Gestão de Documentos para Pequenas, Médias e Grandes empresas

A Gestão de Documentos desempenha um papel fundamental na organização de grandes empresas, alguns exemplos de seguimentos onde a Gestão de Documentos são indispensáveis são:

  •  Museus – principal prioridade a preservação histórica e cultural
  •  Universidades – registros de milhares de alunos
  • Terceirização de Recursos Humanos – Documentos de Funcionários
  • Instituições bancárias – Contratos
  • Associações de Advogados – Processos

Porém, a tecnologia e os recursos atuais aplicados a Gestão e Guarda de Documentos, possibilita as pequenas e médias empresas contratarem os serviços com excelente Custo/Benefício.

Definitivamente, toda empresa, independentemente do tamanho necessita armazenar de forma correta os documentos da organização.

Listamos alguns motivos para se considerar a Gestão Documental:
Serviço Acessível
A contratação da Guarda de Documentos pode ser feita  por Pessoas Físicas que desejam manter os documentos organizados,  mas é mais comum pequenas, médias e grandes empresas, utilizarem os serviços. Como já falamos no post do “Custo/Benefício” o espaço liberado pode ser melhor aproveitado para atividades lucrativas.

Clientes Satisfeitos
O maior patrimônio de uma empresa são os clientes que geram a receita do negócio. Com o avanço tecnológico e as facilidades da era digital, os consumidores esperam agilidade no atendimento e identificação de  seus registros e se possível o acesso digital.

Aumento da Produtividade
Tempo é um recurso importante e nunca se investiu tanto em treinamento de administração do tempo como nos dias atuais.
Perder tempo procurando arquivos perdidos gera custo de dinheiro. O investimento em um bom sistema de organização auxilia no armazenamento e pesquisa de arquivos.

Credibilidade
A organização de um espaço impacta diretamente na imagem que o seus clientes e parceiros formam sobre o seu negócio. Internamente motiva os colaboradores por estarem em um ambiente limpo e organizado.

Armazenamento na Nuvem e os documentos digitais

O Armazenamento de Documentos Digitais exige uma operação organizada para que no futuro sejam facilmente encontrados.
A forma como os arquivos são nomeados são de extrema importância e facilitam o gerenciamento e a pesquisa.
O armazenamento em nuvem auxilia na preservação dos arquivos físicos/originais e disponibilidade de espaço físico.

A sustentabilidade e questões ecológicas tem um peso relevante e os processos digitais tendem a contribuir para esse quesito, onde milhares de arquivos deixam de ser impressos com o auxílio dos meios digitais.

Atenção, documentos digitais não devem ser confundidos com os digitalizados (que não possuem valor legal).
Compreenda a diferença lendo o artigo: Documentos digitais substituem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos.

Possui um sistema de gerenciamento dos seus documentos físicos e digitais? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de Documentos

Aliado para o aumento de produtividade e otimização de tempo

Toda empresa que se preocupa com a produtividade da equipe, deve considerar a guarda de documentos como uma aliada nas estratégias de otimização de tempo. O recurso pode impactar positivamente na receita do negócio e auxiliar a melhoria da cultura organizacional.
As informações devem estar bem difundidas entre os setores e envolver os funcionários, desde a gerência aos diretores de diferentes departamentos, gerando maior eficiência sem aumento nos custos.

Veja abaixo algumas boas práticas no gerenciamento de documentos que impactam a produtividade:

Menos burocracia
Conte sempre com procedimentos bem definidos e completos para identificar o caminho do documento. Essa precaução pode aumentar a produtividade consideravelmente.
Um checklist pode garantir que todos os envolvidos estão fazendo as tarefas necessárias para que o processo corra bem e garanta a integridade do documento. É importante seguir as etapas de escaneamento, edição, assinatura e armazenamento.
Com a avaliação dos primeiros processos é possível medir o tempo utilizado em cada estágio e identificar os gargalos onde os documentos ficam mais tempo retidos.

Evite duplicar o documento
A duplicação de documentos pode acarretar sérios problemas. Se um funcionário faz alterações em uma cópia, e outro setor está trabalhando em uma nova versão, sua empresa pode ter informações desatualizadas e divergentes.

Principalmente no setor financeiro, por exemplo, essa situação pode causar prejuízos.

Equipe Treinada
É importante que cada membro de sua equipe, lide com os documentos de forma apropriada, e saibam onde e como são armazenadas as informações, isso garante a segurança e o aumento da produtividade.
Adotar o uso de protocolos pode auxiliar no processo de treinamentos.

Atente-se à segurança
É preciso precauções no quesito segurança. Documentos acessíveis são importantes para aumentar a produtividade, porém há, também, o aumento da vulnerabilidade. O ambiente de armazenagem deve ser seguro e contar com um rígido controle de acesso.

Nunca deixe de manter os backups atualizados para que haja rápido restabelecimento em caso de necessidade.

Considere serviços especializados
O serviço de guarda de documentos e gerenciamento documental proporciona economia de espaço interno, que poderá ser utilizado na expansão de negócios rentáveis. Poupa o tempo de funcionários na tarefa de armazenamento e pesquisa da informação.
A Boomerang File garante a segurança da informação e oferece o serviço de entrega e retirada de documentos.

Consulte os planos que mais se adéquam as suas necessidades!

Custo Benefício Entenda as vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos.

Muitas são as vantagens de contratar o serviço de guarda de documentos, iremos tratar abaixo alguns pontos importantes a se considerar:

– Espaço Físico
O valor do m² de um ambiente corporativo torna-se caro se mal utilizado.
Você já parou para pensar que aquela sala com o arquivo morto pode ser melhor aproveitada por uma equipe produtiva, gerando lucratividade?

– Segurança
A prevenção de incêndios deve ser considerada, assim como a umidade que pode trazer danos irreversíveis aos arquivos.
A confidencialidade de informações importantes contidas em documentos em posse da empresa, muitas vezes exige um rigoroso controle de acesso.

– Organização
Com o auxílio da tecnologia é possível organizar os documentos facilmente, auxiliando na catalogação e armazenagem.

– Economia de Tempo
O processo de organização permite a otimização do tempo.
Oferta de equipe especializada em Full Service Storage que garante a gestão inteligente atrelada a guarda.

– Fácil Localização
Com a metodologia adequada é possível localizar rapidamente um documento armazenado.

– Preservação
Arquivar documentos pede condições ideais de armazenagem, afim de evitar o acumulo de poeira e proliferação de pragas que possam danificar o acervo.
As Caixas Box tem o tamanho ideal para armazenar os documentos sem riscos de amassar.

– Planos Acessíveis
Boomerang File oferece planos acessíveis para pessoas físicas, pequenas, médias e grandes empresas.

Confira aqui! 

A importância da informação e sua segurança

Muitos são os documentos que precisam ser mantidos em segurança para que o andamento da organização se mantenha estável.
O serviço de guarda de documentos garante a organização, economia de tempo e espaço.
O armazenamento correto de documentos é um importante aliado na produtividade e um centro ativo de informações, que auxilia nas pesquisas dos diversos ramos administrativos e influencia as tomadas de decisões.

Antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e um gerador de ideias, será preciso escolher a forma de arquivamento.
Um ponto importante a se considerar é a política de segurança, que garante a proteção adequada dos documentos físicos e digitais. Para isso existem diversos recursos tecnológicos, como: hardwares, softwares e backups periódicos.
A instalação onde os arquivos serão mantidos devem manter um padrão de segurança, com equipamentos contra incêndios, reguladores de energia, controle de acesso, etc.
Os documentos físicos pedem um cuidado especial na armazenagem para evitar problemas com umidade, amassados e manchas. O ideal é mantê-los em caixas especificas, devidamente identificadas e organizadas.
A Boomerang File é especialista em guarda de documentos e garante o sigilo, responsabilidade, integridade e disponibilidade. Oferecendo, inclusive, o serviço de entrega e retirada de documentos (Serviço Delivery).

 

Guardar documentos pode livrar sua empresa de problemas com a Justiça. Saiba como!

Um dos maiores desafios das empresas na era da informação é realizar uma boa gestão de seus documentos. Com o número crescente de dados que as companhias precisam lidar hoje, é preciso saber organizar e proporcionar acessibilidade ágil dos documentos, caso contrário, a produtividade costuma ser bastante afetada.

