivas.

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Agilidade na Coleta e Entrega de Documentos

Os sistemas Deliverys cresce a cada dia e está presente nos mais diversos segmentos.
A Boomerang File oferece o serviço Leva e Traz facilitando a operação do armazenamento de documentos importantes.  O sistema evita a interrupção de determinadas atividades e não afeta o ritmo de trabalho do colaborador.

A solução está disponível para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.

Após a contratação do serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.


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Incorporadoras e o GED – Gestão Eletrônica de Documentos

As incorporadoras precisam armazenar diversos documentos relacionados aos imóveis e de clientes. Com o aumento das vendas a necessidade de mais espaço para a Guarda de Documentos é inevitável.

A Boomerang File tem vários clientes no seguimento e o principal valor percebido é a economia, o custo benefício do Serviço de Guarda de Documentos é sempre melhor.

Além disso, o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, facilita as operações, pois, os documentos são digitalizados e mantidos na nuvem, podendo ser acessadas virtualmente sempre que necessário.

Com o GED implantado a performace da empresa melhora como um todo, pois, há maior organização dos espaços físicos e virtual, mão de obra empenhada nas estratégias empresariais e mais agilidade na pesquisa.

Guarda de Documentos Adequada garante maior Higiene aos Arquivos

Empresas que mantém muitos documentos, principalmente as que lidam com arquivos de clientes como os escritórios de contabilidade e direito, costumam tem dificuldades com a organização e conservação.

Documentos de tamanha importância precisam ser armazenados de forma segura e também higiênica. Pois, papéis costumam atrair pragas que além de danificar os papéis transmitem doenças. por isso é necessária a dedetização regular  para garantir a conservação.

As empresas de Guarda de Documentos como a Boomerang File, possuem caixas especificas para o armazenamento e oferece serviços de digitalização e GED – Gestão Eletrônica de Documentos. O que possibilita o acesso online de forma prática sempre que necessário.


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Intensifique a Segurança da Informação

Com o aumento da troca de informações digitais e o uso massivo da internet para comunicação e mesmo de armazenamento às empresas passaram a precisar de um novo formato de segurança para garantir que as informações importantes vão ser mantidas longe das mãos de terceiros.

Hoje vamos falar sobre como funciona a segurança da informação, quais são os métodos e meios mais eficazes para manter uma empresa segura mesmo quando todos os dados importantes estão armazenados em formato digital e sendo mantidos na rede além de dar dicas de como proceder para criar o seu próprio sistema de segurança da informação na sua empresa.

Antivírus
A primeira linha de defesa para a segurança da informação, um antivírus é um programa que foi criado especificamente para detectar qualquer arquivo malicioso que possa tentar infectar sua máquina, a maior parte dos vírus não estão lá para tentar roubar suas informações, mas sim para apenas roubar o seu poder de processamento.

Existem vírus que vão utilizar sua máquina e sua conexão para fazerem alguma ação que vai beneficiar o criador sem necessariamente fazer algo com seus dados, ainda assim existem vírus que podem roubar seus dados e utilizar de forma a te prejudicar.

É aconselhavel a utilização de antivirús pago pois oferecem maior segurança que as versões gratuitas.

Firewalls
Os firewalls funcionam de uma maneira similar ao antivírus, porém a função do firewall é proteger diretamente a sua rede contra ataques propositais que possam vir de fora e que sejam criados especificamente para entrar na sua rede e caçar dados específicos como senhas e dados bancários.

Por isso os firewalls são utilizados para deter programas mais sofisticados e muitas vezes pessoas de verdade que estão ativamente tentando entrar no seu sistema em busca de algo específico.

Controle de acesso
Defina níveis de acesso para que cada pessoa apenas tenha acesso aos dados que for utilizar no trabalho e nada, além disso, assim você impede que algo importante acabe sendo divulgado ou perdido por esquecimento, distração ou sabotagem.

Existem dezenas de programas que vão te ajudar a controlar o acesso aos seus dados, você vai poder configurar de forma individual o que você deseja que cada usuário possa ver ou alterar e sempre que uma dessas ações for feita você vai poder ver em um relatório, é super seguro e prático.

Treinamento de pessoal
O treinamento de pessoal dará a sua equipe noção dos riscos que a empresa corre no caso de dados se perderem ou vazarem.

