RFID e controle de arquivo: entenda como a tecnologia auxilia na organização dos seus documentos

Você já ouviu falar em tecnologia RFID? Pode ser que assim, pelo nome, você não a conheça. Porém, ela está presente em diversos aspectos do dia a dia e pode se tornar uma ótima aliada na hora de organizar o arquivo da sua empresa e conferir rastreabilidade aos seus documentos.

Quem lida diariamente com documentos sabe da importância, e também da dificuldade, de mantê-los organizados para que sejam encontrados no momento preciso. É através da rastreabilidade que a localização física dos documentos ocorre de forma automática. É por meio dela, também, que você é capaz de saber por onde um determinado documento esteve e quem teve acesso ao seu conteúdo. Quando falamos de informações confidenciais ou importantes, investir em rastreabilidade não é um mero capricho, mas sim uma questão de segurança para o seu negócio.

Para quem já passou pela situação de passar horas buscando um documento ou já viu uma informação importante cair nas mãos erradas, já existe uma boa solução para evitar esse tipo de problema. Confira!

O que é RFID?

RFID é a sigla para Radio Frequency Identification ou identificação por meio de radiofrequência. Trata-se de uma tecnologia de identificação automática aplicada aos objetos, onde é possível não apenas identificá-los no espaço, como também inserir dados e informações sobre eles através de tags.

Assim como o código de barras e a biometria, a identificação por radio frequência, ou RFID serve para identificar objetos e simultaneamente armazenar dados sobre eles. Muito comum em crachás e cartões de identificação, essa tecnologia possui várias aplicações que vão desde o rastreamento de gado, sistemas de pedágio, acompanhamento de mercadorias no varejo e até manuseio e extração de petróleo.

No arquivo da sua empresa essa tecnologia pode ser aplicada tanto em caixas como em documentos. E por meio dela você consegue saber não apenas onde está localizado um determinado documento no seu escritório ou fora dele, como pode checar automaticamente dados importantes sobre o seu conteúdo.

Como funciona?

A base da RFID são as tags (“etiquetas”) e os aparelhos de identificação. Em cada tag fica armazenado um número serial capaz de identificar o objeto ou os dados através de um microchip. Esse microchip, por sua vez, é conectado a uma antena, que formam o chamado conjunto “transponder RFID”, em que a antena possibilita ao chip a transmissão das informações de identificação a um leitor. O leitor converte as ondas de rádio em dados digitais, e a partir daí os dados podem ser processados e utilizados.

Guarda de documentos e RFID

O RFID é uma tecnologia bastante eficiente e simples em termos de rastreabilidade e armazenamento de dados. Não é a toa que esse tipo de tecnologia é amplamente aplicada a crachás corporativos, possibilitando às empresas uma forma ágil e eficiente de controle de acesso.

Porém, como toda tecnologia, o RFID também tem um custo. E, naturalmente, como um empreendedor você já deve estar imaginando qual o custo disso, considerando o arquivo da sua empresa. A boa notícia é que não é necessário adquirir um sistema próprio para isso. Com a terceirização da guarda de documentos é possível contar com os mesmos benefícios e vantagens da RFID sem que seja necessário adquirir esse tipo de tecnologia propriamente.

A guarda de documentos confere uma série de vantagens em termos de organização e também de segurança, além de ser uma opção bem mais econômica em diversos casos.

Mesmo pequenas empresas que possuem dificuldades em contratar um profissional especializado para a organização do arquivo já podem ter acesso a esse tipo de serviço que pode conferir a agilidade que os pequenos negócios também precisam.

Sabe aquela história de olhar para a secretária, perguntar onde está um determinado documento e ela te olhar com cara de dúvida? Você pode ter seus documentos organizados e com fácil acesso, sem precisar passar por isso. Clique aqui e saiba mais!

3 razões fundamentais para você destralhar o arquivo da sua empresa

A relação entre tempo e finanças é bem conhecida da maioria das empresas. Não é novidade para ninguém que, quanto mais eficiente a produção, mais lucrativo um negócio se torna. No entanto, muitas vezes a preocupação com a eficiência não é levada também às atividades consideradas como suporte e, como resultado, toda a estrutura da empresa acaba sendo comprometida.

Na prática, isso equivale a dizer que, de nada adianta você ter a melhor infraestrutura e os melhores funcionários, se na hora de encontrar um documento essencial para o trabalho, nenhum colaborador é capaz de fazê-lo.

A maneira como o arquivamento de documentos da sua empresa é feito diz muito sobre os resultados que ela pode alcançar, embora muitos empreendedores não estejam atentos a isso. Para saber porque a organização e a administração eficiente dos seus documentos que pode trazer resultados, continue acompanhando nosso post!

  1. Aumentar a produtividade do seu negócio

Hoje, empresas que querem estar na frente, possuem uma grande preocupação com a produtividade. Afinal, a produtividade impacta diretamente na satisfação dos funcionários, queda da rotatividade e, obviamente, nos resultados da empresa.

Para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso investir em procedimentos e metodologias que garantam que o trabalho seja feito de forma rápida e com qualidade. Destralhar o arquivo da sua empresa e tornar sua administração eficiente faz parte disso.

Com a organização e o arquivamento de documentos feito de forma eficiente, seus funcionários certamente terão mais condições de desempenhar suas funções sem perder tempo procurando informações e dados que precisam.O arquivamento de documentos o eficiente é um dos primeiros passos para que toda a administração de um negócio funcione com agilidade e sua empresa seja produtiva.

  1. Ter excelência na prestação dos seus serviços

Para toda empresa, excelência na prestação de serviços é um fator de qualidade e também de confiança. Afinal, de nada adianta você ter um bom produto, se a sua empresa não consegue cumprir com seus compromissos ou atender seus clientes de forma eficiente.

Negócios que não contam com excelência na prestação de serviços, em geral, não estão cuidando ou dando a devida atenção aos serviços de suporte da empresa. Quando a administração que oferece alicerce ao core business não é eficiente, a empresa perde excelência.

Já tratamos aqui sobre a importância do Business Process Outsourcing (“BPO”) e como ele se tornou importante para garantir a competitividade de muitas empresas no mercado. Para ter excelência é preciso que a empresa invista na melhoria de suas atividades suporte, fazendo com que elas acompanhem a qualidade oferecida como um todo.

