Terceirizar ou guardar: saiba quando manter suas caixas de documentos

Nas pequenas empresas, é muito comum que secretárias, funcionários administrativos e até estagiários acabem lidando com a organização de arquivos. Arquivar documentos, no entanto, causa diversos impactos negativos, já que o tempo dedicado ao arquivo acaba consumindo horas que poderiam ser ocupadas com atividades essenciais e que representam mais resultados para a sua empresa.

A terceirização da guarda de documentos pode ser uma ótima alternativa, mas para isso, a empresa deve ter alguns critérios. Quer saber quando terceirizar e quando guardar suas caixas de documentos? Então acompanhe o post que elaboramos para você!

Terceirizar ou guardar, eis a questão!

A guarda e a gestão de documentos é uma solução interessante mesmo para pequenos negócios. Empresas especializadas que cuidam não apenas do armazenamento, mas também do gerenciamento de documentos, apresentam um excelente custo benefício, como já explicamos aqui. Porém, mais do que avaliar o custo benefício de um serviço de guarda, é preciso saber quais documentos devem ficar na empresa e quais documentos podem ser parte do arquivo morto sem nenhum problema.

Quais documentos manter na empresa?

Existem determinados documentos que precisam estar à disposição da fiscalização para evitar autuações. Obviamente, dependendo do tipo de atividade, podem existir ainda mais documentos, como licenças específicas relacionadas à atividade, por exemplo. Acompanhe abaixo quais são os principais papeis que sua empresa minimamente deve manter:

Alvará

Para que tenha seu funcionamento regularizado pela Prefeitura, toda empresa deve ter um Alvará. Este documento atesta que o local da empresa é adequado à lei de zoneamento, se a planta do imóvel está regularizada e se existe o habite-se. Caso não seja apresentado durante a fiscalização, a empresa pode ser fechada imediatamente.

CNPJ

O CNPJ funciona como uma espécie de cartão de identificação e quando válido indica que a empresa não possui débitos de tributos junto à Receita Federal. Trata-se de outro documento essencial que a empresa deve ter o original em seu arquivo.

Inscrição estadual e municipal

Empresas que atuam no comércio ou na indústria precisam de um cadastro junto à Secretaria do Estado. Já para as prestadoras de serviço, esse cadastro é feito junto ao Município. Tanto a inscrição estadual, como a municipal, servem para o controle do pagamento de tributos, que devem estar regularizados perante as Secretarias da Fazenda.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Esse documento tem natureza trabalhista e serve para declarar as contratações feitas pela empresa. Apenas microempreendedores individuais não precisam ter esse papel e anualmente as empresas obrigadas a sua a apresentação devem enviar ao Ministério do Trabalho essa relação, sob pena de multa. A RAIS também costuma ser solicitada pelos fiscais trabalhistas.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Trata-se de outro documento trabalhista essencial que a empresa precisa ter para que não seja autuada pelos fiscais do trabalho. Como o próprio nome já explica, esse documento formaliza todas as contratações e demissões que foram realizadas pela empresa.

Livros

Os livros são documentos contábeis que registram as movimentações financeiras da empresa e são solicitados pelos fiscais da Receita, para que analisem a cobrança de tributos feita com base nessas transações. Trata-se de outro documento que, caso a empresa não tenha, pode gerar a aplicação de sanções.

Guias

Guias de Recolhimento de FGTS e Guias de Previdência também devem estar sempre à mão, caso haja alguma fiscalização.

Contratos, contas vencidas e até folhas de pagamento podem ser armazenados de forma segura através da guarda de documentos. Certamente liberando essa papelada, você tem mais espaço para desenvolver seu negócio e funcionários mais produtivos e satisfeitos!

Esse post foi útil para você? Tem dúvidas sobre quais documentos deve armazenar? Deixe seus comentários abaixo!

Quanto custa acumular caixas na sua empresa?

O que você faria com mais espaço na sua empresa? Uma bela sala para receber seus clientes e parceiros? Uma área de lazer para melhorar a qualidade de vida dos seus funcionários? Certamente modificações como estas poderiam trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

No entanto, quando se trata de criar mais espaço físico, a primeira solução que vem à cabeça dos empreendedores é mudar de endereço. Só de pensar no trabalho e nos custos de uma mudança, é bem provável que você acabe deixando essa decisão de lado. Porém, fazendo alguns cálculos, é possível criar mais espaço por muito menos do que você imagina. Se você anda pensando em dar um novo fim para aquelas caixas que andam se acumulando lá no fundo do escritório e promover um arquivamento de documentos inteligente, é melhor você continuar lendo este post!

