Soluções na medida certa!

A dinamicidade da vida moderna requer cada vez mais a implementação de soluções práticas para que você e a sua empresa alcance o melhor rendimento ao final de cada dia. O mercado conta com uma vasta oferta de serviços, mas identificar aquele que vai se encaixar perfeitamente às suas necessidades podem demandar uma longa e detalhada pesquisa.
Para quem procura otimizar o tempo e incorporar mais praticidade às atividades cotidianas, a busca por um serviço que atenda a todos os requisitos essenciais sem se distanciar da realidade da sua organização não parece muito prática, certo? É por isso que encontrar serviços competentes, habilitados para atender organizações de qualquer porte é tão importante.
Pode não parecer uma escolha tão fundamental em um primeiro olhar, mas imagine a seguinte situação: o seu negócio está dando os primeiros passos e você encontra um serviço competente que atende apresenta soluções perfeitas para empresas de pequeno porte, mas o tempo passa, a sua empresa cresce e infelizmente, ele não consegue mais atendê-lo.
Em outro panorama, o contrário também pode acontecer: você administra uma empresa de grande porte e recebe recomendações extraordinárias de um serviço que a sua organização precisa para ganhar agilidade, produtividade e resultados mais representativos, porém, ele atende somente empresas de menor porte ou vice-versa.
Os serviços que se preocupam em atender às empresas de pequeno, médio e grande porte, estão conectados com as novas demandas e necessidades da sociedade moderna. Pensando nisso, criam planos e condições adequados para a realidade de cada organização e assim se mantêm à frente no mercado. É o caso da Boomerang File. Descubra qual é a melhor para você!
Qual é a solução na medida certa para a sua empresa?
O profissional que vivência o cotidiano de uma empresa, semana após semana, conhece a fundo os pontos que podem ser melhorados para que o desempenho e a produtividade alcancem o nível máximo. Todos desejam os melhores resultados, desde o profissional autônomo, que atua por conta própria, ao profissional que conta com uma gigantesca equipe.
A proposta da Boomerang File vai muito além de cuidar para que os documentos da empresa estejam catalogados e armazenados em segurança. Credibilidade, praticidade, comodidade e eficiência são valores levados extremamente a sério pela organização na prestação dessa categoria de serviço. Quanto mais personalizado para a sua organização, mais eficaz ele é.
Logo a seguir apresentamos sugestões de qual pode ser o melhor plano e condição para cada empresa, ou seja, conforme o porte de cada negócio. Você, no entanto, é que deve listar os obstáculos que surgem diariamente no ambiente de trabalho e avaliar qual é a melhor alternativa para o seu caso!
• Pequeno porte
Se você é um profissional autônomo ou administra uma empresa com poucos colaboradores, tem a vantagem de poder optar por planos mais econômicos, que são suficientes para o fluxo de trabalho que se apresenta.
No plano Light, por exemplo, a taxa de implementação do sistema é a mais em conta, assim como a mensalidade. Alguns dos serviços, inclusive, se assemelham ao plano Top, como o suporte online e o número de fretes incluso.
• Médio porte
A tendência de uma organização é crescer. Com o tempo, novas demandas surgem ao passo que a equipe de profissionais aumenta e a quantidade de tarefas e objetivos a serem cumpridos cresce a cada dia.
Em um caso como esse, a expansão do escritório torna-se inevitável, visto que é necessário acomodar mais colaboradores. O plano Pró possibilita que uma considerável quantidade de documentos – inclui 100 caixas box! — desocupe o espaço físico que você tanto precisa.
• Grande porte
Quando uma empresa se expande e consolida a sua posição no mercado, a otimização do tempo, dos procedimentos e das incumbências gerais torna-se uma prioridade. É imprescindível salvar energia para superar obstáculos e concretizar novas ideias.
Para uma grande equipe, soluções práticas fazem toda a diferença no dia a dia. O plano Top, nesse caso, é o mais indicado. Com mais facilidades, como o login por até três usuários, ele permite que um volume maior de documentos seja armazenado, já que são 200 caixas box.
Na dúvida sobre qual é o plano mais adequado às suas necessidades? Precisa de mais do que o plano Top pode oferecer? A Boomerang File possui consultores que podem auxiliar nesse momento de decisão. Qual você pensa que é a solução na medida certa para você?