A guarda de documentos, enquanto atividade suporte, é uma das que mais impacta na administração de um negócio. Se você está buscando excelência, mas seus funcionários não conseguem encontrar um documento fundamental para que eles realizem seu trabalho, é preciso que você reveja seus procedimentos. Contar com uma guarda feita por uma empresa especializada pode ser a solução que falta para você conquistar a excelência na prestação dos seus serviços e, consequentemente, a confiança e o reconhecimento de seus clientes e parceiros.

  1. Conseguir maior satisfação no dia a dia da empresa

É muito comum que empresas de pequeno porte não contem com um funcionário específico contratado para cuidar da guarda de documentos. Isso faz com que essa tarefa seja delegada para um ou mais colaboradores, que acabam acumulando essa função com outras mais importantes do dia a dia. Como resultado, o arquivo se mantém desorganizado e a guarda é feita de forma ineficiente. E, por trás desse cenário, não raras vezes, é comum encontrar um funcionário insatisfeito e bastante estressado.

Destralhar e organizar o arquivo da sua empresa não são tarefas simples. Mantê-lo funcionando de forma eficiente, muito menos. Por isso, quando você consegue fazer uma guarda de documentos eficaz, toda equipe agradece. Afinal ninguém mais perde tempo buscando documentos ou se desgasta por não conseguir encontrar um documento em tempo.

Se contratar um funcionário capacitado para isso ainda é muito caro para o seu negócio, porque não investir na guarda de documentos realizada por uma empresa especializada no assunto? Hoje, além de cuidar do armazenamento propriamente, essas empresas oferecem serviços inteligentes como o full service storage, que facilita a administração dos seus documentos mesmo a distância e garante eficiência na hora de obtê-los ou consultá-los.

Parece um detalhe sem importância, mas o arquivo da sua empresa impacta diretamente no bom funcionamento do seu negócio. Destralhar, organizar, e administrar bem um arquivo trazem inúmeros impactos positivos!

Business Process Outsourcing: sua empresa está pronta para ele?

O dia a dia de toda empresa depende de uma série de processos e atividades que não fazem parte do foco do negócio. No entanto, são justamente eles que dão o suporte necessário para que a empresa tenha um bom funcionamento.

Atividades envolvendo a contabilidade, tecnologia da informação, gerenciamento de impressões e a guarda de documentos são apenas alguns dos exemplos que acabam consumindo recursos, tempo e produtividade das empresas e que, quando mal gerenciadas, podem se transformar em um grande problema.

Com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, é preciso que as empresas invistam na melhoria constante de seus produtos e serviços, além de buscar estratégias para o aumento de vendas e inovação. Negócios que não estão focados em desenvolver o chamado “core business” acabam perdendo oportunidades, clientes e até espaço no mercado.

O desafio das empresas nesse contexto não é simples. Afinal, é preciso cuidar das atividades principais do negócio, sem descuidar das atividades e processos que dão suporte ao funcionamento da empresa. Para solucionar essa questão, o Business Process Outsourcing (BPO), ou a terceirização dos processos de negócios, vem sendo a estratégia mais utilizada no mundo corporativo. Se você ainda não conhece o BPO e não sabe como ele pode otimizar o dia a dia da sua empresa, continue acompanhando nosso post!

O que é o BPO?

O Business Process Outsourcing surgiu para suprir uma necessidade das empresas que cada vez mais precisam estar focadas no core business. Esse procedimento nada mais é do que a execução de rotinas operacionais por uma equipe terceirizada, através de ferramentas estratégicas que oferecem soluções sob medida. Através do BPO a empresa pode delegar para profissionais especializados seus processos secundários, permitindo que eles sejam realizados com excelência, beneficiando o desempenho da empresa como um todo.

Benefícios

O BPO promove uma série de benefícios para empresas dos mais variados segmentos. O principal, certamente, é permitir que a empresa atue de forma focada no desenvolvimento de seu core business. Porém, essa não é a única vantagem de se terceirizar os processos de suporte de uma empresa. Com o BPO é possível otimizar os processos internos, melhorar a produtividade, poupar recursos, reduzir gastos com a folha de pagamentos, promover agilidade e melhoria do desempenho, além de reduzir a ocorrência de erros.

Boa parte das empresas que opta por terceirizar seus processos secundários acaba melhorando de forma gradativa, ganhando qualidade nas atividades administrativas e lucratividade. Não por outra razão, o BPO já se transformou em uma tendência e vem sendo cada dia mais adotado por diferentes tipos de negócio.

O BPO e a guarda de documentos

Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a guarda de documentos não é apenas a locação de um espaço para armazenar caixas contendo o arquivo de uma empresa.

Também faz parte da guarda de documentos terceirizar o gerenciamento e a organização, permitindo que todas as informações necessárias fiquem disponíveis para a empresa de acordo com as suas demandas internas. Como já explicamos aqui, o full service storage é um dos serviços que integra a guarda e pode ser uma excelente forma de organizar toda documentação da empresa de forma prática, customizada e eficiente, reduzindo custos e problemas decorrentes desse tipo de atividade, como a questão da segurança, por exemplo.

A guarda de documentos, além de ser uma modalidade de BPO, é uma solução não apenas para as grandes empresas, mas também para pequenas e médias, que muitas vezes não contam com recursos para contratar um profissional especializado.

Esse tipo de solução vem evitando perdas de documentos importantes, além de facilitar o dia a dia dos setores administrativos, poupando o espaço físico e recursos importantes. Para quem pretende facilitar o dia a dia, guardar os documentos representa um excelente custo benefício. E, então, sua empresa está preparada para o BPO?

Você já conhecia o BPO? Já pensou em realizar a guarda dos seus documentos com uma empresa especializada. Clique aqui e saiba mais!

O que a perda de um HD, um smartphone e o arquivamento dos documentos da sua empresa possuem em comum? Conheça a história da Boomerang File

É uma triste realidade, mas a verdade é que a maioria de nós, em um contexto pessoal ou profissional, acaba realmente se preocupando com documentos somente após perdê-los. Quem já passou pelo dramático episódio de perder o HD de um computador que o diga! Fotos de momentos que nunca mais irão voltar, documentos que montavam seu acervo profissional, comprovantes de pagamentos e outros dados importantes que demoraram uma vida para estarem ali, acabam sendo apagados, em minutos, por um vírus, um malware, uma falha no sistema, ou o que quer que seja. No caso das empresas, a perda de um sistema com todos os documentos pode ser ainda mais danosa. Documentos são necessários para pessoas e empresas e, quando não nos preocupamos com a guarda deles, é muito comum que eles nos tragam algum tipo de preocupação, cedo ou tarde.