Entre caixas, arquivos e acúmulos

Se perguntarmos para a maioria dos empreendedores qual é o objeto que mais ocupa espaço, sem necessariamente representar tanta utilidade no dia a dia da empresa, a maioria responderá que as caixas de arquivos com documentos são as grandes responsáveis por minimizar o espaço físico e útil do seu negócio.

É claro que documentos possuem a sua importância. No entanto, quando se pensa realmente no espaço que eles ocupam comparado ao número de vezes que são consultados, a conclusão que se chega é que manter um arquivo dentro do seu escritório é na verdade pouco eficiente e caro.

O custo

Recentemente, a Boomerang File colheu alguns dados sobre o custo benefício da guarda de documentos. Veja o nosso infográfico abaixo!

infografico-boomerang-armazenamento

 

Segundo a nossa pesquisa, enquanto armazenar suas caixas pode ter um custo estimado de R$ 400/mês para a sua empresa, com a Boomerang pode-se armazená-las por menos da metade deste custo.

Os benefícios de ter espaço

Otimizar o espaço da sua empresa não significa apenas economia no orçamento. Existem outros benefícios que podem promover impactos ainda mais positivos.

Organização

Imagine que você tem uma reunião importante e para participar dela você precisa de um documento que está armazenado em alguma daquelas caixas empilhadas no fundo do escritório. Antes da reunião, você se depara com as caixas e nada de encontrar o tal documento. Pode imaginar o estresse e o eventual prejuízo que a perda de um documento pode causar?

A guarda de documentos não inclui apenas o armazenamento de caixas, como também a organização e a catalogação dos documentos, fazendo com que você tenha em mãos aquilo que precisa, no momento em que for necessário.

Imagem

Com mais espaço, você pode aproveitar melhor o layout da sua empresa e investir mais na imagem do seu negócio. Como já diz o ditado “a primeira impressão é a que fica”, então que tal aproveitar melhor o espaço da sua empresa, deixando o ambiente mais agradável e mais alinhado com os valores e a imagem que você quer transmitir aos seus clientes?

Produtividade

Com a modernidade, as relações entre o trabalho e a vida pessoal se tornaram mais estreitas. Por isso, ter qualidade de vida dentro do ambiente de trabalho deixou de ser uma questão secundária para se tornar uma prioridade. Até porque, empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários contam com o aumento de produtividade e, consequentemente, melhoria dos resultados. Que tal criar um espaço para a convivência dos colaboradores dentro da sua empresa,como uma sala de descanso, por exemplo?

Espaços físicos bem aproveitados proporcionam melhorias no dia a dia e trazem resultados positivos diretos e indiretos para as empresas e seus colaboradores.

Você tem dúvidas sobre como a guarda de documentos pode trazer benefícios para orçamento da sua empresa? Nosso infográfico ajudou? Deixe seus comentários abaixo!

Projetos Personalizados

A Boomerang File desenvolve e implementa Projetos Personalizados de Gestão de Documentos e Informações para qualquer segmento ou porte empresarial.

Dessa forma, temos em nosso portfólio de soluções, Gestão de Prontuários Médicos, Fichas de Atendimento a Clientes ou Pacientes, Gestão de Processos com a utilização de tecnologia RFID (Etiquetas com sensores de Rádio Frequência), seja na caixa ou individualmente em cada documento.

Nosso Sistema de Gestão desenvolvido para acesso remoto e segurança das informações e armazenagem, permite Controle Total do Cliente ao acervo documental, e data prevista em Lei para descarte.

As soluções desenvolvidas pela Boomerang atendem pequenos clientes (até 50 caixas de arquivos) a grandes conglomerados.

Consulte nosso Atendimento para agendar uma visita e conhecer detalhes de nossas Soluções

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Novidades em Gestão de Documentos

Sempre buscando novas alternativas para atender empresas de todos os segmentos e portes, utilizando ferramentas de tecnologia de ponta, como etiquetas de RFID em cada documento e parametrização de informações para a Gestão de Documentos, agora disponibiliza soluções para gerenciar lâminas de exames laboratoriais vinculadas a seus respectivos laudos.
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Documentos Digitais e sua evolução

O crescimento de documentos digitais que cada empresa administra está gerando uma base de informações gigantesca.
Estamos preparados para isso?

Volume de Dados

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Gestão de Documentos e Informações

No Brasil, por falta de uma ação mais contundente das empresas de Guarda de Documentos, ou em razão de sua localização física a grande maioria das empresas de médio e pequeno portes desconhecem essa possibilidade de terceirização.