Esse treinamento é normalmente oferecido em palestras e cursos rápidos e fazem um grande efeito cobrindo desde os detalhes mais simples como explicar para sua equipe que às senhas não devem ser compartilhadas como situações mais improváveis como discutir sobre documentos e sobre os métodos de segurança da empresa com terceiros.
Além de treinamento técnico para ensinar como utilizar corretamente cada ferramenta a disposição da equipe,  de modo a ter o melhor aproveitamento de tempo e produtividade.

Entenda porque a gestão documental auxilia no crescimento empresarial

O processo de organização vai além da simples armazenagem e  pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

A forma como você lida com os documentos gerados e necessários para a existência da sua empresa afetam todo o processo de crescimento dela e podem inclusive te levar a um ponto onde você acabe perdendo oportunidades por causa de uma falta de organização que você nem sabia que existia, nesse artigo vamos falar um pouco sobre gestão documenta.

Como funciona esse processo de organização que vai além da simples armazenagem e que pode afetar todo o crescimento da empresa de forma positiva acelerando o processo de tomada de decisões e gerando melhores chances de aproveitar às oportunidades que vão surgir graças ao seu posicionamento.

Conectado e acessível

Carregar documentos com você sempre que precisar fazer alguma negociação não é nada fácil e nem prático, esse tipo de situação pode se tornar um verdadeiro problema levando você a perder oportunidades e atrasando decisões sempre que um documento específico precisar ser consultado e você não tiver acesso no momento.

Quanto maior for o volume de documentos a serem armazenados maior vai ser o tempo necessário para localizar algo no meio da pilha e conseguir agir.

Utilizando o sistema de gestão documental digitalizada você não precisa mais passar por isso, todos os terminais que você utiliza no dia a dia para trabalhar vão estar conectados o tempo inteiro.

Documentos vão estar na palma da sua mão no momento em que forem criados em qualquer local da empresa e você vai conseguir editar com apenas alguns cliques, totalmente acessível quando você precisar em qualquer lugar e qualquer hora.

Moderno e eficiente

Imagine que você precisa localizar um documento no seu arquivo físico e descobre que ele não está dentro da pasta onde deveria estar, imediatamente você percebe que ele pode estar em qualquer uma das outras ou em nenhuma.

O documento foi movido ou alguém esqueceu de guardar no lugar correto e você não tem nem como saber quem foi o responsável por essa falha, a única saída é gastar algumas horas do seu tempo procurando.

Com o sistema de gestão documental você não têm esse problema, a organização dos documentos é feita de forma prática com apenas alguns cliques e uma vez adicionado o documento você pode apenas arrastar e soltar na pasta correta sem medo de perder nada.

Se ainda assim você descobrir que ele não está na pasta virtual que deveria não têm problema algum, basta digitar o título e o sistema encontra para você imediatamente não importa em qual pasta esteja, depois é só um movimento para colocar no lugar certo.

Seguro e confiável

Com documentos físicos você nunca sabe o que pode dar errado, o papel está sempre sujeito ao clima e desde às manchas de comida até os riscos de incêndio qualquer coisa pode acabar destruindo em segundos algo que você levou a vida inteira para conseguir colocar em ordem.

Com ou sem os danos causados pelo clima os seus documentos ainda podem se perder, serem roubados, jogados fora por acidente e tudo isso sem falar da ação do tempo que não vai ser nada gentil com suas folhas de papel.

Utilizando o sistema digital de gestão de documentos você pode dormir tranquilo, cada arquivo se mantém protegido em um servidor totalmente online.

Mesmo que seus equipamentos sejam destruídos ou que você precise acessar de um local diferente seus arquivos vão estar disponíveis em qualquer lugar através de qualquer conexão desde que você tenha a senha correta.

Para tornar ainda mais seguro os arquivos vão manter um histórico de edições que vai te dizer quando aquele documento foi alterado e por quem, depois caso alguma alteração tenha sido feita de maneira errada basta um clique para recuperar a versão anterior, sem riscos e sem perdas.

Tempo e dinheiro

Conforme você muda para o sistema de gestão documental você pode economizar tempo e dinheiro com coisas que nunca achou que seria possível, não existe mais a necessidade de levar os documentos de um lado para o outro na hora de trocar informações com membros da equipe.

Não existe mais a necessidade de gastar com impressões repetitivas do mesmo documento e você pode até mesmo parar de ocupar aquele espaço imenso da sua sala que servia apenas para colocar gabinetes de arquivos cheios de ferrugem e poeira.