A arte do arquivamento é tão importante que o futuro da tecnologia vem se desenvolvendo a partir dela. Afinal, se você pensar bem, o Google não deixa de ser um grande arquivo de informações online que disponibiliza de forma inteligente e rápida tudo o que você precisa sobre um determinado assunto, com apenas um clique. A verdade é que encontrar documentos e dados de forma rápida se tornou uma necessidade moderna e também um caminho sem volta.

Se o armazenamento e a organização de dados não fosse tão importante, acredite, os funcionários da Apple não teriam quebrado tanto a cabeça para desenvolver um design inteligente e intuitivo que permitisse o usuário armazenar tudo, exatamente tudo, o que ele quisesse dentro de um smartphone.

Assim são os dias de quem vive na modernidade e essa realidade também influencia completamente aquele amontoado de caixas que fica acumulado no fundo da sua empresa, sendo dia a dia coberto por uma fina camada de poeira.

Para os arquivos do seu computador, você e eu sabemos que um HD externo com um back up podem ser a solução, mas e os documentos da sua empresa? Como lidar com eles de forma inteligente e prática, sem que isso se torne um custo excessivo ou uma questão a mais para lidar?

A história da Boomerang File

Armazenar caixas não é uma solução para a maioria das pequenas e médias empresas. Embora isso resolva o problema de espaço, levar um arquivo bagunçado de um espaço para o outro, se assemelha a “empurrar o problema com a barriga” e, na hora que você precisa de um documento, ainda há todo o trabalho de solicitá-lo e encontrá-lo. Ou seja, armazenar apenas, não é a solução.

Além disso, pequenas empresas contam com poucos recursos para contratar profissionais especializados que cuidem de seus arquivos. E para completar, o preço do aluguel comercial prejudica o crescimento dos pequenos negócios, na mesma proporção que os documentos ocupam cada vez mais salas. Então, qual a saída para situações como estas?

Waldir Barrella, depois de 25 anos atuando como gerente de projetos em gestão documental resolveu levar essa questão a serio. Seu objetivo era desenvolver um serviço que oferecesse não apenas o armazenamento, mas principalmente a inteligência na hora de guardar os documentos de uma empresa, especialmente considerando a realidade dos pequenos negócios. “A Boomerang File surgiu como a maioria das empresas: a partir de uma necessidade real de um dos sócios investidores, que na época tinha uma pequena empresa e não podia mais acumular caixas. Quando se deu conta de que o armazenamento era inviável para a sua necessidade e para o seu orçamento, ele passou a pesquisar sobre essa demanda e surgiu a oportunidade do negócio”.

Giampaolo Piraino, que decidiu investir na guarda de documentos, complementa “Eu precisava guardar as caixas da minha empresa em algum lugar, mas ao solicitar os orçamentos vi que aquele tipo de serviço não cabia no meu negócio e também não atendia exatamente o que eu precisava”.

Com uma demanda clara e dois sócios, a Boomerang File surgiu com o propósito de tornar o arquivamento de documentos uma solução inteligente a partir da tecnologia. “Como gestor de projetos, desde o início eu tenho em mente que a organização de algo se estabelece de dentro para fora e não o contrário. Criar um arquivo com dezenas de caixas com nomes estranhos ao dia a dia de uma empresa, equivale a deixar os documentos perdidos da mesma forma”, explica Barrella.

Customização

Porém a inteligência era um entrave. Afinal, se a organização e a efetividade vêm de dentro da empresa para fora, como possibilitar um serviço que se adaptasse à essa realidade e ainda atendesse as necessidades dos clientes? Os 25 anos de experiência de um dos sócios foi a chave para fazer da Boomerang File uma empresa diferente no segmento. “O cliente tem todo o histórico do seu arquivamento armazenado na nuvem. Ele pode customizar seu arquivo, solicitar seus documentos e gerenciar tudo à distância, de forma online e de acordo com o dia a dia e a necessidade da sua empresa”.

O futuro dos documentos

E se você aí está pensando que montar uma empresa de arquivamento de documentos em plena era da digitalização é uma tremenda loucura, Barrella explica que ainda estamos longe de substituir o documento original. “Por mais que a tecnologia e a criptografia venham avançando, a fé pública exige que muitos documentos sejam apenas em papel. Além disso, os cartórios pela própria força econômica que possuem, não deixarão de atuar especialmente no contexto brasileiro. Por fim, a digitalização não é a solução para muitas empresas. Além de custar caro, digitalizar sem critério pode ser um gasto desnecessário”, demonstra Waldir.

Parece difícil acreditar que um HD, um smartphone e o arquivo bagunçado da sua empresa estejam tão conectados. Mas a lógica é basicamente a mesma. Se precisamos de informação rápida, armazenar com qualidade e inteligência se tornou um desafio e também uma necessidade. Porém, somente assim é possível garantir produtividade e economia, quando se trata de gerenciamento de documentos. Empresas que não souberem investir nisso, não só podem ter problemas no futuro com o espaço, a perda e desorganização, mas fatalmente ficarão para trás em termos de efetividade.

Como você cuida do gerenciamento de arquivos da sua empresa? Já conhece os serviços da Boomerang File?

Saiba o que é um full service storage e como ele pode trazer economia para o seu negócio

A necessidade de se armazenar caixas e documentos em uma empresa, em geral, surge a partir de um momento estressante e do mais puro caos. É quando já não existe mais espaço, ou ainda, quando a desorganização já é tão grande, que o dia a dia de um negócio acaba sendo prejudicado. A verdade, porém, é que nenhum funcionário gosta de lidar com a organização de arquivos e documentos, especialmente quando não foi contratado para isso. No contexto das pequenas e médias empresas não é difícil encontrar estagiários e secretarias traumatizados com um arquivo desorganizado, um chefe nervoso e um documento perdido. Porém, qual é a melhor solução para essa questão? Enviar um monte de caixas bagunçadas para um depósito se parece mais com transferir o problema do que resolvê-lo, não é mesmo?

O conceito de full service storage ainda é recente no Brasil e poucas empresas o conhecem. Em países como os EUA e Canadá, o full service storage é uma realidade e auxilia não só as empresas, como também pessoas que precisam guardar seus pertences de forma prática e organizada. Além do armazenamento de arquivos propriamente, o full service storage é um serviço de inteligência para organizar e guardar documentos, objetos, amostras ou o que for necessário. Se você ainda não conhece esse tipo de serviço, continue lendo o post que preparamos para você! Além de uma solução para o arquivo da sua empresa, você pode criar um ambiente muito mais harmônico e feliz para muitos colaboradores e economizar! Confira!