Já tratamos aqui no blog sobre os diversos aspectos da gestão de documentos. Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a gestão deve ser realizada a partir de diferentes ferramentas e soluções, visando sempre atender as necessidade e demandas específicas de uma empresa.

Por este motivo, às vezes convém utilizar a digitalização, em outras situações a guarda é melhor recomendada, para alguns negócios a simples organização dos documentos é o seu maior entrave. Assim, a gestão de documentos deve sempre ser analisada como um conjunto de soluções e não apenas uma solução única.

De toda forma, gerenciar bem os documentos evita uma série de problemas no dia a dia da empresa, que afetam o relacionamento interno e externo, tanto com colaboradores, quanto com órgãos de fiscalização e até a própria Justiça. Para saber mais, confira!

O Novo Código de Processo Civil e a guarda de documentos

Em março de 2015 foi editada uma lei que instituiu o Novo Código de Processo Civil (CPC) e alterou alguns dos procedimentos relativos à tramitação de ações judiciais. Uma das principais alterações que está diretamente relacionada à gestão de documentos, diz respeito à possibilidade da produção forçada de provas.

Segundo o novo CPC, o juiz agora pode forçar que a empresa apresente determinados documentos necessários ao esclarecimento de fatos que tenham sido apontados em uma ação judicial. Além de determinar a apresentação forçada dos documentos, o juiz também poderá impor penalidades à empresa caso descumpra a sua determinação. Em casos mais graves, a lei autoriza que o magistrado solicite uma busca e apreensão, onde utiliza a força policial para obter qualquer item necessário ao andamento da justiça.

Por esta razão, as empresas devem sem ainda mais cautelosas no que se refere à guarda de documentos. Mais do que um acervo organizado, a empresa deve ter atenção com relação à digitalização e principalmente o descarte e destruição de documentos.

É fundamental que, além de respeitar os prazos legais para a manutenção de documentos, a empresa tenha um controle de todo o seu acervo, mesmo que se trate de um arquivo morto.

Evitando problemas na Justiça

Diante de uma notícia como esta, pode ser que muitos empreendedores estejam preocupados com relação ao espaço e à segurança relacionadas ao armazenamento e arquivamento de documentos. Afinal, se é mais arriscado não manter ou gerenciar os documentos, como fazê-lo a partir do espaço limitado da empresa?

Porém, isso não precisa ser objeto de preocupação, já que existem no mercado serviços específicos para realizar a guarda. Mesmo empresas de micro e pequeno porte, que costumam ter mais problemas com espaço, podem se valer desse tipo de serviço.

A vantagem da guarda de documentos terceirizada é que, além de liberar espaço e trazer uma boa economia para o negócio, ela oferece maior segurança aos documentos.

Com as novas determinações da legislação, o empreendedor deve tomar mais cuidado com a guarda. Buscar terceirizar os serviços de guarda ou mesmo buscar soluções para o gerenciamento de documentos pode ser uma excelente alternativa para quem não quer problemas na Justiça.

Você as novas determinações legais sobre documentos? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos para manter seus documentos seguros? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Gestão de documentos e crise econômica: saiba como organização pode gerar economia para a sua empresa

Diante de um panorama de instabilidade, é muito comum que empreendedores encontrem dificuldades na hora de buscar soluções para os impactos negativos da crise. Na dúvida, muitos acabam cortando gastos. Porém, quando essa medida é realizada sem critério, ou mesmo, sem planejamento, a qualidade quase sempre é comprometida.

Por isso, mais do que cortar gastos agora é o momento de se otimizar rotinas de trabalho, automatizar processos e também investir no aumento da produtividade. Ações visando essas metas, certamente podem preservar o orçamento da empresa, garantindo maiores chances de sobrevivência ao negócio.

Uma das ferramentas que pode colaborar com esse processo é a implementação da gestão de documentos. Para saber como ela funciona e de que maneira ela pode trazer economia para o seu negócio, confira!

Gestão de documentos e otimização do orçamento

O corte de gastos sem nenhum planejamento prévio pode trazer uma série de efeitos colaterais para o seu negócio. Em momentos de instabilidade, é preciso se planejar e promover a otimização dos processos internos, garantindo assim a alta eficiência e produtividade.

Para a maior parte das empresas os documentos são peças chave no dia a dia e precisam de uma especial atenção. Afinal, quando o acesso aos documentos é difícil, por traz dessa situação existe sempre um colaborador perdendo tempo e uma empresa perdendo dinheiro.

A gestão de documentos é capaz de melhorar a rotina, trazendo economia no orçamento em diversos aspectos.

Economia de tempo

Quem já passou pela situação de perder um documento ou mesmo levar horas para encontra-lo, sabe quanto isso pode prejudicar a rotina dentro de uma empresa. Um dos elementos da gestão de documentos é a organização funcional, promovida com base nas necessidades e rotinas da empresa. Com esse tipo de serviço é possível eliminar problemas dessa natureza, fazendo com que o tempo seja melhor gasto com tarefas que efetivamente revertem para o colaborador e para a empresa.

Economia de papel

Outra tarefa que engloba a gestão de documentos é a digitalização. Embora muitas empresas tenham optado por digitalizar seus documentos, essa solução não é única e que deve ser aplicada a todos os documentos.

Como já explicamos aqui, a digitalização deve ser adotada para documentos que necessitem do acesso remoto, ou mesmo da consulta simultânea. Digitalizar todos os documentos de uma empresa, além de caro, poderá não trazer todos os benefícios que se espera.

Porém, um benefício que a digitalização traz é inegável: ela acaba diminuindo os gastos com impressões e papel. Por isso, ela deve ser considerada para casos específicos na empresa pois, quando bem realizada, traz agilidade e menos gastos com impressões.

Economia de espaço

Já explicamos aqui no blog que acumular caixas dentro da sua empresa, apenas com o objetivo de armazenar documentos, pode custar muito caro ao seu negócio, além de limitar seu espaço físico. Contratar um serviço de guarda de documentos, além de ser mais barato, permite que você crie mais espaço na sua empresa para crescer e gerar mais resultados.

A guarda de documentos é outra medida que engloba a gestão de documentos e ainda é pouco difundida no Brasil, especialmente para os pequenos negócios. No entanto, guardar os documentos de uma empresa em uma estrutura própria é considerada uma das melhores soluções em termos de gerenciamento de documentos.

Hoje as empresas de guarda oferecem diversos serviços complementares, que englobam a gestão de documentos e foram justamente pensados para a necessidade de todos os tipos de negócios. Antes de sair cortando gastos e pessoas, vale a pena considera

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Documentos digitais substiuem os originais: saiba como gerenciar documentos eletrônicos

Embora a legislação seja clara em impedir a equiparação dos documentos digitalizados aos originais, ela acaba sendo omissa quando se trata de documentos digitais. Se as empresas precisam manter um arquivo morto ou um acervo contendo os seus originais no caso dos documentos digitalizados, o que fazer com os documentos digitais ou eletrônicos? Eles também não substituem os originais? Como devem ser armazenados?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, documentos digitais e documentos digitalizados não são a mesma coisa e isso acaba gerando uma série de dúvidas para empreendedores, secretarias, arquivistas e outros profissionais que lidam diariamente com a gestão de documentos.

Para solucionar a questão de vez a questão, elaboramos um post completo explicando a diferença entre documentos digitais e digitalizados, além do funcionamento da certificação digital. Quer saber mais? Então, confira!

Documentos digitais X documentos digitalizados

Embora muitas vezes os termos documentos digitais e documentos digitalizados sejam utilizados indistintamente, na prática, existe uma grande diferença entre eles.

Documentos digitalizados são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais.

Os documentos digitais, por sua vez, foram aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital, uma espécie de credencial eletrônica que atesta a veracidade desses documentos.

Os documentos digitalizados não possuem qualquer validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais. Já os documentos digitais, como surgem no próprio meio eletrônico e são certificados, possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.

O que é a certificação digital?

A certificação digital é uma tecnologia que permite o usuário emitir e assinar documentos no meio online, além de possibilitar a comunicação e a realização de transações seguras. Trata-se de uma espécie de credencial, que atesta a identidade tanto de máquinas e sites, como de pessoas e empresas. Por meio do recurso da criptografia, o certificado digital garante autenticidade na geração e na transmissão de dados, assegurando a veracidade e a confidencialidade tanto das informações, quanto das partes envolvidas.