Dicas de Armazenamento de Documentos

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de como cuidar do armazenamento de documentos da sua empresa ou mesmo seus documentos pessoais de forma efetiva para que você tenha um melhor aproveitamento do seu tempo e do seu espaço.

Escolha a plataforma

Existem muitas plataformas que servem perfeitamente para o controle de armazenamento de documentos, cada plataforma tem ferramentas integradas específicas que vão fazer com que seja mais fácil um determinado tipo de uso.

Assim enquanto estiver escolhendo a plataforma na qual seus documentos vão ficar hospedado você precisa analisar a forma como você utiliza esses documentos no dia a dia para garantir que a plataforma escolhida tenha a melhor organização e às melhores ferramentas para tornar o seu uso mais simples e mais rápido.

A maior parte destas plataformas de armazenamento oferece um período de testes grátis no qual você pode utilizar todo o conteúdo e ver o quão bem funciona aquilo que está sendo oferecido.

Comece pelos mais utilizados

Se você está começando a fazer a transição do físico para o digital então você talvez tenha pilhas de documentos antigos que você precisa manter guardados e que vão ter que se transformar em arquivos digitais para que o armazenamento seja de fato totalmente padronizado.

Fazer isso pode levar muito tempo e acabar prejudicando a produtividade da empresa durante o processo, nesse caso a solução é fazer uma separação entre o que você de fato utiliza com frequência e o que pode esperar um pouco.

Comece digitalizando os documentos mais recentes e mais utilizados, assim você consegue dar continuidade ao trabalho e já utilizar deste ponto em diante todos os dados que forem adicionados diretamente na versão digital.

Assim você pode digitalizar os documentos antigos conforme houve a necessidade e não ter que se preocupar de imediato com a mudança sendo um obstáculo para a produtividade.

Crie categorias

Isso vai te ajudar infinitamente a manter a organização, separe os documentos que você precisa manter armazenados em categorias.

Cada categoria vai conter um tipo específico de documentos, você pode criar quantas categorias forem necessárias de acordo com sua própria necessidade e complexidade dos documentos que você precisa manter armazenados.

Criar diferentes categorias em pastas diferentes com cores e visual diferente vai ajudar você a ter um menor tempo de reação quando precisar localizar algo, se suas categorias forem claras você vai poder inclusive passar o conhecimento de como manter tudo organizado para outra pessoa com mais facilidade.

Assim você não precisa lidar com todos os documentos sozinhos e ainda mantém o controle sobre o método que vai ser utilizado por todos.

Crie um índice e uma data de expiração

Para ajudar você ou outro membro da equipe a entender suas categorias e se tornar mais rápido na hora de realizar qualquer tarefa você pode criar um índice.

Esse índice vai servir para que você tenha a liberdade de passar o conhecimento sobre sua forma de organização adiante sem precisar explicar nada passo a passo a cada novo membro da equipe e sem ter medo de que eles cometam erros.

O índice indica exatamente onde cada documento está localizado de acordo com as categorias.

Já a data de expiração vai servir para que documentos que não têm mais valor sejam descartados ou para que seja feita uma nova versão do mesmo.

A data de expiração vai ser uma forma rápida de saber se você encontrou uma versão válida do documento que estava procurando e ainda ajuda na hora de fazer aquela limpeza anual ou semestral para se livrar de arquivos mortos.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

Previna-se contra possíveis problemas

O plano de contingência servem para que você tenha os dados necessários caso algum problema aconteça a solução ocorra de maneira rápida e sem riscos de improvisos.

Nesse artigo vamos falar sobre como você deve organizar um plano de contingência para qualquer situação ou possibilidade futura de modo que você tenha total controle dos riscos e opções na palma da mão quando forem necessários.

Faça backup físico e virtual das informações fundamentais. Para maior eficiência da atividade envolva os departamento e faça checlists frequentes para atualizar as necessidades da equipe.

A importância do Controle de Documentos

Quanto mais burocrática for a linha de operações da sua empresa maior vai ser o volume de documentos que você terá que lidar.

Esses documentos podem ser algo que apenas precisem existir durante o processo de uma negociação ou podem ser documentos que você tenha que manter armazenados durante anos.

Ter controle sobre esses documentos e conseguir decidir qual a melhor forma de lidar com cada um é um verdadeiro desafio.

Nesse artigo vamos falar um pouco sobre a importância do controle de documentos e quais são os fatores que sofrem mais impacto na sua empresa com relação a esse controle.