Self storage X full service storage

Quando se fala em “guarda de documentos” é muito comum que empreendedores pensem em um galpão enorme cheio de caixas. De fato, a guarda é também isso, porém não só isso. O serviço de armazenamento é apenas um dos serviços que compõe a guarda de documentos e consiste apenas na contratação de um espaço para armazenar caixas. No chamado “self storage” a necessidade do empreendedor é pelo espaço, mas a organização já foi resolvida dentro da empresa, em geral por colaboradores contratados para isso, como arquivistas, por exemplo.

O self storage é um tipo de serviço que serve muito bem a necessidade de grandes empresas, que em geral contam com mais volume de caixas e recursos para resolver a questão da organização internamente. Porém, essa realidade passa longe do que as pequenas e médias empresas costumam precisar.

O serviço de full service storage surgiu para solucionar essa questão, onde o pequeno e o médio empreendedor possuem não apenas a necessidade de armazenar caixas, mas também de organizá-las e utilizá-las de forma inteligente. Além de buscar e levar as caixas para a empresa, esse tipo de serviço possibilita que o empreendedor solicite um determinado documento e receba diretamente no seu e-mail, ou ainda, tenha a organização das suas caixas e documentos feita de acordo com a necessidade da sua empresa.

Tecnologia e praticidade

Os serviços de full service storage hoje representam também uma ferramenta de praticidade em razão da tecnologia. Através dela, já é possível acompanhar seu arquivo da tela do seu computador ou do seu smartphone e solicitar apenas o que você precisa na velocidade de um clique. De um jeito bem prático, o empreendedor acaba economizando em espaço, em recursos e também em problemas, já que a organização de documentos fora da empresa pode ser feita de forma mais eficiente e também segura.

O full service storage também vem acompanhando uma necessidade que se torna cada vez mais difícil de negar, em especial para os pequenos negócios. Com o aumento do valor dos aluguéis comerciais, particularmente nos grandes centros, otimizar o espaço de forma inteligente deixou de ser uma questão estética e passou a ser imprescindível.

Você já conhecia o sistema de full service storage? Como é o armazenamento de arquivos na sua empresa? Esta precisando de uma ajuda na organização? Então não deixe de conferir esse post aqui e aproveite e tire mais dúvidas sobre o full service storage aqui.

Digitalizar documentos é a solução?

Não é segredo para nenhuma empresa que o excesso de documentos físicos gera desorganização, dificulta o armazenamento seguro, o acesso às informações e representa gastos, já que é necessário espaço para guardar toda a papelada em arquivos. Por isso, a digitalização parece trazer um enorme benefício para muitos negócios. Além de reduzir o risco da perda de documentos, o custo com a manutenção do arquivo e a otimização no tempo de busca; a digitalização permite que os documentos sejam utilizados de forma compartilhada e o controle do acesso seja muito mais eficiente.

Apesar de todos os benefícios, digitalizar tem um custo e quando esse serviço não é feito de forma inteligente pela empresa, é bem possível que o ônus seja maior do que o bônus. Digitalizar documentos sem critério custa caro, por isso, a empresa deve saber avaliar quando a digitalização é uma necessidade e quando não trará os benefícios desejados. Para saber mais sobre como fazer um processo de digitalização inteligente, continue acompanhando nosso post!

Quando digitalizar?

Antes de começar a digitalizar o arquivo inteiro da sua empresa, tenha em mente que um dos maiores benefícios da digitalização é a facilidade na busca de informações. Em muitos casos, a digitalização serve como um back up para ajudar na localização de documentos originais. Por isso, o primeiro passo é estabelecer um critério de indexação que facilite a localização dos documentos. Procure sempre digitalizar apenas os documentos que necessitem de uma consulta frequente e permanente.

Outra dica importante é digitalizar documentos que precisam ser compartilhados ou utilizados por mais de uma pessoa em uma empresa. Se estamos falando de um escritório de advocacia, por exemplo, escanear um processo auxilia que todos os advogados envolvidos no caso possam acompanhar as informações ao mesmo tempo, fazendo com que o trabalho se torne mais prático e fluido.

Economizar espaço físico também é um ponto que deve ser levado em consideração. Afinal, caixas ocupam espaço e custam dinheiro para todo empreendedor. Porém, lembre-se que boa parte dos documentos não pode ser descartada, então avalie antes a importância de cada documento e analise se a guarda de documentos não pode ser uma solução para economizar espaço. Se você não sabe quais documentos deveria manter na sua empresa, não deixe de conferir esse outro post aqui.

Quando não digitalizar?

Documentos digitalizados não possuem fé pública e, portanto, não tem validade jurídica. Os novos sistemas implementados pelo governo que possibilitam que a digitalização seja feita de forma oficial, requerem autenticações próprias e mesmo assim não descartam a necessidade de se manter os originais. Avalie, portanto, quais são os documentos que só possuem efeitos legais quando apresentados de forma original e não perca tempo ou dinheiro digitalizando documentos dessa natureza.

Da mesma forma, documentos que contenham informações confidenciais ou necessitem de qualquer espécie de segurança reforçada na guarda, é melhor investir no armazenamento seguro do que na digitalização.

Documentos que são pouco consultados, como é o caso do arquivo morto, por exemplo, apenas a guarda organizada e segura também é mais eficiente do que a digitalização.

O serviço de guarda de documentos pode sempre ser associado à digitalização em muitos casos, porém, nem sempre isso é necessário. Às vezes o simples armazenamento e a indexação dos documentos já cumpre a função de facilitar a busca, sem que seja necessário o escaneamento e o armazenamento digital do documento. Por isso, é mais importante ter critério antes de contratar ou realizar esse tipo de serviço, do que partir para a ação achando que assim você já está automaticamente liberando espaço na sua empresa e tornando mais prática a consulta dos documentos.

Você já considerou a guarda de documentos no lugar da digitalização? Quer saber quanto custa? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang.

É seguro terceirizar a guarda dos documentos da sua empresa?

Você deixaria um contrato importante da sua empresa guardado com terceiros? E, documentos confidenciais, você guardaria fora do seu escritório? A resposta de muitos empreendedores e profissionais autônomos para essas questões é um sonoro e certeiro “não”, porém, essas não são as perguntas corretas a serem feitas, se você tem o objetivo de proteger documentos de extrema importância para o seu negócio.