Conheça as comodidades do Sistema Leva e Traz

Se você vive um cotidiano repleto de compromissos a serem atendidos, como a larga maioria das pessoas do mundo moderno, sabe como a otimização de tempo tem se tornado cada vez mais importante. Essa é uma das principais comodidades do Sistema Leva e Traz.
Já imaginou como interromper determinada atividade para a realização de outra pode afetar o ritmo de um trabalho e refletir de forma negativa no desempenho geral de um colaborador? A probabilidade, nesse cenário, o resultado não sair como se espera é alta, não é?
No ambiente interno de uma empresa, produtividade e sucesso estão fortemente atrelados. Como o Sistema Leva e Traz pode contribuir para o funcionamento do seu negócio e o rendimento da sua equipe? É possível existir realmente uma relação entre eles?
A resposta é: sim! Essa relação não só existe, como pode ser rapidamente percebida e comprovada, seja uma organização de pequeno, médio ou grande porte. Mesmo profissionais liberais e pessoas físicas podem se beneficiar desse modelo de serviço.
Conheça mais sobre as comodidades do Sistema Leva e Traz e descubra como aproveitar ao máximo todas as vantagens que ele oferece para você e para a sua companhia, independentemente do tamanho.

Sistema Leva e Traz: uma solução prática para o dia a dia
Como funciona o Sistema Leva e Traz? É muito simples! Contratado o serviço, profissionais qualificados efetuam a coleta do material no local indicado e o transportam até o espaço onde serão armazenados com toda a tecnologia e segurança.
Caso a empresa, eventualmente, necessite de documentos que estão armazenados, basta solicitá-los. O transporte será feito do espaço de guarda, onde se encontram, até o endereço da organização à qual pertencem. Prático, confortável e seguro.
Saiba quais são as maiores comodidades do Sistema Leva e Traz:
• Total segurança
Os profissionais responsáveis por efetuarem o transporte dos materiais coletados são colaboradores extremamente qualificados e atuam de acordo com as condutas de segurança e confidencialidade firmados entre a empresa contratada e a organização contratante. Portanto, os documentos estarão em ótimas mãos da fase inicial ao final do processo, sob o cuidado e a atenção necessária.
• Conforto e Comodidade
Você não precisa se locomover pessoalmente ao local de armazenamento, nem solicitar a um colaborador que realize o transporte de um ponto a outro, podendo aproveitá-lo para outras atividades. O material é retirado pela empresa especializada, através de funcionários habilitados e levado ao espaço de guarda. Caso a empresa necessite, basta solicitar o documento e o itinerário inverso é feito.
• Mais produtividade
A simples atitude de interromper uma atividade para a realização de outra, ainda que não demande muito tempo, pode quebrar o ritmo de trabalho e diminuir o índice de rendimento, o que infelizmente prejudica o resultado. Além da tranquilidade de contar com um serviço confiável e eficiente, a empresa assegura que a produtividade dos colaboradores se mantenha em alta, longe de maiores interrupções.
Dentre todos os pontos positivos, o que mais se destaca é que a utilização do sistema é uma mudança simples de ser implementada. As consequências favoráveis para a organização, no entanto, são notáveis a curto e a longo prazo e se revelam essenciais para um funcionamento mais produtivo, sem abrir mão de qualidade e segurança na troca de informações.
A evolução da tecnologia mudou completamente a forma como as pessoas se relacionam com o mundo. Sabemos que o tempo se tornou um dos bens mais preciosos da atualidade. As tarefas cotidianas pedem mais agilidade e praticidade, enquanto os serviços estão mais acessíveis e encurtam as distâncias. Essa é exatamente a proposta do Sistema Leva e Traz.
Contate-nos e entenda como a Boomerang File pode ajudar sua empresa nessa logística.

O que é Gestão de Documentos Remota?

Com o avanço da Tecnologia, criaram-se diversas formas de automação e facilidades no dia-a-dia das pessoas e nas suas rotinas de trabalho. Além disso, as empresas tiveram que se adaptar as atualizações e tendências.
A gestão de documentos remota é o acesso aos arquivos a distância, o gestor pode pesquisar os documentos arquivados em um provedor de qualquer lugar do mundo. Através de um sistema todo o processo acontece de forma rápida e segura.
O software auxilia nas pesquisas, encontrando rapidamente o tema pesquisado mesmo entre milhares de arquivos.
Da mesma forma os novos arquivos também podem ser armazenados em um único lugar e o upload feito de qualquer lugar do mundo. Bastando o usuário ter acesso a internet, usuário e senha do sistema contratado.
Vantagens da Gestão Remota
– Não há deslocamento
– Agilidade em encontrar os arquivos
– Redução de custos com equipamentos
– Facilidade no compartilhamento da informação
Saiba como a Boomerang File pode auxiliar sua equipe com a Gestão de Documentos Remota. Clique aqui e saiba mais.

GED – Tudo o que você precisa saber!