Como resultado, muitas empresas são autuadas em fiscalizações por não conseguirem recuperar os documentos solicitados de forma organizada.
Além disso, existe a possibilidade de utilizar tecnologia disponível para visualizar uma imagem dos principais documentos da empresa através da internet.
Pensando nesse segmento, a Boomerang File desenvolveu uma solução única no Mercado, onde atendemos micro e pequenas empresas, a um custo diferenciado.
Com ferramentas de última geração, e controle total do acervo, os clientes da Boomerang conseguem organizar e ter à mão todo seus documentos de forma prática e adequada à empresa.
Além dos Documentos Físicos e Digitalizados, a Boomerang possui uma ferramenta própria para emissão, recepção e armazenagem de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas Mercantis – Venda de Produtos) parametrizável para todo tipo e porte de empresas.
Conheça a Boomerang e solicite uma visita de nossos representantes para que sua empresa não fique exposta à Legislação.

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Tempo de Guarda dos Documentos

Pilha
Pilha

Um dos assuntos que mais necessitam de atenção quando falamos em Gestão de Documentos, é o Tempo necessário ou exigido para a sua guarda.

No caso dos documentos que chamamos “históricos” este assunto praticamente não se aplica pois tratamos de acervos históricos de algum fato ou instituição.
Esses documentos são restaurados conforme a necessidade e armazenados ou expostos dependendo da curiosidade histórica.
Como exemplos temos quadros, fotos, Declarações, Leis, e até mídias como LP’s Originais, etc…

Quando falamos em documentos fiscais ou legais, o cuidado é outro.
A Legislação prevê o tempo de guarda e eventualmente a forma em que esses documentos possam necessitar para garantir as informações contidas em cada caso.

Caso a empresa não atenda essas condições, está sujeita a autuações ou até penas maiores.

O jargão que utilizamos no segmento de Guarda de Documentos é “Tabela de Temporalidade”.
Essa tabela pode ser uma síntese de informações constantes em Leis, Decretos e Orientações Jurídicas que tratam especificamente de cada caso ou tipo de documentos.

Por exemplo, normalmente consideramos os documentos que provam nossas informações à Receita Federal, através da Declaração Anual, é de 5 anos.
Existem situações que podem exigir um planejamento sobre o acervo, com objetivo de reduzir ou minimizar a manipulação de documentos armazenados pelas empresas.

Um exemplo clássico fala sobre Prontuários de Funcionários
Enquanto os documentos cadastrais são armazenados por um período de aproximadamente 30 anos, ou para sempre, outros documentos podem ser tratados de forma diferente, de acordo com o know how do responsável pela Guarda e Gestão dos Documentos.
Por exemplo, folhas ou cartões de Ponto Mensal são armazenados por um período muito menor, atendendo somente a casos de Litígio ou Recursos a decisões judiciais.
Por outro lado, documentos como Certidões (Casamento ou Nascimento de Filhos, Óbitos entre outras), devem ser agregadas ao Prontuário do Funcionário e permanecer sob Gestão pelo mesmo período, pois podem ser requisitadas para comprovar tempo de serviço, etc.

Com mais de 20 anos de experiência no segmento, já vi muitos projetos de Gestão Documental atender somente a Tabela de Temporalidade Legal, como por zelo acrescentar uma regra (por exemplo: Tabela Legal + 2 anos).

Na Boomerang File, temos um cuidado especial na informação do período legal de guarda, mas nos atentamos também para quem pode autorizar o expurgo e destruição desses documentos.
Isso garante que alguém sem a informação necessária autorize o descarte dos documentos por falta de conhecimento.

Entre em contato com a Boomerang File e conheça nossa política de Gestão de Tratamento de Documentos e os cuidados que temos quanto ao descarte e devolução dos documentos para consulta.

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Armazenagem

Credibilidade em Backups

Você sabia que só efetuar o backup e armazenar conforme política de segurança da empresa não garante a recuperação de todos os arquivos?
Caso o equipamento que efetuou a gravação da mídia tenha necessidade de manutenção ou substituição, podem ocorrer problemas para a recuperação.
No caso de fitas, por exemplo, se as “cabeças de gravação” estiverem desalinhadas, quando inserido em um novo equipamento ou caso o equipamento tenha passado por manutenção, pode ocorrer de estar desalinhado ao original.
Em casos de mídias como CD, DVD, parte dos arquivos podem ser danificadas no manuseio.
Inclusive HD’s externos podem falhar.
O ideal seria que antes de enviar para a armazenagem, que essas mídias fossem testadas e eventualmente uma revisão preventiva para garantir a integridade das informações.
Muitas empresas ficam mais preocupadas com a forma de armazenar mídias, do que a possibilidade de perder dados importantes.
Conheça a Boomerang File e avalie se seus dados estão devidamente armazenados e com garantia de recuperação

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Empresas precisam arquivar corretamente os papéis

Compartilho uma matéria muito importante e interessante sobre o assunto.