Acesso rápido

Você com certeza já esteve na situação de precisar encontrar um documento para conseguir realizar um negócio, pode ser um contrato ou um formulário para os clientes responderem, às possibilidades são infinitas.

O que não é infinito é o tempo que você vai ter disponível para procurar entre pilhas e pilhas desordenadas de folhas de papel, assim como era de se esperar a primeira coisa que temos em mente ao falar sobre controle de documentos é a facilidade trazida pelo acesso rápido.

Com as novas tecnologias você não precisa mais se preocupar com a possibilidade de não encontrar um documento na hora que você precisar dele.

As ferramentas mais modernas trazem mecanismos de busca tão sofisticados que é possível encontrar um documento específico mesmo que você apenas se lembre de uma palavra do título ou apenas da data em que este documento foi armazenado.

Não restam dúvidas de que essa interação é muito mais rápida e intuitiva do que aquela que normalmente vemos em empresas com métodos de armazenamento analógico.

Informações mais precisas

Imagine que na sua empresa existem 5 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer diferentes tarefas cada um relacionado com sua própria função na empresa.

Não é difícil imaginar que essas pessoas vão em algum momento ter problemas com desencontro de informações, alguém vai esquecer de documentar algo.

Isso vai afetar a todos ou uma informação documentada vai demorar muito para chegar até os outros fazendo com que o ritmo do trabalho seja mais lento e menos intuitivo.

Com o uso de um sistema de controle de documentos você não passa mais por isso, você vai ser capaz de trocar informações em tempo real, a maior parte das ferramentas digitais utiliza um sistema de sincronização automática.

Com isso sempre que uma informação for adicionada ou alterada em um determinado documento todos os outros usuários vão ter acesso imediato a mesma informação, sem tempo de espera.

Por outro lado, essas modificações em documentos que antes levariam muito tempo para serem feitas por isso normalmente eram deixadas para depois e acabam esquecidas agora podem ser feitas em segundos, com apenas alguns cliques na tela de um aparelho móvel como o celular você vai ter todos os dados atualizados, sem riscos de esquecimento.

Economia de espaço e de dinheiro

Apenas alguns anos atrás para se manter documentos armazenados em uma empresa de forma permanente era necessário comprar os famosos arquivos, móveis grandes e pesados que frequentemente acabavam completamente cheios de ferrugem e poeira.

Em alguns casos, salas inteiras da empresa eram utilizadas apenas para guardar caixas de papel cheias de documentos importantes que é claro ficariam sujeitos às ações do tempo e do clima sem falar em atrair um incontável número de insetos.

Essas soluções que fazem você abrir mão de parte do seu espaço não são mais aceitáveis e o custo gerado por elas não é mais necessário, com as novas tecnologias de controle de documentos você consegue armazenar todos os documentos da sua empresa em pastas organizadas sem ocupar espaço físico algum.

Os sistemas de armazenamento em nuvem são o que existe de mais moderno para controle de documentos em forma de dados e além de serem muito mais higiênicos e organizados te livram dos custos com a manutenção permanente de objetos perecíveis que tentam ao máximo não serem duráveis.

Controle de acesso

Sem dúvida a maior vantagem em mudar do modelo analógico para às novas formas de controle de documentos que se baseia em serviços digitais é o controle de acesso.

Agora você pode ter certeza de que apenas quem precisa do documento vai ter acesso a ele, não vão existir nenhuma violação nos seus arquivos, cada usuário tem seus próprios níveis de acesso.

Você sempre pode saber quem visualizou cada documento e ver quais modificações foram feitas desde o armazenamento, é a forma mais segura de confiar dados importantes da sua empresa nas mãos da sua equipe sem arriscar o seu patrimônio.

Projeto de Digitalização de Prontuários Médicos é aprovado pelo CCT

O projeto do senador Roberto Requião que propõem o armazenamento de prontuários médicos nas instituições de saúde, foi aprovado em abril de 2018 pela Comissão de Ciência, Tenologia, Inovação, Comunicação e Informática. Agora está ma Câmara dos Deputados onde passará por uma votação. A medida tornará a digitalização em hospitais possível e facilitando o armazenamento de dados.

Para a realização da digitalização será necessário o certificado digital emitido pelo ICP/Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
A digitalização de documentos poupa espaço, permitindo a melhor utilização do mesmo. No caso de hospitais o número de documentações é bastante volumoso e chegando muitas vezes a ocupar diversas salas.