Hoje em dia, o bem maior de uma empresa é a informação. Com ela é possível criar produtos, prospectar ou se relacionar com clientes, vender soluções, se atualizar, etc. Sabendo disso, foi criado todo um sistema para manipulação e administração da informação, chamada Tecnologia da Informação, que hoje está presente em praticamente tudo no mundo. Dentro da T.I. (Tecnologia da Informação) existem diversos sistemas para tal administração da informação, uma delas é conhecida como GED.

A GED, conhecida como Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema e ou módulo da T.I, para manipulação ou administração geral dos documentos de uma empresa, controlando o armazenamento, compartilhamento, protegendo-os, facilitando o acesso para pessoas autorizadas, facilitando a recuperação dos documentos em caso de perda/falhas, entre outros recursos. Estes documentos não necessariamente sejam apenas digitais, como planilhas eletrônicas, arquivos de texto, som/áudio, vídeo e etc, mas também arquivos em papel, imagens físicas, por exemplo. Porém, a grande vantagem do uso da GED é exatamente facilitar o acesso a essas informações, independente de seu tipo.
A GED pode ser dividida em alguns processos/tecnologias, cada uma com sua função:
• Capture – Processo de captação de documentos, formulários, transformando em informações legíveis, confiáveis e recuperáveis para quem necessitar.
• Document Image (ID) – É o processo de digitalização dos documentos físicos, podendo ser feito através de scanners, maquina digital ou qualquer outra ferramenta de digitalização.
• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – Um dos principais processos da GED, este processo é responsável por gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, recuperação dos documentos eletrônicos.
• Workflow / BPM – Tecnologia que gerencia os processos da empresa, dando garantia que as tarefas serão executadas no tempo planejado e pelas pessoas certas, organizando as tarefas, os prazos, documentos. Pode-se citar como exemplo desta etapa, um CRM.
• COLD/ERM – Esta tecnologia permite gerar relatórios e gerenciá-los na forma digital, criando anotações nestes relatórios, sem alterar sua forma original.
• Forms Processing (processamento de formulários) – É o processo que retira as informações em papel e converte para forma textual, podendo ser salvas em arquivos digitais, como: DOC, DOCX e TXT,  por exemplo. Dessa forma, automatiza o processo de digitação manual, otimizando este tempo na empresa.
• Records and Information Management (RIM) – É o processo que administra toda a vida útil do documento, desde sua criação, manutenção, uso, até o processo de descarte do mesmo, com um controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Entenda os impactos da GDPR – Regulação Geral de Proteção de Dados em instituições nacionais

As exigências da nova legislação da União Europeia começou a vigorar no dia 25/5 e tem o nome de Regulação Geral de Proteção de Dados (GDPR).

O  DPO – data protection officer, é o nome dado ao um novo cargo em empresas do mundo todo, o profissional tem a função de proteger os dados de pessoais. O profissional será responsável por orientar outros colaboradores a lidar com as informações e dados que manipula. Ele também será o e ser o principal contato com as autoridades regulatórias nas questões a respeito da GDPR.

No Brasil, a GDPR interfere em companhias que tem relação comercial com países europeus.
Empresas de comunicação estão mudando os processos estabelecendo novas diretrizes aos usos de dados.

O DPO também é um cargo obrigatório em empresas públicas onde exige um monitoramento mais rigoroso e em larga escala, principalmente aos setores que lidam com informações de crimes, por exemplo.
Independente do porte da empresa, ter um profissional de DPO é recomendado, ainda que para cuidar da base de dados de clientes, que por mais simples que seja já exigirá a aplicação da lei.
A grande vantagem é a possibilidade de apurar melhor esses dados através do novo profissional e oferecer aos seus clientes e parceiros ações personalizadas.
A companhia pode optar por profissionais terceirizados ou até mesmo compartilhados, assim o profissional se torna mais acessível.

As instituições devem estabelecer regras relacionadas a proteção de informações pessoais, para que não apenas o DPO, mas todos os envolvidos tenham boas diretrizes.
Entre as obrigações do GDPR estão a maior clareza na coleta de dados, logo os termos de confusos de serviços virtuais deverão ser repaginados e conter de forma transparente o que será feito com os dados coletados.

A nova regulamenta inclusive a questão da biometria e empresas que armazenam dados de impressão digital ou íris dos olhos devem expor como os dados são armazenados. Assim como empresas de pesquisas que coletam dados políticos ou orientação sexual, devem se adequar as regras.
Sua empresa está preparada para adotar tais medidas?
Fonte: https://www.eugdpr.org/

Documentos digitalizados podem ser descartados?

A tecnologia é uma grande aliada no meio corporativo e os documentos tendem a crescer ainda mais nos próximos anos.

A dúvida de muitos departamentos são o que fazer com os documentos físicos após a geração dos documentos digitais.