Antes de qualquer coisa, olhe em volta do seu escritório e responda: “se o seu escritório pegar fogo hoje, você evitaria a perda de documentos importantes?”, ou ainda, “você tem o controle total de quem manuseia documentos importantes, impedindo que informações confidenciais caiam nas mãos de pessoas erradas?”. Se você respondeu um sonoro e certeiro “não” para essas questões, é melhor você repensar sobre a segurança no arquivamento de documentos na sua empresa.

Muitos empreendedores imaginam que a guarda de documentos é um simples armazenamento, onde seus papéis serão colocados em uma caixa e armazenados em algum local longe da sua empresa. Porém, esse conceito de self storage, ou seja, a contratação de um espaço para guardar seus documentos, não é exatamente o que um serviço de guarda oferece. Um dos principais valores agregados ao serviço de guarda é a segurança e, nesses casos, o empreendedor paga não apenas para ter seus documentos armazenados, mas principalmente para que o armazenamento seja feito de forma segura. Se você quer saber como isso ocorre, continue acompanhando nosso post!

Rastreabilidade

Um dos benefícios de guardar documentos importantes com uma empresa especializada pela guarda é a rastreabilidade, ou seja, o controle total sobre o manuseio desses documentos. Através de um sistema de rádio frequência, conhecido como RFID, etiquetas são afixadas nas caixas de armazenamento, permitindo saber onde e por quem essas caixas foram manuseadas. Isso garante maior segurança e possibilita que o empreendedor evite que tais informações caiam nas mãos de pessoas erradas.

Confidencialidade

A rastreabilidade certamente é um benefício, na medida em que permite o controle do manuseio das caixas. Porém, obviamente, ela não garante que seu conteúdo não seja violado, não é mesmo? Como evitar que esse problema ocorra? Ao contratar um serviço de guarda de documentos certifique-se que no contrato existem cláusulas de confidencialidade que impedem que as caixas sejam abertas ou verificadas por pessoas que não estejam autorizadas por você ou sua empresa. Esse é um dos principais cuidados que a Boomerang File possui quando se trata da confidencialidade, já que isto é também um requisito de segurança.

Customização

Outra questão relacionada à segurança na guarda de documentos diz respeito à perda. Ou melhor dizendo, como evitá-la. Quando se trata de guarda de documentos, muitos empreendedores associam uma caixa etiquetada em meio a um galpão enorme cheio de outras caixas de outras empresas e pessoas, certo? Por isso, caso um documento seja perdido, achá-lo equivale a encontrar uma agulha no palheiro, correto? Isso seria mais ou menos assim, se não houvesse a tecnologia. Hoje, por meio de sistema online, o próprio proprietário pode cadastrar a sua caixa e os documentos contidos nela, ou ainda, pode deixar que a empresa de guarda faça isso por você. A vantagem da customização é que ela se adapta a sua política interna e facilita na localização, deixando a guarda não apenas mais segura, como também mais prática.

Segurança das caixas

Outro aspecto importante da guarda de documentos é a segurança relacionada à integridade das caixas e documentos, por isso ao contratar esse serviço, verifique as condições físicas do armazenamento.

A segurança só pode ser garantida com galpões que contam com proteção anti incêndio, controle de pragas e monitoria 24 horas, garantindo que os documentos sejam preservados da forma mais correta e sem o risco de serem retirados do galpão sem a sua autorização.

Para quem sabe da importância que os documentos possuem para um negócio, a guarda é um investimento que possibilita uma real segurança para os papéis, dados e informações confidenciais da sua empresa.

Você tem dúvidas sobre a segurança na guarda de documentos? Então deixe suas dúvidas e comentários abaixo! Aproveite para conhecer os serviços de guarda e planos da Boomerang clicando aqui.

5 dicas infalíveis para organizar melhor seu escritório

O gerenciamento de papéis é uma atividade essencial para todo escritório. Mesmo com o escaneamento de documentos, a presença dos originais é necessária em diversas atividades do dia a dia. Por isso, não se engane, escritório “papel zero” é uma utopia e é melhor não contar com isso! Uma gestão de documentos eficiente, no entanto, pode resolver boa parte dos problemas que envolvem documentos, além de beneficiar a produtividade da empresa.

A organização de documentos é uma prática que contribui com a produtividade, além de melhorar a qualidade do ambiente. Organizações que não são vulneráveis à bagunça dos documentos correm menos riscos de atrasarem tarefas, perderem documentos e até cometerem erros nas atividades cotidianas.

Se seu escritório não anda com o arquivo muito organizado, confira as dicas que separamos para você!

  1. Monte um plano de ação antes de organizar seus documentos

Antes de dar início a separação e organização de documentos, faça um planejamento prévio. Avalie o dia a dia da sua empresa, veja quais são as categorias para o arquivamento que melhor atendem às demandas diárias, escreva tudo em um papel e depois parta para a ação. Isso irá ajudá-lo a realizar um trabalho de organização mais eficiente e em menos tempo, sem que recursos sejam desperdiçados. Em outras palavras, você não precisará ir a uma papelaria e comprar toneladas de caixas de arquivo e depois perceber que só precisava utilizar meia dúzia delas.

  1. Padronize sua documentação

Padronizar significa agrupar sua documentação de acordo com um critério previamente estabelecido. Você pode agrupar sua documentação por tema, por data, por cliente, enfim, existem diversas formas de reunir seus documentos de forma que eles sejam facilmente localizados quando for necessário.

Uma boa dica é promover uma padronização inteligente, ou seja, adequada as rotinas da empresa. Se você sofre fiscalizações constantes, por exemplo, deixe uma pasta com toda documentação separa que os fiscais solicitam. Da mesma forma, você deve reunir toda a documentação contábil que acaba influenciando nas atividades do financeiro e frequentemente são solicitadas pelos gestores.

Uma boa dica é estabelecer categorias genéricas e subcategorias, se necessário. A criação de categorias muito específicas acaba multiplicando a necessidade de caixas de arquivo e dificulta a busca dos documentos.

  1. Tenha uma rotina de organização do escritório

Escritórios que acumulam muitos papéis tendem a lidar com a perda e o sumiço constante desses documentos. Por isso, além de promover toda a organização dos arquivos, a empresa deve estabelecer junto aos colaboradores uma rotina que facilite as ações de guarda e conservação de documentos.

Todos da empresa devem estar cientes dos impactos negativos da desorganização para a sua esfera individual e o dia a dia da empresa. Se possível envolva o maior número de funcionários no processo de organização do escritório em vez de deixar apenas uma pessoa responsável por ela. Isso costuma gerar resultados mais eficientes.