Além de possibilitar o acesso e a transmissão segura de dados, a certificação digital viabiliza a assinatura de documentos, com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Por isso, graças ao certificado digital, um documento digital conta com a mesma autenticidade e segurança de um documento original.

Com a certificação digital, portanto, é possível gerar documento eletrônicos que sejam autênticos, além de possibilitar as respectivas assinaturas desses documentos.

Com o certificado digital, muitas empresas vêm experimentando inúmeros benefícios que vão desde a praticidade e agilidade, até a economia de recursos.

Gerenciamento de documentos digitais

Para que a sua empresa realize operações seguras na internet e emita documentos digitais, é preciso contar com um certificado digital. Embora a certificação digital já seja obrigatória em determinadas situações, nem todas as empresas contam com essa credencial eletrônica.

Para obter um certificado digital, é necessário que a empresa busque uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil. Essas Autoridades Certificadoras (“AC”) são credenciadas pela Infraestrutura das Chaves Pública Brasileiras – ICP Brasil, e são responsáveis pela emissão dos certificados digitais. Durante o processo de obtenção do certificado as AC’s ficam responsáveis por criar uma identificação da empresa ou pessoa física no meio digital.

Os certificados contam com todos os dados do titular, que são previamente detalhados na política de segurança das AC’s.

Vale destacar que, embora os documentos digitais tenham autenticidade, muitos deles ficam armazenados em softwares próprios e precisam de um back up no sistema do usuário. Assim, as empresas que possuem documentos digitais precisam promover o gerenciamento e o arquivamento em meio eletrônico

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento desses documentos em meio digital, ou ainda, realizem o back up físico.

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Organização do arquivo: como encontrar os documentos com facilidade

Quem lida com um número grande de documentos diariamente, sabe como é difícil manter um acervo organizado. A organização do arquivo é uma tarefa dinâmica, que depende da funcionalidade. Logo, se ela não proporciona acessibilidade e não é feita de forma inteligente, existe uma grande chance de que os documentos saiam do lugar correto e nunca mais voltem para ele.

Escrever regras de boas práticas e deixa-las afixadas nas paredes da empresa, pode até conscientizar os colaboradores. Porém, na correria do dia a dia, muitos acabam não praticando aquilo que leem e os documentos somem, gerando muita dor de cabeça para os responsáveis pelos papéis.

Se você atua como secretária ou arquivista, confira algumas dicas que separamos para você tornar os documentos da sua empresa mais acessíveis!

Estabeleça critérios de organização

A organização do arquivo vai muito além de separá-los e armazená-los em caixas. Caso não seja feita de forma inteligente, a chance de que os documentos sejam retirados e não voltem ao seu devido lugar é grande. Quem trabalha com documentos sabe o quanto é difícil manter a organização em dia, principalmente porque muitas vezes os documentos são consultados por diferentes colaboradores da empresa.

O ideal é estabelecer critérios adequados às rotinas da empresa. Isso faz com que os a guarda dos documentos se adapte ao dia a dia do negócio, e não o contrário. Procure sempre definir quais são as rotinas da sua empresa que demandam o acesso à documentação. Se estamos falando em atividades de fiscalização, por exemplo, que tal manter uma caixa ou pasta exclusiva com todos os documentos necessários? Isso faz com que a utilidade da caixa seja mais importante do que a dos documentos, logo, a chance de eles sumirem de lá é bem menor.

Evite o acúmulo de documentos

Ter muitos documentos acumulados é outro motivo que dificulta o acesso e a localização. Procure separar aqueles documentos que são mais utilizados e disponha em um arquivo específico aqueles que só serão usados em ocasiões determinadas. Separar os documentos pelo critério da usabilidade e evitar que todos se acumulem no arquivo é uma das formas de facilitar a localização.

Aposte nos serviços de guarda de documentos inteligente

Nem todos os documentos da sua empresa precisam ficar armazenados na sua empresa. Graças à tecnologia e o aprimoramento dos serviços de guarda, hoje as empresas precisam manter apenas um acervo mínimo, já que a gestão dos documentos pode ser feita à distância.

Com o cloud computing, por exemplo, a empresa pode armazenar seus documentos longe do seu espaço físico sem abrir mão de ter acesso ao conteúdo dos seus documentos a qualquer momento, em razão do armazenamento na nuvem.

Com esse tipo de serviço, sua empresa pode aproveitar muito melhor o seu espaço físico, além de ganhar em economia e produtividade.

Invista na tecnologia de rastreamento

A tecnologia, além de favorecer o acesso à distância ao conteúdo dos documentos, permitem que eles sejam localizados facilmente no espaço físico, graças ao recurso da rastreabilidade. O RFID (Radio Frequency Identification) é um recurso de identificação automática aplicada à objetos e documentos que permite não apenas a localização, mas também a inclusão de informações e dados através de tags específicas.

Isso facilita a localização de documentos específicos em locais de armazenamento mais amplos, como uma caixa ou um galpão. Lembra-se daquela expressão “encontrar uma agulha no palheiro? ”. Pode apostar, se a sua agulha contar com uma tag, encontrá-la será muito fácil.

Essas dicas foram úteis para você? Já pensou em utilizar um serviço de guarda de documentos inteligente? Conheça aqui como a Boomerang File pode ajudar a sua empresa.

Como estabelecer padrões e organizar melhor os documentos da sua empresa

A boa administração de uma empresa está diretamente ligada à organização e à guarda de seus documentos. Localizar facilmente um documento significa economia de tempo, agilidade e mais produtividade no dia a dia. Para promover uma organização eficiente, o ideal é contar com uma metodologia focada nas rotinas da empresa. Isso faz com que a guarda e a acessibilidade aos documentos sejam tarefas inteligentes.

Uma nova perspectiva sobre a gestão de documentos busca atender as necessidades da era da informação, que trouxe consigo um grande desafio para empresas de diferentes ramos e portes. Hoje, a maior parte dos negócios precisa gerenciar um crescente número de dados e de documentos. Porém, isso deve ser feito sem que prejudique a eficiência e a produtividade. Por isso, estabelecer padrões de organização a fim de proporcionar maior acessibilidade aos documentos é algo essencial ao contexto moderno de qualquer negócio.

Um exemplo tradicional e de alta efetividade comercial é a organização de documentos. Ela vai muito além de separar, agrupar e guardar itens. É necessário atender critérios próprios para que possa promover benefícios. Para saber quais são esses padrões e critérios, confira!

Critérios de organização

Organizar, como explicamos, não significa apenas agrupar, separar e colocar em caixas aquilo que se deseja armazenar. É preciso criar padrões inteligentes, facilitando ao máximo a localização e o acesso aos elementos.

Muitas empresas acreditam que a digitalização de documentos é a única forma de se organizar de forma eficiente um arquivo. Porém, esse é um grande mito, já que a simples digitalização pode ser ineficiente para muitos tipos de documentos.

O ideal é utilizar padrões de organização somados a todas as ferramentas de gestão de documentos, que incluem não apenas a digitalização, como a guarda e até a organização em si.

Por mais que as empresas estejam inseridas em uma realidade cada vez mais eletrônica, os documentos físicos ainda têm sua importância e, assim como os eletrônicos, precisam ser gerenciados.

Documentos eletrônicos

Com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Sistema de Escrituração Digital (“SPED”), as empresas passaram a lidar com a realidade dos documentos eletrônicos. Em razão dos programas do governo, inúmeros documentos físicos de natureza contábil e fiscal foram substituídos pelos documentos eletrônicos.

Ainda que o governo disponibilize softwares para lidar com o envio dessa documentação aos órgãos competentes, a empresa ainda sim precisa gerenciar o arquivamento e o armazenamento desses documentos.

Para isso é ideal que a empresa conte com um sistema que possibilite o armazenamento das notas em meio digital. Como esses documentos contam com validade jurídica, é imprescindível que sejam armazenados no formato correto (XML), para que tanto os colaboradores quanto os agentes dos órgãos fiscalizadores tenham fácil acesso.