Como já falamos em outro post, existe diferença entre documentos digitais e os digitalizados (sem valor legal).
É aconselhável guardar os documentos físicos mesmo com a digitalização, garantindo a veracidade dos mesmos.

Para eliminar de vez o arquivo físico, é preciso fazer a microfilmagem com a digitalização, só assim os documentos passam a ter legalidade jurídica conforme a lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Documentos temporários podem ser descartados, desde que respeitem os procedimentos que garantem a autenticidade, conforme o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014.
Os documentos físicos podem ser descartados por incineração, destruição mecânica ou outro procedimento que garanta a desintegração.

Formas de diminuir o uso do papel no escritório

Algumas medidas podem auxiliar na diminuição do papel em sua empresa, o que trará benefícios econômicos e ambientais.
A conscientização da equipe é necessária na aplicação da nova cultura. Todos os colaboradores devem ser envolvidos e entender como o novo processo irá contribuir para um ambiente mais organizado e sustentável. Um exemplo muito prático é a redução de impressão. Todos devem se perguntar se ela é realmente necessária.
Conhecer as alternativas disponíveis darão mais força a ação e evitará que processos sejam afetados. O armazenamento na nuvem e digitalização de documentos são ferramentas poderosas nesse momento de implantação.
Um novo conceito na cultura organizacional vem ganhando força, o Paperless é o termo utilizado para a substituição integral ou parcial do papel dentro de uma instituição. A prática pode ser implantada aos poucos e tem como benefícios a redução de custos, agilidade no acesso à informações e mais espaço físico.

A importância do backup dos aparelhos móveis de uma empresa

Os aparelhos móveis como os smartphones e tablets, são práticos e agilizam o acesso às informações, aumentando inclusive a produtividade. Infelizmente essas tecnologias não estão livres de algumas vulnerabilidades como vírus, roubos ou quebra do aparelho.
Se há aplicativos corporativos, há o risco de conter dados valiosos para a empresa, como cadastros de clientes, histórico de e-mails, senhas, etc.
A proteção da informação deve ser feita por um departamento de TI e precauções como a instalação de antivírus e backup de dados são indispensáveis.
O backup garante que arquivos possam ser recuperados caso sejam apagados acidentalmente.
Para os aparelhos com sistema operacional Android, existe a possibilidade de proteger as informações dos aplicativos, senhas de redes wi-fi e preferencias do aparelho. O serviço é oferecido pelo Google (dono do sistema). Basta ativar o recurso na seção Backup e Restauração. Da mesma forma os aparelhos Apple tem os dados armazenados no iCloud.
Aproveite essas dicas e faça o backup dos aparelhos móveis da empresa, evitando preocupações futuras.

Cases de Sucesso em Unidades Hospitalares

Atualmente não só pela ascensão das tecnologias, mas também pela necessidade de documentar e consultar diversos processos, há uma demanda crescente de profissionais e empresas que saibam guardar de forma adequada esses documentos. Pensar na forma como é arquivada toda a documentação, realizar a digitalização do acervo para obter um backup e organizar da forma mais clara e didática possível é uma tarefa árdua, mas não impossível. Separamos alguns pontos para você que pensa em otimizar os processos em sua unidade ou complexo de saúde e a importância de cada aspecto para a conjuntura atual do mercado, criando assim um case de sucesso para sua empresa.

Procure ajuda de um especialista
O primeiro pensamento que deve-se ter ao decidir mudar e organizar o modo como os arquivos do seu centro hospitalar são guardados é procurar um profissional ou empresa da área. Profissionais e empresas certificadas possuem a experiência para diagnosticar os erros cometidos atualmente pela sua empresa que impedem o fluxo contínuo e livre de informações. No mercado, existem diversas empresas que realizam todo o processo desde a implementação e hospedagem até a manutenção dos arquivos. Essa é uma boa opção para quem não tem tanto o espaço físico ou digital para o setor de arquivos quanto para quem não tem em sua empresa um profissional qualificado para exercer a função.

Defina prioridades e necessidades
Definir a importância de cada arquivo e categorizar a necessidade e usabilidade dos mesmos requer tempo e assiduidade, já que é através da otimização da guarda desses documentos que serão consultados constantemente que sua empresa irá perceber mudanças positivas no dia a dia dos funcionários. Defina também a importância de cada categoria, por mais que seus arquivos possam não ter uma frequência de acesso grande, muitos são de extrema importância jurídica para o hospital, portanto, crie categorias para esses tipos de documentos, assim você zela pela segurança do seu hospital. Mantenha um protocolo para acesso de informações e documentos, principalmente pelo fato de ser um segmento que trata diretamente com informações pessoais de seus clientes, assegurando assim o princípio da confidencialidade, não só médico-paciente, mas principalmente hospital-paciente, a sensação de segurança gerada é um atrativo a mais para o público.