  1. Tenha um back up dos seus documentos

Uma boa dica é fazer uma “planilha back up” identificando todos os documentos e as caixas arquivo. Isso, além de otimizar a localização, auxilia na atualização e limpeza do arquivo, principalmente no que se refere à documentos que não precisam mais ser guardados.

  1. Valorize o seu espaço

Qual o benefício de manter em seu escritório pastas e arquivos que não são utilizados com frequência? O acumulo de pastas pode impedir que você tenha um melhor aproveitamento do seu espaço, utilizando para o benefício da empresa.

A guarda de documentos já é uma solução possível e acessível para empresas de todos os portes e isso pode ajudar a sua empresa a se organizar de forma mais eficiente.

Um dos principais motivos que leva à desorganização é o excesso. Se o seu escritório parece que se desorganiza sozinho, existem boas chances de você ter mais pastas do que precisa em seu espaço. Considere a guarda de documentos como uma aliada da sua empresa. A produtividade certamente agradecerá!

Como você lida com a organização do seu escritório? Já utilizou algum serviço de guarda de documentos? Deixe seus comentários abaixo!

Terceirizar ou guardar: saiba quando manter suas caixas de documentos

Nas pequenas empresas, é muito comum que secretárias, funcionários administrativos e até estagiários acabem lidando com a organização de arquivos. Arquivar documentos, no entanto, causa diversos impactos negativos, já que o tempo dedicado ao arquivo acaba consumindo horas que poderiam ser ocupadas com atividades essenciais e que representam mais resultados para a sua empresa.

A terceirização da guarda de documentos pode ser uma ótima alternativa, mas para isso, a empresa deve ter alguns critérios. Quer saber quando terceirizar e quando guardar suas caixas de documentos? Então acompanhe o post que elaboramos para você!

Terceirizar ou guardar, eis a questão!

A guarda e a gestão de documentos é uma solução interessante mesmo para pequenos negócios. Empresas especializadas que cuidam não apenas do armazenamento, mas também do gerenciamento de documentos, apresentam um excelente custo benefício, como já explicamos aqui. Porém, mais do que avaliar o custo benefício de um serviço de guarda, é preciso saber quais documentos devem ficar na empresa e quais documentos podem ser parte do arquivo morto sem nenhum problema.

Quais documentos manter na empresa?

Existem determinados documentos que precisam estar à disposição da fiscalização para evitar autuações. Obviamente, dependendo do tipo de atividade, podem existir ainda mais documentos, como licenças específicas relacionadas à atividade, por exemplo. Acompanhe abaixo quais são os principais papeis que sua empresa minimamente deve manter:

Alvará

Para que tenha seu funcionamento regularizado pela Prefeitura, toda empresa deve ter um Alvará. Este documento atesta que o local da empresa é adequado à lei de zoneamento, se a planta do imóvel está regularizada e se existe o habite-se. Caso não seja apresentado durante a fiscalização, a empresa pode ser fechada imediatamente.

CNPJ

O CNPJ funciona como uma espécie de cartão de identificação e quando válido indica que a empresa não possui débitos de tributos junto à Receita Federal. Trata-se de outro documento essencial que a empresa deve ter o original em seu arquivo.

Inscrição estadual e municipal

Empresas que atuam no comércio ou na indústria precisam de um cadastro junto à Secretaria do Estado. Já para as prestadoras de serviço, esse cadastro é feito junto ao Município. Tanto a inscrição estadual, como a municipal, servem para o controle do pagamento de tributos, que devem estar regularizados perante as Secretarias da Fazenda.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Esse documento tem natureza trabalhista e serve para declarar as contratações feitas pela empresa. Apenas microempreendedores individuais não precisam ter esse papel e anualmente as empresas obrigadas a sua a apresentação devem enviar ao Ministério do Trabalho essa relação, sob pena de multa. A RAIS também costuma ser solicitada pelos fiscais trabalhistas.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Trata-se de outro documento trabalhista essencial que a empresa precisa ter para que não seja autuada pelos fiscais do trabalho. Como o próprio nome já explica, esse documento formaliza todas as contratações e demissões que foram realizadas pela empresa.

Livros

Os livros são documentos contábeis que registram as movimentações financeiras da empresa e são solicitados pelos fiscais da Receita, para que analisem a cobrança de tributos feita com base nessas transações. Trata-se de outro documento que, caso a empresa não tenha, pode gerar a aplicação de sanções.

Guias

Guias de Recolhimento de FGTS e Guias de Previdência também devem estar sempre à mão, caso haja alguma fiscalização.

Contratos, contas vencidas e até folhas de pagamento podem ser armazenados de forma segura através da guarda de documentos. Certamente liberando essa papelada, você tem mais espaço para desenvolver seu negócio e funcionários mais produtivos e satisfeitos!

Esse post foi útil para você? Tem dúvidas sobre quais documentos deve armazenar? Deixe seus comentários abaixo!

Quanto custa acumular caixas na sua empresa?

O que você faria com mais espaço na sua empresa? Uma bela sala para receber seus clientes e parceiros? Uma área de lazer para melhorar a qualidade de vida dos seus funcionários? Certamente modificações como estas poderiam trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

No entanto, quando se trata de criar mais espaço físico, a primeira solução que vem à cabeça dos empreendedores é mudar de endereço. Só de pensar no trabalho e nos custos de uma mudança, é bem provável que você acabe deixando essa decisão de lado. Porém, fazendo alguns cálculos, é possível criar mais espaço por muito menos do que você imagina. Se você anda pensando em dar um novo fim para aquelas caixas que andam se acumulando lá no fundo do escritório e promover um arquivamento de documentos inteligente, é melhor você continuar lendo este post!

Entre caixas, arquivos e acúmulos

Se perguntarmos para a maioria dos empreendedores qual é o objeto que mais ocupa espaço, sem necessariamente representar tanta utilidade no dia a dia da empresa, a maioria responderá que as caixas de arquivos com documentos são as grandes responsáveis por minimizar o espaço físico e útil do seu negócio.

É claro que documentos possuem a sua importância. No entanto, quando se pensa realmente no espaço que eles ocupam comparado ao número de vezes que são consultados, a conclusão que se chega é que manter um arquivo dentro do seu escritório é na verdade pouco eficiente e caro.