Em termos de padrão de organização, uma boa dica é separar esses documentos em pastas, tendo em vista a rotina de fiscalização. Em outras palavras, separe em pastas próprias os documentos que precisam ser analisados durante a fiscalização.

Documentos físicos

Por mais que a tecnologia tenha evoluído, os documentos físicos são uma realidade dentro das empresas e devem ser armazenados de forma correta para que o acesso seja facilitado.

Hoje diversos documentos podem ser armazenados fora da empresa, devido aos recursos que as empresas de guarda já contam. Se você tem problemas com espaço e precisa crescer ou aumentar sua empresa, a guarda certamente pode ser uma solução.

Hoje, a guarda de documentos está integrada a uma série de outros serviços que integram a gestão de documentos, facilitando assim o dia a dia das empresas que precisam de espaço e acessibilidade, porém possuem muitos documentos acumulados e amontoados.

Documentos de colaboradores

Toda empresa precisa ter uma atenção especial com a organização e a guarda de documentos relativos aos seus funcionários, afinal, a gestão de pessoas depende dos dados e informações contidos nesses papéis.

Para armazená-los de forma eficiente, evitando a perda ou mesmo o sumiço destes documentos, é fundamental estabelecer critérios de organização baseados na rotina da empresa.

Uma boa maneira de guardar esses documentos é criando pastas separadas para cada colaborador. Isso evita que, caso um colaborador mude de setor, por exemplo, os documentos se percam ou se confundam.

Da mesma forma, esse tipo de organização também facilita os procedimentos como o pagamento de verbas trabalhistas, demissão ou concessão de férias e licenças.

Outra maneira de se organizar esses documentos é a separação por rotinas ou procedimentos. Considerando boa parte das empresas conta com processos seletivos para admissão de funcionários, por exemplo, uma boa dica é criar uma pasta apenas para agrupar documentos relativos à seleção e à admissão de funcionários.

Vale destacar que nem todos os documentos dos funcionários precisam ficar armazenados dentro da empresa. Em muitos casos, vale considerar a contratação de um serviço de guarda de documentos que, além de otimizar o espaço físico da empresa, pode oferecer suporte total ao responsável pela gestão de pessoas.

Documentos da empresa

Como já explicamos aqui, nem todos os documentos precisam estar no local físico da empresa e a guarda pode ser uma excelente solução para esses casos.

Em termos de organização, o ideal é guardar os documentos de acordo com as rotinas. Se a sua empresa é fiscalizada com uma certa regularidade e sempre os mesmos documentos são solicitados, porque não montar uma pasta própria para esse tipo de atividade? Da mesma forma documentos relativos às questões contáveis ou fiscais, devem ser mantidos de acordo com as demandas diárias de controle.

Organizar não é uma tarefa simples e requer diversas tentativas até que se torne parte da cultura de um negócio. Lembre-se que usar as ferramentas de gestão de documentos é um serviço de suporte, que pode trazer economia e produtividade.

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O que considerar na hora de escolher uma empresa de guarda de documentos?

A guarda de documentos vai muito além do espaço físico para o armazenamento da papelada. Atualmente as empresas contam com outras necessidades, que ultrapassam a guarda e estão diretamente ligadas à gestão dos documentos. Na era da informação, ter agilidade na localização e no acesso aos papéis é imprescindível para a produtividade, eficiência e até para o bem-estar nas empresas.

No Brasil, o conceito de full service storage ainda é relativamente novo, mas ao que tudo indica, os serviços de inteligência e organização de documentos atrelados à guarda, vieram mesmo para ficar.

Por aqui, o mercado de empresas que realizam a guarda de documentos ainda está em desenvolvimento e, justamente por isso, a qualidade dos serviços oferecidos é bastante variada. Para quem tem um negócio e precisa contratar uma boa empresa para guardar e gerenciar seus documentos, seguem algumas dicas para ajudá-lo!

Custo benefício

Um dos primeiros itens a serem avaliados por uma empresa na hora de contratar os serviços de guarda de documentos é o custo benefício. Muitas companhias ainda consideram que manter os documentos longe do espaço físico é caro e pouco funcional. No entanto, considerando os atuais valores dos aluguéis comerciais, manter caixas de documentos arquivadas pode ser muito mais dispendioso para a sua empresa.

Para escolher bem um serviço de guarda de documentos, primeiramente identifique quais são as suas necessidades como negócio, depois avalie os pacotes que podem ser mais adequados a elas. Além do armazenamento de caixas, as empresas de guarda oferecem serviços de frete, organização e até a gestão eletrônica de documentos (GED), permitindo o acesso remoto seu conteúdo de qualquer lugar.  Quanto mais variados os serviços oferecidos, maior a capacidade da empresa servir as necessidades do seu negócio.

Segurança

Esse é um dos pontos fundamentais a serem analisados antes da contratação, afinal, a empresa de guarda terá que armazenar documentos e informações importantes sobre o seu negócio. Verifique como são as instalações do site onde os documentos serão armazenados. Avalie se a empresa conta com proteção anti-incêndio, controle de pragas, sistema de vigilância, entre outros. Verifique como funciona a estrutura de organização da empresa e se existe algum tipo de controle e rastreabilidade dos documentos que são guardados por ela.

Tecnologia

A tecnologia se tornou uma forte aliada de quem precisa de rapidez na organização e na localização de informações. Hoje, graças à tecnologia já é possível fazer a gestão de documentos à distância, através da Gestão Eletrônica de documentos (GED) e até armazená-los na nuvem. Através de softwares específicos, as empresas de guarda conseguem atender as mais diferentes necessidades do Business Process Outsourcing.

Serviço personalizado

As necessidades de armazenamento e de gestão costumam variar de um negócio para outro. Por isso, ao contratar os serviços de guarda verifique se a empresa a ser contratada conta com um portfólio de soluções baseado em diferentes modelos de negócio e se é capaz de oferecer um serviço personalizado que realmente atende as demandas do seu negócio. Isso vai ajudá-lo a sobre analisar a expertise e know how a empresa a ser contratada.

Referência no mercado

Por fim, verifique quem são os clientes da empresa de guarda que você pretende contratar. Veja se a empresa é bem recomendada no mercado e se conta com credibilidade na prestação dos serviços.

Lembre-se que a empresa de guarda de documentos deve agir como uma parceira do seu negócio, facilitando as atividades internas e contribuindo para a eficiência e produtividade da sua empresa.

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Como evitar riscos aos documentos da sua empresa

Guardar documentos na própria empresa é um sinal de segurança? Para responder a essa pergunta, boa parte dos empreendedores pensa logo no conteúdo dos documentos. Para a grande maioria, ter contratos, faturas, documentos contábeis e relatórios dentro da empresa é uma forma de comodidade e também uma garantia de que esses documentos estão protegidos. Porém, quando se trata de reais riscos à documentação de uma empresa é preciso ir além do conteúdo e da confidencialidade das informações, é preciso se preocupar também com a segurança física de toda a papelada.

Boa parte dos escritórios e empresas não conta com medidas mínimas que podem evitar a destruição ou mesmo a deterioração acidental dos seus papéis. Perda de documento, incêndios, insetos, furto e a própria ação do tempo são questões que devem ser pensadas se o objetivo é afastar os riscos aos documentos. Para saber como reconhecer e evitar esses riscos, garantindo uma real segurança a toda documentação da sua empresa, confira!

Tipos de riscos

A documentação de uma empresa deve estar protegida de diferentes tipos de riscos. Além do risco relacionado ao conteúdo do documento, a integridade física dos papéis também deve ser um ponto de preocupação. Abaixo separamos alguns dos principais riscos e como evitá-los.

Incêndios, inundações e umidade

Se o seu escritório pegasse fogo hoje, você teria como salvar seus documentos? Se você respondeu que “sim” baseado no extintor de incêndio que está na escadaria do prédio da sua empresa, é melhor você pensar novamente. Para quem já passou por uma situação de incêndio sabe que, quando se trata de papel, o fogo costuma se alastrar rapidamente. O extintor serve na verdade para apagar o fogo, mas não é capaz de evitar o incêndio. Para quem tem documentos que não podem ser perdidos em uma situação assim, o ideal é providenciar pisos especiais com revestimento anti-incêndio. Também é importante que o material de construção e revestimentos de toda a estrutura da empresa seja não inflamável.