Treine os funcionários
É comum que muitas empresas insiram e estabeleçam protocolos novos e isso gere tanto um desconforto interno quanto externo, já que funcionários que não dominam os novos meios acabam atrasando o atendimento e demorando bem mais tempo para realizar buscas e funções realizadas geralmente em menor tempo. Ao treinar seus funcionários e familiarizá-los com o nosso sistema de guarda e busca de arquivos você soma não só conhecimento e mais especialidades à sua equipe, como também otimiza todo o processo diário de funcionamento do hospital.

Colha os frutos
Das muitas vantagens que existem em adotar um processo de gerência de arquivos ou melhorar o que existe em sua empresa, podemos elucidar a otimização dos processos diários: as buscas e consultas são realizadas de forma rápida e adequada. Além da seguridade dos seus documentos estarem devidamente protegidos e acessíveis. Outro fator somado à isso é que ao optar por um sistema de digitalização e armazenamento em nuvem a economia em energia e material como papel e pastas por exemplo é significativa. A Boomerang File atende diversos clientes no segmento hospitalar. Agende um horário para uma conversa e se torne mais um case de sucesso.

Cloud Computing, praticidade e sustentabilidade para sua empresa!

Muito se fala em Cloud Computing, mas, porque utilizá-lo em sua empresa e quais benefícios a prática pode trazer para sua vida? Primeiramente devemos lembrar que Cloud Computing se trata do arquivamento em nuvem de documentos e informações, podendo assim, desde que conectado à internet, seu computador, celular ou tablete acessem os documentos armazenados em nuvem. Uma das vantagens é que caso aconteça algum problema em seu computador todo o arquivo e conteúdo que estariam armazenados nele serão salvos, já que estão em uma nuvem.
O fator que mais chama a atenção das empresas ao optarem pelo Cloud Computing é a sustentabilidade, já que atualmente o tema tem gerado grande comoção não só entre o público, mas principalmente entre as empresas, já que além de ser uma forma de economia interna é também um apelo de marketing para quem utiliza seus serviços. A Acceture e WSP realizaram um estudo que exemplifica bem do que estamos falando, segundo pequenas empresas que optam pela utilização da nuvem, podem reduzir em até 90% a emissão de carbono, enquanto as grandes teriam uma economia de 30%. Já outro estudo, dessa vez realizado pela Carbon Disclosure Project (CDP) afirma que as empresas norte-americanas que usaram serviços de Cloud Computing alcançaram uma economia de energia anual combinada de US $ 12,3 bilhões e uma redução das emissões de carbono equivalentes a 200 milhões de barris de petróleo.
Deve-se pensar também na economia que o armazenamento traz em relação à substituição de papeis impressos na hora de arquivar documentos. Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte ainda utilizam arquivos físicos, ao optarem pelo serviço de Cloud Computing essas empresas estão deixando de utilizar os papeis que como todos sabemos tem como origem vegetal as árvores. Não só os papeis, mas reduzem o número de tinta e plásticos (já que não utilizam pastas para guardar os arquivos).
Além de toda essa economia e bem-estar ambiental que a prática traz para sua empresa, também devemos lembrar, claro da praticidade envolvida nos processos. Primeiramente porque reduz o tempo de procura dos arquivos, já que o serviço de Cloud Computing tem um sistema de busca inteligente, que ajuda a encontrar com maior facilidade os documentos requeridos. Existe uma economia muito grande de tempo além de gerar otimização do seu trabalho, já que tendo a senha e login necessários você pode acessar o banco de dados e realizar consultas em documentos em qualquer lugar que esteja. Por fim, não podemos nos esquecer da economia com mão de obra (serviços de manutenção e TI, tem demanda bem menor) a economia com aquisição de produtos como computadores e impressoras, por exemplo, também fará grande diferença para as contas da empresa. Experimente em sua empresa e vire uma empresa sustentável, econômica e prática!