O custo

Recentemente, a Boomerang File colheu alguns dados sobre o custo benefício da guarda de documentos. Veja o nosso infográfico abaixo!

infografico-boomerang-armazenamento

 

Segundo a nossa pesquisa, enquanto armazenar suas caixas pode ter um custo estimado de R$ 400/mês para a sua empresa, com a Boomerang pode-se armazená-las por menos da metade deste custo.

Os benefícios de ter espaço

Otimizar o espaço da sua empresa não significa apenas economia no orçamento. Existem outros benefícios que podem promover impactos ainda mais positivos.

Organização

Imagine que você tem uma reunião importante e para participar dela você precisa de um documento que está armazenado em alguma daquelas caixas empilhadas no fundo do escritório. Antes da reunião, você se depara com as caixas e nada de encontrar o tal documento. Pode imaginar o estresse e o eventual prejuízo que a perda de um documento pode causar?

A guarda de documentos não inclui apenas o armazenamento de caixas, como também a organização e a catalogação dos documentos, fazendo com que você tenha em mãos aquilo que precisa, no momento em que for necessário.

Imagem

Com mais espaço, você pode aproveitar melhor o layout da sua empresa e investir mais na imagem do seu negócio. Como já diz o ditado “a primeira impressão é a que fica”, então que tal aproveitar melhor o espaço da sua empresa, deixando o ambiente mais agradável e mais alinhado com os valores e a imagem que você quer transmitir aos seus clientes?

Produtividade

Com a modernidade, as relações entre o trabalho e a vida pessoal se tornaram mais estreitas. Por isso, ter qualidade de vida dentro do ambiente de trabalho deixou de ser uma questão secundária para se tornar uma prioridade. Até porque, empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários contam com o aumento de produtividade e, consequentemente, melhoria dos resultados. Que tal criar um espaço para a convivência dos colaboradores dentro da sua empresa,como uma sala de descanso, por exemplo?

Espaços físicos bem aproveitados proporcionam melhorias no dia a dia e trazem resultados positivos diretos e indiretos para as empresas e seus colaboradores.

Você tem dúvidas sobre como a guarda de documentos pode trazer benefícios para orçamento da sua empresa? Nosso infográfico ajudou? Deixe seus comentários abaixo!

Projetos Personalizados

A Boomerang File desenvolve e implementa Projetos Personalizados de Gestão de Documentos e Informações para qualquer segmento ou porte empresarial.

Dessa forma, temos em nosso portfólio de soluções, Gestão de Prontuários Médicos, Fichas de Atendimento a Clientes ou Pacientes, Gestão de Processos com a utilização de tecnologia RFID (Etiquetas com sensores de Rádio Frequência), seja na caixa ou individualmente em cada documento.

Nosso Sistema de Gestão desenvolvido para acesso remoto e segurança das informações e armazenagem, permite Controle Total do Cliente ao acervo documental, e data prevista em Lei para descarte.

As soluções desenvolvidas pela Boomerang atendem pequenos clientes (até 50 caixas de arquivos) a grandes conglomerados.

Consulte nosso Atendimento para agendar uma visita e conhecer detalhes de nossas Soluções

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Novidades em Gestão de Documentos

Sempre buscando novas alternativas para atender empresas de todos os segmentos e portes, utilizando ferramentas de tecnologia de ponta, como etiquetas de RFID em cada documento e parametrização de informações para a Gestão de Documentos, agora disponibiliza soluções para gerenciar lâminas de exames laboratoriais vinculadas a seus respectivos laudos.
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Documentos Digitais e sua evolução

O crescimento de documentos digitais que cada empresa administra está gerando uma base de informações gigantesca.
Estamos preparados para isso?

Volume de Dados

Entre em contato e saiba mais sobre armazenagem de documentos e utilização de etiquetas inteligentes na Gestão de Documentos

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Gestão de Documentos e Informações

No Brasil, por falta de uma ação mais contundente das empresas de Guarda de Documentos, ou em razão de sua localização física a grande maioria das empresas de médio e pequeno portes desconhecem essa possibilidade de terceirização.

Como resultado, muitas empresas são autuadas em fiscalizações por não conseguirem recuperar os documentos solicitados de forma organizada.
Além disso, existe a possibilidade de utilizar tecnologia disponível para visualizar uma imagem dos principais documentos da empresa através da internet.
Pensando nesse segmento, a Boomerang File desenvolveu uma solução única no Mercado, onde atendemos micro e pequenas empresas, a um custo diferenciado.
Com ferramentas de última geração, e controle total do acervo, os clientes da Boomerang conseguem organizar e ter à mão todo seus documentos de forma prática e adequada à empresa.
Além dos Documentos Físicos e Digitalizados, a Boomerang possui uma ferramenta própria para emissão, recepção e armazenagem de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas Mercantis – Venda de Produtos) parametrizável para todo tipo e porte de empresas.
Conheça a Boomerang e solicite uma visita de nossos representantes para que sua empresa não fique exposta à Legislação.

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Tempo de Guarda dos Documentos

Pilha
Pilha

Um dos assuntos que mais necessitam de atenção quando falamos em Gestão de Documentos, é o Tempo necessário ou exigido para a sua guarda.

No caso dos documentos que chamamos “históricos” este assunto praticamente não se aplica pois tratamos de acervos históricos de algum fato ou instituição.
Esses documentos são restaurados conforme a necessidade e armazenados ou expostos dependendo da curiosidade histórica.
Como exemplos temos quadros, fotos, Declarações, Leis, e até mídias como LP’s Originais, etc…

Quando falamos em documentos fiscais ou legais, o cuidado é outro.
A Legislação prevê o tempo de guarda e eventualmente a forma em que esses documentos possam necessitar para garantir as informações contidas em cada caso.

Caso a empresa não atenda essas condições, está sujeita a autuações ou até penas maiores.

O jargão que utilizamos no segmento de Guarda de Documentos é “Tabela de Temporalidade”.
Essa tabela pode ser uma síntese de informações constantes em Leis, Decretos e Orientações Jurídicas que tratam especificamente de cada caso ou tipo de documentos.

Por exemplo, normalmente consideramos os documentos que provam nossas informações à Receita Federal, através da Declaração Anual, é de 5 anos.
Existem situações que podem exigir um planejamento sobre o acervo, com objetivo de reduzir ou minimizar a manipulação de documentos armazenados pelas empresas.

