Por que as empresas ainda não estão maduras na gestão de documentos?

A maioria das empresas almeja diminuir gastos e aumentar a competitividade. Mas, no Brasil, ainda há muitos empreendedores que não investem no gerenciamento de documentos. Veja neste artigo qual é a relação entre a gestão de documentos profissional e os resultados da empresa.
Primeiramente para ser competitivo é preciso incrementar a produtividade em quantidade e qualidade.
Para que isso ocorra é fundamental eliminar as brechas que ofuscam o trabalho dos funcionários.
Desse modo, uma gestão de documentos precária acaba causando retrabalho e perda de tempo.
Você sabia que um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) comprovou que os funcionários perdem até duas horas por dia procurando documentos perdidos?
Isso em se tratando de um dia, mas se formos considerar o exercício de um ano, os funcionários perdem um mês inteiro procurando papéis importantes que foram extraviados .
Impressões desnecessárias
Outro viés da gestão de documentos feita de forma muito amadora é o aumento de fotocópias desnecessárias.
Portanto, ainda segundo a ABGD, aproximadamente 40% das fotocópias são desnecessárias. Isso porque, em média, um documento é xerocado 19 vezes no decorrer de sua vida útil dentro da empresa.
Ainda sobre a gestão de documentos, a principal estratégia das empresas para armazenar contratos, recibos, alvarás e outros documentos importantes, é o arquivo físico.
Assim, uma pesquisa da Association for Information and Image Management , feita no ano de 2015, descobriu que 40% dos negócios tinham arquivos físicos porque não conheciam outros métodos de armazenam.
Digitalização de documentos
Nesse sentido, a digitalização de documentos vem, aos poucos, virando rotina das empresas. O resultado é a economia de papel, a segurança dos dados e a rapidez na hora de buscar uma determinada informação.
Agora, uma questão muito importante é o espaço destinado à guarda e gestão de documentos. O estudo da ABGD mostrou que praticamente dois terços dos dados guardados por um empreendimento podem ser descartados porque já estão obsoletos.
Mas atenção: isso não quer dizer que é possível descartar documentos sem critérios definidos porque existe a tabela de temporalidade que deve ser observada.
Em resumo, muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios da gestão de documentos profissional e podem estar deixando de crescer.
É por isso que a Boomerang File é uma empresa especializada em guarda e gestão de documentos físicos e digitais, possuindo soluções para todos os portes de empresas e até pessoas físicas. Para conhecer melhor a empresa, acesse o site  ou mande um e-mail para contato@boomerangfile.com.br.