Gestão de documento evita entraves futuro
Fabiana Barreto Nunes
Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida

Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos. Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.
“A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da companhia.”
De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.
Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para arquivar.
Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas. “Documentos relacionados á saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários de cada empresa”, explica Oliveira.
O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador. Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos. “Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico.”
Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das empresas. Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa.
Fonte: DCI – SP

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Gestão de Documentos na Pequena e Média Empresa

No Brasil, por falta de uma ação mais contundente das empresas de Guarda de Documentos, ou em razão de sua localização física a grande maioria das empresas de médio e pequeno portes desconhecem essa possibilidade de terceirização.
Como resultado, muitas empresas são autuadas em fiscalizações por não conseguirem recuperar os documentos solicitados de forma organizada.
Além disso, existe a possibilidade de utilizar tecnologia disponível para visualizar uma imagem dos principais documentos da empresa através da internet.
Pensando nesse segmento, a Boomerang File desenvolveu uma solução única no Mercado, onde atendemos micro e pequenas empresas, a um custo diferenciado.
Com ferramentas de última geração, e controle total do acervo, os clientes da Boomerang conseguem organizar e ter à mão todo seus documentos de forma prática e adequada à empresa.
Além dos Documentos Físicos e Digitalizados, a Boomerang possui uma ferramenta própria para emissão, recepção e armazenagem de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas Mercantis – Venda de Produtos) parametrizável para todo tipo e porte de empresas.
Conheça a Boomerang e solicite uma visita de nossos representantes para que sua empresa não fique exposta à Legislação.

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Guarda e Gestão de Documentos

Recentes alterações impõem necessidade de melhor controle

Com alterações recentes, algumas empresas ainda não estão preparadas para atender obrigações legais e fiscais.

Eventos como NF-e, Sped e aumento de fiscalizações, estão expondo as empresas a um verdadeiro Big Brother Fiscal.

Enquanto os Órgãos Fiscalizadores se preparam cada vez mais com ferramentas que permitem um acompanhamento mais rígido, combatendo o descumprimento de obrigações legais e fiscais, as empresas, principalmente de pequeno porte, desconhecem ou simplesmente ignoram a responsabilidade que recai sobre a Pessoa Jurídica.

A comparação de informações fornecidas entre fornecedor e cliente, é um fato. E pode expor sua empresa a autuações, se não forem tomadas as devidas precauções.

Independente do porte de sua empresa, consulte a Boomerang File e conheça as soluções focadas na redução do risco de autuações fiscais.

Entre em contato e agende uma visita

Boomerang File Gestão de Documentos Ltda
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Novos Produtos

Com o objetivo de aumentar o portfólio de soluções em gestão Documental, além de nossos serviços já consagrados de Guarda Documentos e Digitalização, a Boomerang passa a disponibilizar duas novas frentes, focadas na eliminação de exposição fiscal.

A primeira trata Notas Fiscais.
Nossa ferramenta permite indexação das Notas Fiscais físicas emitidas / recebidas pela empresa de forma a permitir total controle sobre o acervo. Além disso, tratamos os arquivos xml (NF-e) emitidos ou recebidos, fazendo a validação junto à Receita, verificando a integridade de toda a estrutura do arquivo e armazenando de forma estruturada.
Essa solução permite comparar os documentos físicos e eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa com base do SPED, contabilizada e sujeita à fiscalização.
Somos a única empresa no Brasil a trabalhar com Notas Fiscais Físicas e Eletrônicas, validando toda a base.

Outra solução é o tratamento de Prontuário de Funcionários.
Conforme a política da empresa, definimos quais são os documentos obrigatórios e quais são eventuais necessários para atender a legislação trabalhista.
Os prontuários são verificados, levantadas possíveis pendências através de um check list personalizado e identificado individualmente.
Com este formato, podemos atender de forma rápida e garantida, uma vez que toda a documentação está completa e atualizada.

Gostaria de agendar uma apresentação com os responsáveis pela gestão desses documentos na sua empresa, possibilitando a demonstração e detalhamento das soluções acima.

Por favor, informe uma data para essa breve reunião.

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