Um exemplo clássico fala sobre Prontuários de Funcionários
Enquanto os documentos cadastrais são armazenados por um período de aproximadamente 30 anos, ou para sempre, outros documentos podem ser tratados de forma diferente, de acordo com o know how do responsável pela Guarda e Gestão dos Documentos.
Por exemplo, folhas ou cartões de Ponto Mensal são armazenados por um período muito menor, atendendo somente a casos de Litígio ou Recursos a decisões judiciais.
Por outro lado, documentos como Certidões (Casamento ou Nascimento de Filhos, Óbitos entre outras), devem ser agregadas ao Prontuário do Funcionário e permanecer sob Gestão pelo mesmo período, pois podem ser requisitadas para comprovar tempo de serviço, etc.

Com mais de 20 anos de experiência no segmento, já vi muitos projetos de Gestão Documental atender somente a Tabela de Temporalidade Legal, como por zelo acrescentar uma regra (por exemplo: Tabela Legal + 2 anos).

Na Boomerang File, temos um cuidado especial na informação do período legal de guarda, mas nos atentamos também para quem pode autorizar o expurgo e destruição desses documentos.
Isso garante que alguém sem a informação necessária autorize o descarte dos documentos por falta de conhecimento.

Entre em contato com a Boomerang File e conheça nossa política de Gestão de Tratamento de Documentos e os cuidados que temos quanto ao descarte e devolução dos documentos para consulta.

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Armazenagem

Credibilidade em Backups

Você sabia que só efetuar o backup e armazenar conforme política de segurança da empresa não garante a recuperação de todos os arquivos?
Caso o equipamento que efetuou a gravação da mídia tenha necessidade de manutenção ou substituição, podem ocorrer problemas para a recuperação.
No caso de fitas, por exemplo, se as “cabeças de gravação” estiverem desalinhadas, quando inserido em um novo equipamento ou caso o equipamento tenha passado por manutenção, pode ocorrer de estar desalinhado ao original.
Em casos de mídias como CD, DVD, parte dos arquivos podem ser danificadas no manuseio.
Inclusive HD’s externos podem falhar.
O ideal seria que antes de enviar para a armazenagem, que essas mídias fossem testadas e eventualmente uma revisão preventiva para garantir a integridade das informações.
Muitas empresas ficam mais preocupadas com a forma de armazenar mídias, do que a possibilidade de perder dados importantes.
Conheça a Boomerang File e avalie se seus dados estão devidamente armazenados e com garantia de recuperação

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Empresas precisam arquivar corretamente os papéis

Compartilho uma matéria muito importante e interessante sobre o assunto.

Gestão de documento evita entraves futuro
Fabiana Barreto Nunes
Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida

Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos. Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.
“A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da companhia.”
De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.
Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para arquivar.
Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas. “Documentos relacionados á saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários de cada empresa”, explica Oliveira.
O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador. Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos. “Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico.”
Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das empresas. Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa.
Fonte: DCI – SP

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Gestão de Documentos na Pequena e Média Empresa

No Brasil, por falta de uma ação mais contundente das empresas de Guarda de Documentos, ou em razão de sua localização física a grande maioria das empresas de médio e pequeno portes desconhecem essa possibilidade de terceirização.
Como resultado, muitas empresas são autuadas em fiscalizações por não conseguirem recuperar os documentos solicitados de forma organizada.
Além disso, existe a possibilidade de utilizar tecnologia disponível para visualizar uma imagem dos principais documentos da empresa através da internet.
Pensando nesse segmento, a Boomerang File desenvolveu uma solução única no Mercado, onde atendemos micro e pequenas empresas, a um custo diferenciado.
Com ferramentas de última geração, e controle total do acervo, os clientes da Boomerang conseguem organizar e ter à mão todo seus documentos de forma prática e adequada à empresa.
Além dos Documentos Físicos e Digitalizados, a Boomerang possui uma ferramenta própria para emissão, recepção e armazenagem de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas Mercantis – Venda de Produtos) parametrizável para todo tipo e porte de empresas.
Conheça a Boomerang e solicite uma visita de nossos representantes para que sua empresa não fique exposta à Legislação.

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Guarda e Gestão de Documentos

Recentes alterações impõem necessidade de melhor controle

Com alterações recentes, algumas empresas ainda não estão preparadas para atender obrigações legais e fiscais.

Eventos como NF-e, Sped e aumento de fiscalizações, estão expondo as empresas a um verdadeiro Big Brother Fiscal.

Enquanto os Órgãos Fiscalizadores se preparam cada vez mais com ferramentas que permitem um acompanhamento mais rígido, combatendo o descumprimento de obrigações legais e fiscais, as empresas, principalmente de pequeno porte, desconhecem ou simplesmente ignoram a responsabilidade que recai sobre a Pessoa Jurídica.

A comparação de informações fornecidas entre fornecedor e cliente, é um fato. E pode expor sua empresa a autuações, se não forem tomadas as devidas precauções.

Independente do porte de sua empresa, consulte a Boomerang File e conheça as soluções focadas na redução do risco de autuações fiscais.

Entre em contato e agende uma visita

Boomerang File Gestão de Documentos Ltda
contato@boomerangfile.com.br

Novos Produtos

Com o objetivo de aumentar o portfólio de soluções em gestão Documental, além de nossos serviços já consagrados de Guarda Documentos e Digitalização, a Boomerang passa a disponibilizar duas novas frentes, focadas na eliminação de exposição fiscal.

A primeira trata Notas Fiscais.
Nossa ferramenta permite indexação das Notas Fiscais físicas emitidas / recebidas pela empresa de forma a permitir total controle sobre o acervo. Além disso, tratamos os arquivos xml (NF-e) emitidos ou recebidos, fazendo a validação junto à Receita, verificando a integridade de toda a estrutura do arquivo e armazenando de forma estruturada.
Essa solução permite comparar os documentos físicos e eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa com base do SPED, contabilizada e sujeita à fiscalização.
Somos a única empresa no Brasil a trabalhar com Notas Fiscais Físicas e Eletrônicas, validando toda a base.

Outra solução é o tratamento de Prontuário de Funcionários.
Conforme a política da empresa, definimos quais são os documentos obrigatórios e quais são eventuais necessários para atender a legislação trabalhista.
Os prontuários são verificados, levantadas possíveis pendências através de um check list personalizado e identificado individualmente.
Com este formato, podemos atender de forma rápida e garantida, uma vez que toda a documentação está completa e atualizada.

Gostaria de agendar uma apresentação com os responsáveis pela gestão desses documentos na sua empresa, possibilitando a demonstração e detalhamento das soluções acima.

Por favor, informe uma data para essa breve reunião.

contato@boomerangfile.com.br