Outra questão importante diz respeito às inundações. Para evitar que o acervo de documentos seja destruído em uma situação de inundação, é fundamental que o arquivo se encontre nos locais mais altos de armários e prateleiras, evitando sempre o contato com a água. Em locais de umidade excessiva, também é necessário providenciar sachês de sílica evitando que os documentos sejam deteriorados.

Furto de informações e extravio

Para a maioria dos empreendedores, o pior inimigo do patrimônio intelectual de uma empresa são seus concorrentes que, naturalmente, estão longe do espaço físico do seu negócio. Por isso, manter todas as informações e dados relevantes dentro da empresa já é o suficiente para deixar toda a documentação segura.

Porém, a verdade é que no dia a dia nenhum empreendedor tem tempo para monitorar o seu arquivo e dificilmente consegue controlar quem teve acesso a um determinado documento. Embora a questão da concorrência seja sim um risco, funcionários mal-intencionados também podem representar a mesma ameaça. Câmeras de segurança, cofres, acesso restrito e um sistema de rastreamento são apenas alguns dos cuidados que devem ser tomados para evitar esse tipo de perigo e, como a empresa também é resultado da ação humana, falhas podem ocorrer.

Deterioração por insetos e pragas

Outra questão que merece atenção quando o tema é segurança é o controle de pragas e insetos. Muitos insetos se alimentam da celulose presente no papel e podem colocar em risco os documentos da sua empresa. Para evitar esse tipo de risco é necessário fazer dedetizações periódicas e o controle de pragas.

O que fazer?

Evitar riscos à documentação requer medidas e, consequentemente, investimentos que nem sempre são baratos. Porém, existem outras formas de garantir uma real segurança aos documentos sem a necessidade de gastar tanto. As empresas de guarda de documentos são empresas especializadas que possuem medidas de segurança específicas garantindo que os documentos fiquem protegidos tanto fisicamente, quando com relação ao seu conteúdo.

Guardar documentos fora da empresa, além de mais barato, pode ser uma grande vantagem em termos de segurança e minimização de riscos.

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Por quanto tempo devo manter os documentos da empresa?

Muitas empresas acabam não dando a devida atenção aos prazos legais durante a guarda e a gestão de documentos. Segundo a legislação, documentos de natureza tributária, previdenciária e trabalhista devem ser mantidos, a fim de que a empresa comprove a sua regularidade perante os agentes de fiscalização do Poder Público. Caso não possua os documentos solicitados durante uma ação fiscalizatória, a empresa pode ser autuada e arcar com pesadas sanções. Por isso a guarda deve ser feita de forma inteligente, considerando não apenas o prazo de validade do documento, mas também o prazo legal.

Para organizar seu arquivo morto e evitar sanções, separamos algumas dicas. Confira!

Prazos legais

Os prazos legais são determinados pelos prazos de prescrição e decadência que estão previstos na legislação. Em outras palavras, depois de ocorrido esse prazo, o Poder Público não pode mais ajuizar nem uma ação ou exigir o cumprimento de uma determinada obrigação que não tenha sido realizada pela empresa, seja pela via judicial, seja pela via administrativa.

Se estamos falando do recolhimento de impostos, por exemplo, o crédito tributário é considerado extinto, assim, os órgãos de defesa do Poder Público não poderão promover qualquer ação ou medida contrária a empresa, nem tampouco, poderá questioná-las administrativamente.

Cada documento observa prazos específicos que podem variar entre cinco, dez e até trinta anos. Para saber o prazo legal correto de cada documento e o fundamento da legislação não deixe de conferir o quadro abaixo.

Uma sugestão é imprimir essa tabela ou compartilhar esse post com secretárias e arquivistas, para organizar ser arquivo morto da sua empresa o quanto antes.

Documentos fiscais
Documento Prazo Legislação
IR- Imposto de Renda 5 anos arts. 173 e 174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido 5 anos arts. 173 e 174, CTN
PIS – Programa de Integração Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais e contábeis 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil 5 anos art. 11, Lei nº 8.218/1991 e art. 173, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos arts. 173 e 174, CTN
DASN– Declaração Anual do Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
Contribuição previdenciária – GPS 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Contribuição sindical – GRCSU 5 anos arts. 173 e 217, i, CTN
Contrato de trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto 5 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio 2 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Folha de pagamento 10 anos art. 225, i e § 5º, Decreto nº 3.048/1999
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos art. 225, § 22, Decreto nº 3.048/1999
Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 5 anos art. 2º, § 1º, Portaria MTE 1.129/2014
Rais – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos art. 8º, Portaria MTE 269/2015
Fonte:FECOMERCIO

 

A guarda de documentos

Enquanto a empresa precisar manter seus documentos, a guarda realizada por uma empresa especializada pode ser uma boa solução. Além de economizar espaço e gastos, a empresa pode acessar seus documentos sempre que preciso, seja solicitando o documento físico, seja consultando seu conteúdo na nuvem.

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3 razões fundamentais para você terceirizar a destruição dos documentos da sua empresa

Documentos tem prazo de validade até mesmo para sobreviverem no arquivo morto. A própria legislação determina que depois de certo período, os documentos perdem a validade e por isso, podem ser descartados. Assim, fichas de acidente de trabalho, documentos relativos ao FGTS,recolhimento de impostos, PPRA entre outros podem ser eliminados considerando cada prazo específico.

O descarte é um processo importante dentro da gestão de documentos, já que o acumulo ocupa espaço e, consequentemente, gera custos para a empresa. Porém, qual a melhor forma de descartar seus documentos? E como garantir que as informações sejam efetivamente destruídas? Para saber por que a terceirização pode ser uma ótima resposta para essa pergunta, confira o post!

O que considerar no descarte e destruição de documentos

Primeiramente, o descarte deve considerar a segurança, já que muitas informações presentes nos documentos podem ser importantes e até mesmo sigilosas. Além disso, a empresa deve se preocupar em dar a destinação correta aos seus documentos, já que o papel é um item reciclável e a própria Política Nacional de Resíduos Sólidos deixa clara a responsabilidade das empresas com relação à destinação de seus resíduos.

Assim, para que haja a destruição e o descarte a empresa deve considerar uma logística mínima de pelo menos um funcionário para se responsabilizar pela destruição, além da subcontratação de outros serviços para que seja dado o correto descarte da papelada.

Uma empresa terceirizada é capaz de substituir tanto a contratação de um funcionário quanto poderá suprir toda a logística do processo, tornando a destruição mais simples, prática e barata. Além disso, terceirizar a destruição de documentos pode trazer os seguintes benefícios:

  1. Mais segurança na destruição de informações importantes

Uma empresa especializada que oferece serviços de destruição de documentos conta com maquinário próprio para isso e assume a responsabilidade pelo sigilo das informações. Ao contratar esse tipo de serviço, o cliente tem com um contrato que assegura todo o processo e impede que informações importantes caiam nas mãos erradas.

  1. Evitar problemas com o meio ambiente

Muitas empresas consideram colocar fogo da papelada, pois essa seria a forma mais eficiente de destruir os documentos. Porém, além de criar problemas com os vizinhos, colocar fogo é uma prática que pode gerar autuações pesadas pelos órgãos ambientais.

O ideal é adquirir uma máquina fragmentadora de papel para fazer o serviço da destruição e posteriormente destinar os resíduos à empresas de reciclagem ou aos próprios catadores.

  1. Ganhar mais praticidade por menos custo

A contratação de um funcionário somada à contratação de empresas para fazer a logística dos resíduos, além da aquisição de uma máquina fragmentadora, pode gerar um custo significativo para um negócio, além de ser pouco prático. Com uma empresa terceirizada o procedimento pode ser bem simples: basta você separar os documentos que precisam ser descartados que a própria empresa se encarrega de buscar, destruir e dar a destinação ambientalmente correta.

A terceirização de serviços suporte vem se transformando em uma tendência no mundo corporativo e trazendo ótimos resultados em termos e custos e eficiência para inúmeras empresas. Por isso vale a pena considerar também a terceirização da destruição dos documentos para otimizar o dia a dia do seu negócio.

Quer saber mais sobre os serviços de destruição de documentos? Clique aqui e saiba mais!