Organize seus Arquivos de forma Clara e Objetiva

Apresentar seus arquivos de forma que todos os envolvidos possam pesquisá-los e ter facilidade de acesso é primordial para que os processos de sua empresa ou escritório fluam de acordo com o desejado. Além disso, é necessário se pensar qual a finalidade de organizar determinados arquivos. Por exemplo, sua empresa presta serviços de contabilidade, logo se faz necessário que os arquivos dos clientes sigam um protocolo de arquivo que facilite sua consulta. Uma boa maneira de facilitar esse processo é separar por categorias, no entanto, para isso, deve-se identificar qual a finalidade e necessidade desse processo para os proponentes.
Defina primeiro as categorias dos arquivos, nessa parte pense na estruturação e na didática da categorização dos arquivos. Por exemplo, separar em níveis de importância, de consulta, por setores, por assuntos, enfim nessa hora o que vale é pensar sempre na otimização do processo e na facilidade de consulta dos arquivos. Uma boa dica é criar pastas com o tema geral e dentro delas anexar subpastas com subcategorias daquele mesmo tema, por exemplo, ano, ocorrência e afins.
Sendo seu arquivo físico ou não é necessário criar pastas e definir também o local de armazenamento das mesmas, se for um arquivo digital não se esqueça de fazer backup seus arquivos, caso ocorra algum incidente no disco de armazenamento você terá copias dos documentos perdidos. Se for um arquivo físico o cuidado é redobrado, já que desde traças a fungos podem comprometer o estado saudável do seu documento. Armazene-os em lugar seco e arejado evitando a proliferação de fungos, tenha um espaço consolidado e adequado.
Muito cuidado com o manejo dos documentos muitas vezes pode-se danificá-los simplesmente com o manejo inadequado, por isso treine bem sua equipe. No espaço físico a categoria das pastas deve ser pensada também, busque colocar as categorias dos documentos mais consultados no lugar mais acessível, se for em uma estante, por exemplo, coloque-os no meio, evite colocá-los muito em cima ou muito embaixo, isso facilita muito o trabalho dos funcionários.
Pense também na funcionalidade e disposição das suas estantes e gavetas e claro mantenha uma periodicidade de atualização do seu acervo de arquivos. Isso evita que seu arquivo fique desatualizado e que o trabalho acumule. Para que opta por arquivos físicos e mais que aconselhável a digitalização dos mesmos, em primeiro lugar porque preserva o arquivo original, já que evita o manuseio e em segundo por que facilita o processo de consulta.
Outra dica importante é separar por cores, cada cor representa ou a importância do documento, ou o assunto e por aí vai, assim quando for ocorrer à consulta a pessoa já saberá aonde ir especificamente. Caso você fique na dúvida sobre qual categoria um documento se encaixa, coloque-o na categoria mais adequada e que tenha mais características que se associam as do arquivo. Seguindo essas dicas você terá um arquivo se sucesso que otimizará seu trabalho.
Uma dica é optar também por empresas ou pessoas que trabalham exclusivamente com hospedar e gerenciar arquivos de outras empresas, elas realizam todo o processo desde categorização até atualização do arquivo hospedado e tem o comprometimento com práticas que mantenham a integridade da documentação incubada por elas.
Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

Guarda de Documentos e as Concessionárias de Veículos 

As concessionárias de veículos precisam armazenar diversos documentos muitos deles são informações apresentadas pelos clientes. A Gestão de Documentos pode ser uma estratégia essencial ao negócio.

É alta a demanda de documentos importantes para a venda de veículos novos ou usados.

Para a concretização dos negócios, tudo precisa estar em ordem e a documentação em dia.

A gestão de documentos pode auxiliar na produtividade, facilitando a localização e com isso otimizando o tempo nas atividades e evitando falhas nas comprovações indispensáveis.

Como já falado em outros artigos, a gestão de documentos garante a organização, segurança, diminuição do tempo desprendido na busca das informações e menos acúmulos de papeis através dos arquivos digitais.

A importância do armazenamento na nuvem ou Cloud Computing

O Armazenamento na nuvem também conhecido como Cloud Computing é o serviço que permite compartilhar arquivos de forma virtual, permitindo acesso remoto de qualquer computador, celular ou tablete com conexão a internet.

Com a utilização do serviço os recursos de investimentos são otimizados, já que há mais aproveitamento dos hardware pois, a parte mais pesada do processamento fica na nuvem.

O serviço também permite maior elasticidade e se necessário mais espaço de armazenamento é possível pedir um upgrade.

Por meio da tecnologia de cloud computing, a Boomerang File possibilita que seus clientes armazenem seus documentos na nuvem e possam acessá-los a qualquer momento e de qualquer lugar.

A Guarda de Documentos e as Instituições de Ensino

Não é apenas uma questão de organização, mas em muitas áreas a manutenção do acervo documental é obrigatório e se baseiam em leis específicas.

A PORTARIA Nº 1.224, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2013 do Ministério da Educação – MEC, determina normas e procedimentos específicas para as Instituições de Ensino pertencentes ao sistema federal de ensino (IES).
Conheça a portaria clicando aqui.

Para cumprir os procedimentos estabelecidos e evitar penalidades as instituições de ensino devem adotar procedimentos de gestão de documentos. Porém, manter a documentação de milhares de alunos pode não ser uma tarefa fácil até mesmo para profissionais capacitados.
Os recursos tecnológicos podem auxiliar o gerenciamento, garantindo mais eficiência na guarda dos documentos.