A medida pode beneficiar os hospitais e os pacientes, com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, evita-se extravios e agiliza o processo de consulta aos prontuários.

Para os hospitais a medida pode trazer grandes economias, pois, diariamente é feita milhares de impressões apenas com prontuários, o que demanda papel, tinta e mão de obra.

Outro grande benefício que a digitalização proporciona é a praticidade no acompanhamento desses documentos que de forma física exige armazenamento e controle.

Organize seu Computador e melhore seu desempenho

O computador auxilia muito em diversas profissões e na maioria delas se faz indispensável. Uma boa organização pode melhorar o seu desempenho. Principalmente na hora de encontrar arquivos armazenados.

1 – Utiliza Pastas e nomeie de acordo com assuntos
Separe, planilhas, fotos, vídeos. Você também pode montar pastas por ano/meses, separar arquivos por clientes, etc.

2 – Organize a Área de Trabalho
Certifique-se de limpar a área de trabalho deixando a livre de fotos e documentos, esses arquivos deixam o computador pesado. Por isso descarte o lixo eletrônico e contate a melhora do desempenho.

3 – Faça Backup constantemente
É preciso criar o hábito de fazer backup, agendar de tempos em tempos o recurso, evitará a perca de documentos importantes em caso de problemas com o computador.

Contate-nos e conheça nossas soluções em guarda e gestão de documentos.

O que é assinatura digital e como utilizá-la

A assinatura digital garante a autenticidade de um documento sem a necessidade de caneta e papel. Ela já é muito comum no meio corporativo, principalmente em empresas que lidam com grandes quantidades de documentos digitais, como, por exemplo empresas do ramo contábil, jurídico e financeiro.
Para passar a utilizar a assinatura digital é preciso solicitar a chave e o certificado a uma Autoridade Certificadora, autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Após receber o certificado e a chave privada, é preciso acessar o Portal QualiSing para concluir as assinaturas nos documentos.
A assinatura digital é totalmente segura, a assinatura e documento são criptografados para garantir a autenticidade.
Confira alguns benefícios de adotar a assinatura digital:
– Redução de Custos (impressão, cartuchos, pastas, estantes)
– Segurança da Informação (dificuldade de falsificação)
– Aumento da Produtividade
É importante lembrar que para a utilização da assinatura digital é preciso organizar a Gestão de Documentos Eletrônico.
Contate-nos e consulte-nos de como podemos ajudá-los.

Maior transparência na comunicação entre setores através do GED-Gestão Eletrônica de Documentos

Empresas de todos os portes dependem de uma comunicação assertiva para obterem os melhores resultados. Seja entre departamentos, filial e muitas vezes com os fornecedores.

O GED, possibilita a integração dos departamentos no que diz respeito ao acesso às informações, a organização dos documentos auxilia na otimização do tempo e espaço físico. A Gestão na Nuvem permite a consulta em tempo real.

A Boomerang File investe em segurança, tecnologia e recursos humanos para que os usuários dos recursos usufruam de um serviço altamente eficaz.

Oferecemos um sistema prático e dinâmico, pois entendemos a necessidade dos nossos consumidores, além disso, oferecemos suporte para eventuais dúvidas.

Consulte-nos sobre como podemos ajudá-los com a implantação do GED.

Entenda como a Gestão de Documento pode acelerar o crescimento da empresa

Diante de tanta competitividade no mercado de atuação, a empresa precisa inovar para se sobressair. Os gestores precisam de colaboradores capacitados e envolvidos, desenvolver processos efetivos, lançar novos produtos e serviços, buscar fornecedores e parcerias visando o crescimento.
No início a quantidade de documentos pode ser administrável, mas com o passar do tempo a quantidade de arquivos aumentam e passam a gerar custos de manutenção, ocupam espaço, e tempo de colaboradores que poderiam estar empenhados em outras atividades.

Considerar a terceirização da Guarda de Documentos é uma estratégia coerente no que diz respeito ao custo-benefício.
Melhor aproveitamento dos recursos humanos, ambiente mais organizado e inspiradores.
Como pode perceber, não faltam motivos para considerar a contratação de uma empresa de Guarda de Documentos, independente do tamanho da empresa esse recurso proporcionará mais organização e otimização de tempo para que sua equipe se preocupe apenas com as atividades relacionadas ao negócio.