O que é o cloud computing e como ele pode ajudar na organização dos documentos da sua empresa

Digitalizar documentos e armazená-los em sistemas internos é uma tendência para a maioria das empresas. Ainda que a digitalização não seja uma solução única e aplicável em todos os casos, como já explicamos aqui, ter acesso aos documentos em um ambiente digital significa agilidade e praticidade na maioria das vezes.

Porém, assim como ocorre no ambiente físico, armazenar documentos digitais não significa organizá-los, nem tampouco, mantê-los acessíveis. Da mesma forma, ambientes digitais também contam com limitações como os tradicionais arquivos físicos.

Na medida em que as empresas possuem cada vez mais documentos digitais, surge uma questão: qual a melhor forma de armazená-los? Como manter um arquivo organizado e funcional, a partir de uma base de dados e informações cada vez maior? A resposta dessas e de outras questões pode estar no armazenamento na nuvem. E se você ainda não ouviu falar dele, vale a pena conferir!

O que é o cloud computing?

O cloud computing, ou computação na nuvem, é um sistema de armazenamento de dados independente de hardware ou software. Isso significa que não é necessário instalar programas ou mesmo sistemas complexos para armazenar os dados e informações da sua empresa. Na própria nuvem é possível guardar todos os arquivos, sem muitas complicações, e ainda consultá-los de forma remota. Outra vantagem desse sistema diz respeito à sua capacidade de armazenamento que, comparada a maioria dos softwares e hardwares tradicionais, acaba sendo superior.

Embora muitos empreendedores se sintam desconfiados com a computação na nuvem, já que o próprio nome confere a ideia de algo aberto e sem muitas barreiras, o cloud computing conta com sistemas de controle que impede o acesso por terceiros não autorizados ou mesmo invasores.

O cloud computing já é um dos sistemas que vem ganhando mais espaço nas empresas por representar um baixo custo e maiores possibilidades de customização. Para pequenos e médios negócios, a nuvem vem se transformando em uma excelente solução.

Armazenamento, organização e funcionalidade na nuvem

Além de transformar o armazenamento e o acesso aos documentos em algo fácil, a nuvem apresenta maiores possibilidades de customização. Isso significa que mesmo à distância é possível criar pastas e organizar arquivos de acordo com a necessidade da empresa.

Obviamente, ao ler todas essas informações é natural que o empreendedor se sinta curioso ou mesmo simpatize com a ideia do cloud computing, porém, em termos de investimento, pode ser que adquirir um sistema apenas para organizar documentos não seja uma prioridade para a empresa nesse exato momento.

A boa notícia é que não é preciso comprar um sistema de cloud computing apenas para armazenar e organizar seus documentos. Com empresas especializadas na guarda de documentos, já é possível acessar essa tecnologia e ainda contar com outros serviços especializados que garantem segurança, acessibilidade e rastreabilidade aos documentos, sem contar no ganho de espaço físico para a empresa.

A guarda de documentos é hoje um serviço que vai além do simples armazenamento e pode oferecer soluções inteligentes para melhorar a acessibilidade e a organização de todo acervo de dados da sua empresa. Através do full service storage é possível organizar dados e informações da sua empresa de forma muito mais eficiente e, através da tecnologia, disponibilizá-los na velocidade de um clique.

A modernidade trouxe um grande desafio não apenas para pessoas, como também para as empresas: como lidar com o grande número de informações e dados que fazem parte do dia a dia, sem perder a eficiência e a produtividade. A tecnologia e o aprimoramento dos serviços estão aí para apresentar soluções!

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Certificação digital e digitalização de documentos: conheça a lei

Muitas empresas enxergam na digitalização uma solução rápida para lidar de forma eficiente com os documentos no dia a dia. Porém, essa solução não é única e efetiva para todos os casos e deve ser usada de maneira inteligente para não gerar custos desnecessários, como já explicamos aqui.

Nem todos os documentos que são digitalizados trazem benefícios, principalmente porque não possuem validade jurídica e, portanto, não dispensam os originais. Desde 2012 a legislação regulamenta a questão da validade dos documentos digitais e veta a equiparação com os originais. Para entender um pouco mais sobre o que diz a lei e avaliar quais documentos devem ou não ser digitalizados na sua empresa, acompanhe nosso post!

A digitalização e a lei

Em 2012 a Presidenta Dilma Rousseff sancionou a Lei 12.682/2012 que determina expressamente que não existe a equiparação entre documentos digitalizados e originais para fins jurídicos. Em outras palavras, um documento digitalizado não pode ser utilizado como prova para nenhuma finalidade e as informações e dados que nele constam não possuem a mesma veracidade de um documento original.

A princípio, o projeto de lei trazia a equiparação entre documentos originais e digitalizados, no entanto, a medida foi vetada pela presidenta, que rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico para ambos. O veto se deu, pois segundo a Presidenta, a equiparação entre originais e cópias digitais traria uma grande insegurança jurídica e poderia favorecer situações de fraude e falsificação.

Outra questão que foi vetada pela legislação foi a eliminação de documentos originais após a substituição por cópias eletrônicas. Segundo a Presidenta que realizou o veto, essa medida poderia colocar em risco dados e informações de valor histórico e contrariar todas as outras normas já vigentes sobre arquivos.

Documentos e certificação digital

Embora a legislação seja clara no que se refere a não equiparação de documentos digitalizados e originais, não existe uma diferenciação clara entre documentos digitais e documentos digitalizados, o que pode trazer muitas dúvidas, especialmente considerando a certificação digital.

Documentos digitalizados são aqueles que foram escaneados, ou seja, transferidos para o meio digital. Já os documentos digitais são aqueles que contam com um selo de autenticação emitido pelo governo, o certificado digital, e por isso tem validade jurídica.

O certificado digital é emitido pelo ICP Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileira) e funciona como uma espécie de identidade virtual conferindo a identificação do autor ou proprietário do documento, além de possibilitar a transferência no meio digital de forma segura.

O certificado digital é um certificado eletrônico assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, segundo as regras estabelecidas pelo Cômite Gestor do ICP-Brasil, associa uma entidade a um par de chaves criptográficas, por isso, todo certificado digital conta com os dados do titular e tem veracidade.

A digitalização e a eliminação de documentos

Se a sua empresa possui documentos em papel que foram digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no Cartório, nem assim é possível eliminar os documentos originais? A resposta é não. Isso porque o documento digitalizado não é presumido como um documento autêntico, já que pode ter sofrido alterações antes mesmo da digitalização. Por isso, não tem muito outro jeito. Original é original e a empresa deve cuidar de manter seus documentos de forma segura para evitar problemas no futuro.

Para economizar espaço e organizar melhor os originais, sem que isso prejudique o andamento da empresa, uma boa solução é buscar os serviços de guarda de documentos, que garantem o armazenamento seguro, a organização eficiente e a consulta rápida.

Você já conhecia as regras sobre a digitalização de documentos? Já pensou em realizar a guarda dos seus documentos com uma empresa especializada. Clique aqui e saiba mais!

RFID e controle de arquivo: entenda como a tecnologia auxilia na organização dos seus documentos

Você já ouviu falar em tecnologia RFID? Pode ser que assim, pelo nome, você não a conheça. Porém, ela está presente em diversos aspectos do dia a dia e pode se tornar uma ótima aliada na hora de organizar o arquivo da sua empresa e conferir rastreabilidade aos seus documentos.

Quem lida diariamente com documentos sabe da importância, e também da dificuldade, de mantê-los organizados para que sejam encontrados no momento preciso. É através da rastreabilidade que a localização física dos documentos ocorre de forma automática. É por meio dela, também, que você é capaz de saber por onde um determinado documento esteve e quem teve acesso ao seu conteúdo. Quando falamos de informações confidenciais ou importantes, investir em rastreabilidade não é um mero capricho, mas sim uma questão de segurança para o seu negócio.

Para quem já passou pela situação de passar horas buscando um documento ou já viu uma informação importante cair nas mãos erradas, já existe uma boa solução para evitar esse tipo de problema. Confira!

O que é RFID?

RFID é a sigla para Radio Frequency Identification ou identificação por meio de radiofrequência. Trata-se de uma tecnologia de identificação automática aplicada aos objetos, onde é possível não apenas identificá-los no espaço, como também inserir dados e informações sobre eles através de tags.