O primeiro passo a ser tomado é garantir a correta classificação dos documentos, para facilitar buscas futuras. E a digitalização dos arquivos que possibilita a disponibilização em ambientes virtuais.

Também é prevista na Portaria a microfilmagem, de modo a garantir a preservação e segurança do acervo acadêmico, tal recurso pode substituir arquivos físicos conforme consta na Portaria e demais Leis Complementares.

Os serviços de Guarda de Documentos, proporcionam organização e economia de espaço, ambiente seguro e tecnologia avançada.

Entre em contato com a Boomerang File e saiba como podemos ajudar sua Instituição.

A Lei de Acesso e a Guarda de Documentos

Os procedimentos legais vigentes, sofrem constantes alterações e as empresas precisam estar atentas para atender as exigências de forma eficaz. A Gestão de Documentos auxilia no cumprimento dessas obrigações.

A LAI – Lei de Acesso à informação ou Lei nº 12.527/2011, regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
As principais obrigações são:
– Compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas prefeituras
– Cuidados com a Segurança
– Garantia de sigilo das informações pessoais
– Garantia de transparência
– Proteção da autenticidade e integridade dos dados fornecidos

As prefeituras devem apresentar a população os dados gerais da administração, como os gastos e investimentos, licitações, contratos fechados, etc.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam garantir o acesso à informação é preciso fazer a Organização de Documentos, separando os materiais por categorias e subcategorias.

A LAI tem como uma das principais exigências a disponibilização das informações por meio eletrônico. Para isso um passo importante é a digitalização de documentos e arquivos.
A Microfilmagem é uma importante aliada dos órgãos públicos, pois, a cópia feita pelo método substitui o documento original.

A Gestão e Guarda de Documentos das prefeituras devem ser feitos de forma estratégica, garantindo a segurança e a preservação.

Se você é Gestor Público, evite penalidades, entre em contato e entenda como a Boomerang File pode ajudar na Gestão de Documentos.

A Gestão de Documentos e o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal lida diariamente com diversos arquivos e tem a necessidade de armazenar os documentos dos colaboradores. Para que haja agilidade e eficiência nos processos é necessária uma boa Gestão de Documentos.
Diariamente é preciso acessar as informações e sabemos que localizar esse material manualmente é uma tarefa trabalhosa.

A Gestão de Documentos feita por uma empresa terceirizada agiliza esse processo, a Boomerang File por exemplo disponibiliza um sistema completo que facilita a busca e localização rápida da pasta do funcionário.

O serviço garante:
– Organização
– Economia de Tempo
– Economia de Espaço
– Preservação
– Segurança

Tem um Departamento Pessoal e gostaria de otimizar os processos?
Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes empresas

A Gestão de Documentos desempenha um papel fundamental na organização de grandes empresas, alguns exemplos de seguimentos onde a Gestão de Documentos são indispensáveis são:

  •  Museus – principal prioridade a preservação histórica e cultural
  •  Universidades – registros de milhares de alunos
  • Terceirização de Recursos Humanos – Documentos de Funcionários
  • Instituições bancárias – Contratos
  • Associações de Advogados – Processos

Porém, a tecnologia e os recursos atuais aplicados a Gestão e Guarda de Documentos, possibilita as pequenas e médias empresas contratarem os serviços com excelente Custo/Benefício.

Definitivamente, toda empresa, independentemente do tamanho necessita armazenar de forma correta os documentos da organização.

Listamos alguns motivos para se considerar a Gestão Documental:
Serviço Acessível
A contratação da Guarda de Documentos pode ser feita  por Pessoas Físicas que desejam manter os documentos organizados,  mas é mais comum pequenas, médias e grandes empresas, utilizarem os serviços. Como já falamos no post do “Custo/Benefício” o espaço liberado pode ser melhor aproveitado para atividades lucrativas.

Clientes Satisfeitos
O maior patrimônio de uma empresa são os clientes que geram a receita do negócio. Com o avanço tecnológico e as facilidades da era digital, os consumidores esperam agilidade no atendimento e identificação de  seus registros e se possível o acesso digital.

Aumento da Produtividade
Tempo é um recurso importante e nunca se investiu tanto em treinamento de administração do tempo como nos dias atuais.
Perder tempo procurando arquivos perdidos gera custo de dinheiro. O investimento em um bom sistema de organização auxilia no armazenamento e pesquisa de arquivos.

Credibilidade
A organização de um espaço impacta diretamente na imagem que o seus clientes e parceiros formam sobre o seu negócio. Internamente motiva os colaboradores por estarem em um ambiente limpo e organizado.