Assim como o código de barras e a biometria, a identificação por radio frequência, ou RFID serve para identificar objetos e simultaneamente armazenar dados sobre eles. Muito comum em crachás e cartões de identificação, essa tecnologia possui várias aplicações que vão desde o rastreamento de gado, sistemas de pedágio, acompanhamento de mercadorias no varejo e até manuseio e extração de petróleo.

No arquivo da sua empresa essa tecnologia pode ser aplicada tanto em caixas como em documentos. E por meio dela você consegue saber não apenas onde está localizado um determinado documento no seu escritório ou fora dele, como pode checar automaticamente dados importantes sobre o seu conteúdo.

Como funciona?

A base da RFID são as tags (“etiquetas”) e os aparelhos de identificação. Em cada tag fica armazenado um número serial capaz de identificar o objeto ou os dados através de um microchip. Esse microchip, por sua vez, é conectado a uma antena, que formam o chamado conjunto “transponder RFID”, em que a antena possibilita ao chip a transmissão das informações de identificação a um leitor. O leitor converte as ondas de rádio em dados digitais, e a partir daí os dados podem ser processados e utilizados.

Guarda de documentos e RFID

O RFID é uma tecnologia bastante eficiente e simples em termos de rastreabilidade e armazenamento de dados. Não é a toa que esse tipo de tecnologia é amplamente aplicada a crachás corporativos, possibilitando às empresas uma forma ágil e eficiente de controle de acesso.

Porém, como toda tecnologia, o RFID também tem um custo. E, naturalmente, como um empreendedor você já deve estar imaginando qual o custo disso, considerando o arquivo da sua empresa. A boa notícia é que não é necessário adquirir um sistema próprio para isso. Com a terceirização da guarda de documentos é possível contar com os mesmos benefícios e vantagens da RFID sem que seja necessário adquirir esse tipo de tecnologia propriamente.

A guarda de documentos confere uma série de vantagens em termos de organização e também de segurança, além de ser uma opção bem mais econômica em diversos casos.

Mesmo pequenas empresas que possuem dificuldades em contratar um profissional especializado para a organização do arquivo já podem ter acesso a esse tipo de serviço que pode conferir a agilidade que os pequenos negócios também precisam.

Sabe aquela história de olhar para a secretária, perguntar onde está um determinado documento e ela te olhar com cara de dúvida? Você pode ter seus documentos organizados e com fácil acesso, sem precisar passar por isso. Clique aqui e saiba mais!

3 razões fundamentais para você destralhar o arquivo da sua empresa

A relação entre tempo e finanças é bem conhecida da maioria das empresas. Não é novidade para ninguém que, quanto mais eficiente a produção, mais lucrativo um negócio se torna. No entanto, muitas vezes a preocupação com a eficiência não é levada também às atividades consideradas como suporte e, como resultado, toda a estrutura da empresa acaba sendo comprometida.

Na prática, isso equivale a dizer que, de nada adianta você ter a melhor infraestrutura e os melhores funcionários, se na hora de encontrar um documento essencial para o trabalho, nenhum colaborador é capaz de fazê-lo.

A maneira como o arquivamento de documentos da sua empresa é feito diz muito sobre os resultados que ela pode alcançar, embora muitos empreendedores não estejam atentos a isso. Para saber porque a organização e a administração eficiente dos seus documentos que pode trazer resultados, continue acompanhando nosso post!

  1. Aumentar a produtividade do seu negócio

Hoje, empresas que querem estar na frente, possuem uma grande preocupação com a produtividade. Afinal, a produtividade impacta diretamente na satisfação dos funcionários, queda da rotatividade e, obviamente, nos resultados da empresa.

Para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso investir em procedimentos e metodologias que garantam que o trabalho seja feito de forma rápida e com qualidade. Destralhar o arquivo da sua empresa e tornar sua administração eficiente faz parte disso.

Com a organização e o arquivamento de documentos feito de forma eficiente, seus funcionários certamente terão mais condições de desempenhar suas funções sem perder tempo procurando informações e dados que precisam.O arquivamento de documentos o eficiente é um dos primeiros passos para que toda a administração de um negócio funcione com agilidade e sua empresa seja produtiva.

  1. Ter excelência na prestação dos seus serviços

Para toda empresa, excelência na prestação de serviços é um fator de qualidade e também de confiança. Afinal, de nada adianta você ter um bom produto, se a sua empresa não consegue cumprir com seus compromissos ou atender seus clientes de forma eficiente.

Negócios que não contam com excelência na prestação de serviços, em geral, não estão cuidando ou dando a devida atenção aos serviços de suporte da empresa. Quando a administração que oferece alicerce ao core business não é eficiente, a empresa perde excelência.

Já tratamos aqui sobre a importância do Business Process Outsourcing (“BPO”) e como ele se tornou importante para garantir a competitividade de muitas empresas no mercado. Para ter excelência é preciso que a empresa invista na melhoria de suas atividades suporte, fazendo com que elas acompanhem a qualidade oferecida como um todo.

A guarda de documentos, enquanto atividade suporte, é uma das que mais impacta na administração de um negócio. Se você está buscando excelência, mas seus funcionários não conseguem encontrar um documento fundamental para que eles realizem seu trabalho, é preciso que você reveja seus procedimentos. Contar com uma guarda feita por uma empresa especializada pode ser a solução que falta para você conquistar a excelência na prestação dos seus serviços e, consequentemente, a confiança e o reconhecimento de seus clientes e parceiros.

  1. Conseguir maior satisfação no dia a dia da empresa

É muito comum que empresas de pequeno porte não contem com um funcionário específico contratado para cuidar da guarda de documentos. Isso faz com que essa tarefa seja delegada para um ou mais colaboradores, que acabam acumulando essa função com outras mais importantes do dia a dia. Como resultado, o arquivo se mantém desorganizado e a guarda é feita de forma ineficiente. E, por trás desse cenário, não raras vezes, é comum encontrar um funcionário insatisfeito e bastante estressado.

Destralhar e organizar o arquivo da sua empresa não são tarefas simples. Mantê-lo funcionando de forma eficiente, muito menos. Por isso, quando você consegue fazer uma guarda de documentos eficaz, toda equipe agradece. Afinal ninguém mais perde tempo buscando documentos ou se desgasta por não conseguir encontrar um documento em tempo.

Se contratar um funcionário capacitado para isso ainda é muito caro para o seu negócio, porque não investir na guarda de documentos realizada por uma empresa especializada no assunto? Hoje, além de cuidar do armazenamento propriamente, essas empresas oferecem serviços inteligentes como o full service storage, que facilita a administração dos seus documentos mesmo a distância e garante eficiência na hora de obtê-los ou consultá-los.

Parece um detalhe sem importância, mas o arquivo da sua empresa impacta diretamente no bom funcionamento do seu negócio. Destralhar, organizar, e administrar bem um arquivo trazem inúmeros impactos positivos!

Business Process Outsourcing: sua empresa está pronta para ele?

O dia a dia de toda empresa depende de uma série de processos e atividades que não fazem parte do foco do negócio. No entanto, são justamente eles que dão o suporte necessário para que a empresa tenha um bom funcionamento.

Atividades envolvendo a contabilidade, tecnologia da informação, gerenciamento de impressões e a guarda de documentos são apenas alguns dos exemplos que acabam consumindo recursos, tempo e produtividade das empresas e que, quando mal gerenciadas, podem se transformar em um grande problema.

Com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, é preciso que as empresas invistam na melhoria constante de seus produtos e serviços, além de buscar estratégias para o aumento de vendas e inovação. Negócios que não estão focados em desenvolver o chamado “core business” acabam perdendo oportunidades, clientes e até espaço no mercado.

O desafio das empresas nesse contexto não é simples. Afinal, é preciso cuidar das atividades principais do negócio, sem descuidar das atividades e processos que dão suporte ao funcionamento da empresa. Para solucionar essa questão, o Business Process Outsourcing (BPO), ou a terceirização dos processos de negócios, vem sendo a estratégia mais utilizada no mundo corporativo. Se você ainda não conhece o BPO e não sabe como ele pode otimizar o dia a dia da sua empresa, continue acompanhando nosso post!

O que é o BPO?

O Business Process Outsourcing surgiu para suprir uma necessidade das empresas que cada vez mais precisam estar focadas no core business. Esse procedimento nada mais é do que a execução de rotinas operacionais por uma equipe terceirizada, através de ferramentas estratégicas que oferecem soluções sob medida. Através do BPO a empresa pode delegar para profissionais especializados seus processos secundários, permitindo que eles sejam realizados com excelência, beneficiando o desempenho da empresa como um todo.

Benefícios

O BPO promove uma série de benefícios para empresas dos mais variados segmentos. O principal, certamente, é permitir que a empresa atue de forma focada no desenvolvimento de seu core business. Porém, essa não é a única vantagem de se terceirizar os processos de suporte de uma empresa. Com o BPO é possível otimizar os processos internos, melhorar a produtividade, poupar recursos, reduzir gastos com a folha de pagamentos, promover agilidade e melhoria do desempenho, além de reduzir a ocorrência de erros.

Boa parte das empresas que opta por terceirizar seus processos secundários acaba melhorando de forma gradativa, ganhando qualidade nas atividades administrativas e lucratividade. Não por outra razão, o BPO já se transformou em uma tendência e vem sendo cada dia mais adotado por diferentes tipos de negócio.

O BPO e a guarda de documentos

Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a guarda de documentos não é apenas a locação de um espaço para armazenar caixas contendo o arquivo de uma empresa.

Também faz parte da guarda de documentos terceirizar o gerenciamento e a organização, permitindo que todas as informações necessárias fiquem disponíveis para a empresa de acordo com as suas demandas internas. Como já explicamos aqui, o full service storage é um dos serviços que integra a guarda e pode ser uma excelente forma de organizar toda documentação da empresa de forma prática, customizada e eficiente, reduzindo custos e problemas decorrentes desse tipo de atividade, como a questão da segurança, por exemplo.

A guarda de documentos, além de ser uma modalidade de BPO, é uma solução não apenas para as grandes empresas, mas também para pequenas e médias, que muitas vezes não contam com recursos para contratar um profissional especializado.

Esse tipo de solução vem evitando perdas de documentos importantes, além de facilitar o dia a dia dos setores administrativos, poupando o espaço físico e recursos importantes. Para quem pretende facilitar o dia a dia, guardar os documentos representa um excelente custo benefício. E, então, sua empresa está preparada para o BPO?

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O que a perda de um HD, um smartphone e o arquivamento dos documentos da sua empresa possuem em comum? Conheça a história da Boomerang File

É uma triste realidade, mas a verdade é que a maioria de nós, em um contexto pessoal ou profissional, acaba realmente se preocupando com documentos somente após perdê-los. Quem já passou pelo dramático episódio de perder o HD de um computador que o diga! Fotos de momentos que nunca mais irão voltar, documentos que montavam seu acervo profissional, comprovantes de pagamentos e outros dados importantes que demoraram uma vida para estarem ali, acabam sendo apagados, em minutos, por um vírus, um malware, uma falha no sistema, ou o que quer que seja. No caso das empresas, a perda de um sistema com todos os documentos pode ser ainda mais danosa. Documentos são necessários para pessoas e empresas e, quando não nos preocupamos com a guarda deles, é muito comum que eles nos tragam algum tipo de preocupação, cedo ou tarde.

A arte do arquivamento é tão importante que o futuro da tecnologia vem se desenvolvendo a partir dela. Afinal, se você pensar bem, o Google não deixa de ser um grande arquivo de informações online que disponibiliza de forma inteligente e rápida tudo o que você precisa sobre um determinado assunto, com apenas um clique. A verdade é que encontrar documentos e dados de forma rápida se tornou uma necessidade moderna e também um caminho sem volta.

Se o armazenamento e a organização de dados não fosse tão importante, acredite, os funcionários da Apple não teriam quebrado tanto a cabeça para desenvolver um design inteligente e intuitivo que permitisse o usuário armazenar tudo, exatamente tudo, o que ele quisesse dentro de um smartphone.

Assim são os dias de quem vive na modernidade e essa realidade também influencia completamente aquele amontoado de caixas que fica acumulado no fundo da sua empresa, sendo dia a dia coberto por uma fina camada de poeira.

Para os arquivos do seu computador, você e eu sabemos que um HD externo com um back up podem ser a solução, mas e os documentos da sua empresa? Como lidar com eles de forma inteligente e prática, sem que isso se torne um custo excessivo ou uma questão a mais para lidar?

A história da Boomerang File

Armazenar caixas não é uma solução para a maioria das pequenas e médias empresas. Embora isso resolva o problema de espaço, levar um arquivo bagunçado de um espaço para o outro, se assemelha a “empurrar o problema com a barriga” e, na hora que você precisa de um documento, ainda há todo o trabalho de solicitá-lo e encontrá-lo. Ou seja, armazenar apenas, não é a solução.

Além disso, pequenas empresas contam com poucos recursos para contratar profissionais especializados que cuidem de seus arquivos. E para completar, o preço do aluguel comercial prejudica o crescimento dos pequenos negócios, na mesma proporção que os documentos ocupam cada vez mais salas. Então, qual a saída para situações como estas?

Waldir Barrella, depois de 25 anos atuando como gerente de projetos em gestão documental resolveu levar essa questão a serio. Seu objetivo era desenvolver um serviço que oferecesse não apenas o armazenamento, mas principalmente a inteligência na hora de guardar os documentos de uma empresa, especialmente considerando a realidade dos pequenos negócios. “A Boomerang File surgiu como a maioria das empresas: a partir de uma necessidade real de um dos sócios investidores, que na época tinha uma pequena empresa e não podia mais acumular caixas. Quando se deu conta de que o armazenamento era inviável para a sua necessidade e para o seu orçamento, ele passou a pesquisar sobre essa demanda e surgiu a oportunidade do negócio”.

Giampaolo Piraino, que decidiu investir na guarda de documentos, complementa “Eu precisava guardar as caixas da minha empresa em algum lugar, mas ao solicitar os orçamentos vi que aquele tipo de serviço não cabia no meu negócio e também não atendia exatamente o que eu precisava”.

Com uma demanda clara e dois sócios, a Boomerang File surgiu com o propósito de tornar o arquivamento de documentos uma solução inteligente a partir da tecnologia. “Como gestor de projetos, desde o início eu tenho em mente que a organização de algo se estabelece de dentro para fora e não o contrário. Criar um arquivo com dezenas de caixas com nomes estranhos ao dia a dia de uma empresa, equivale a deixar os documentos perdidos da mesma forma”, explica Barrella.

Customização

Porém a inteligência era um entrave. Afinal, se a organização e a efetividade vêm de dentro da empresa para fora, como possibilitar um serviço que se adaptasse à essa realidade e ainda atendesse as necessidades dos clientes? Os 25 anos de experiência de um dos sócios foi a chave para fazer da Boomerang File uma empresa diferente no segmento. “O cliente tem todo o histórico do seu arquivamento armazenado na nuvem. Ele pode customizar seu arquivo, solicitar seus documentos e gerenciar tudo à distância, de forma online e de acordo com o dia a dia e a necessidade da sua empresa”.

O futuro dos documentos

E se você aí está pensando que montar uma empresa de arquivamento de documentos em plena era da digitalização é uma tremenda loucura, Barrella explica que ainda estamos longe de substituir o documento original. “Por mais que a tecnologia e a criptografia venham avançando, a fé pública exige que muitos documentos sejam apenas em papel. Além disso, os cartórios pela própria força econômica que possuem, não deixarão de atuar especialmente no contexto brasileiro. Por fim, a digitalização não é a solução para muitas empresas. Além de custar caro, digitalizar sem critério pode ser um gasto desnecessário”, demonstra Waldir.

Parece difícil acreditar que um HD, um smartphone e o arquivo bagunçado da sua empresa estejam tão conectados. Mas a lógica é basicamente a mesma. Se precisamos de informação rápida, armazenar com qualidade e inteligência se tornou um desafio e também uma necessidade. Porém, somente assim é possível garantir produtividade e economia, quando se trata de gerenciamento de documentos. Empresas que não souberem investir nisso, não só podem ter problemas no futuro com o espaço, a perda e desorganização, mas fatalmente ficarão para trás em termos de efetividade.

Como você cuida do gerenciamento de arquivos da sua empresa? Já conhece os serviços da Boomerang File?