Armazenamento na Nuvem e os documentos digitais

O Armazenamento de Documentos Digitais exige uma operação organizada para que no futuro sejam facilmente encontrados.
A forma como os arquivos são nomeados são de extrema importância e facilitam o gerenciamento e a pesquisa.
O armazenamento em nuvem auxilia na preservação dos arquivos físicos/originais e disponibilidade de espaço físico.

A sustentabilidade e questões ecológicas tem um peso relevante e os processos digitais tendem a contribuir para esse quesito, onde milhares de arquivos deixam de ser impressos com o auxílio dos meios digitais.

Atenção, documentos digitais não devem ser confundidos com os digitalizados (que não possuem valor legal).
Compreenda a diferença lendo o artigo: Documentos digitais substituem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos.

Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos

Aliado para o aumento de produtividade e otimização de tempo

Toda empresa que se preocupa com a produtividade da equipe, deve considerar a guarda de documentos como uma aliada nas estratégias de otimização de tempo. O recurso pode impactar positivamente na receita do negócio e auxiliar a melhoria da cultura organizacional.
As informações devem estar bem difundidas entre os setores e envolver os funcionários, desde a gerência aos diretores de diferentes departamentos, gerando maior eficiência sem aumento nos custos.

Veja abaixo algumas boas práticas no gerenciamento de documentos que impactam a produtividade:

Menos burocracia
Conte sempre com procedimentos bem definidos e completos para identificar o caminho do documento. Essa precaução pode aumentar a produtividade consideravelmente.
Um checklist pode garantir que todos os envolvidos estão fazendo as tarefas necessárias para que o processo corra bem e garanta a integridade do documento. É importante seguir as etapas de escaneamento, edição, assinatura e armazenamento.
Com a avaliação dos primeiros processos é possível medir o tempo utilizado em cada estágio e identificar os gargalos onde os documentos ficam mais tempo retidos.

Evite duplicar o documento
A duplicação de documentos pode acarretar sérios problemas. Se um funcionário faz alterações em uma cópia, e outro setor está trabalhando em uma nova versão, sua empresa pode ter informações desatualizadas e divergentes.

Principalmente no setor financeiro, por exemplo, essa situação pode causar prejuízos.

Equipe Treinada
É importante que cada membro de sua equipe, lide com os documentos de forma apropriada, e saibam onde e como são armazenadas as informações, isso garante a segurança e o aumento da produtividade.
Adotar o uso de protocolos pode auxiliar no processo de treinamentos.

Atente-se à segurança
É preciso precauções no quesito segurança. Documentos acessíveis são importantes para aumentar a produtividade, porém há, também, o aumento da vulnerabilidade. O ambiente de armazenagem deve ser seguro e contar com um rígido controle de acesso.

Nunca deixe de manter os backups atualizados para que haja rápido restabelecimento em caso de necessidade.

Considere serviços especializados
O serviço de guarda de documentos e gerenciamento documental proporciona economia de espaço interno, que poderá ser utilizado na expansão de negócios rentáveis. Poupa o tempo de funcionários na tarefa de armazenamento e pesquisa da informação.
A Boomerang File garante a segurança da informação e oferece o serviço de entrega e retirada de documentos.

Consulte os planos que mais se adéquam as suas necessidades!

Custo Benefício Entenda as vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos.

Muitas são as vantagens de contratar o serviço de guarda de documentos, iremos tratar abaixo alguns pontos importantes a se considerar:

– Espaço Físico
O valor do m² de um ambiente corporativo torna-se caro se mal utilizado.
Você já parou para pensar que aquela sala com o arquivo morto pode ser melhor aproveitada por uma equipe produtiva, gerando lucratividade?

– Segurança
A prevenção de incêndios deve ser considerada, assim como a umidade que pode trazer danos irreversíveis aos arquivos.
A confidencialidade de informações importantes contidas em documentos em posse da empresa, muitas vezes exige um rigoroso controle de acesso.

– Organização
Com o auxílio da tecnologia é possível organizar os documentos facilmente, auxiliando na catalogação e armazenagem.

– Economia de Tempo
O processo de organização permite a otimização do tempo.
Oferta de equipe especializada em Full Service Storage que garante a gestão inteligente atrelada a guarda.

– Fácil Localização
Com a metodologia adequada é possível localizar rapidamente um documento armazenado.

– Preservação
Arquivar documentos pede condições ideais de armazenagem, afim de evitar o acumulo de poeira e proliferação de pragas que possam danificar o acervo.
As Caixas Box tem o tamanho ideal para armazenar os documentos sem riscos de amassar.

– Planos Acessíveis
Boomerang File oferece planos acessíveis para pessoas físicas, pequenas, médias e grandes empresas.

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