Quais documentos contábeis toda empresa deve preservar?

O controle dos documentos contábeis de uma empresa é essencial para manter a saúde financeira do negócio e para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações de órgãos como a Receita Federal.
Portanto, separamos neste artigo os principais documentos contábeis que a sua empresa deve preservar e enviar, nos períodos pré-estabelecidos, ao escritório de contabilidade ou ao departamento contábil da firma.
Veja os principais documentos:
– extratos bancários;
– cópias de cheques;
– notas fiscais de entrada (compra de bens);
– notas fiscais de saída (venda de produtos);
– duplicatas pagas;
– comprovantes de impostos e taxas trabalhistas;
– comprovantes de créditos e débitos bancários.
Lembrando que cada um desses documentos tem seu prazo de validade e, portanto, não pode ser descartado antes do tempo. A nota fiscal, por exemplo, que é o documento mais comum no departamento contábil, deve ser preservada por, no mínimo, cinco anos.
Além disso, outro detalhe importante, é que os documentos contábeis merecem uma atenção especial no que diz respeito à preservação. Eles não podem ser rasurados nem sofrer nenhum dano.
Na correria do departamento administrativo da empresa, muitas vezes, acaba-se usando um papel qualquer para fazer uma anotação rápida. Contudo, se esse deslize ocorrer com uma nota fiscal, por exemplo, o documento deve ser reparado ou substituído por outro, sem rasuras.
Os documentos contábeis, afinal, fundamentam o registro de atividades de uma empresa e podem ser auditados pela Receita Federal ou pela Secretaria da Fazenda.
Nesse sentido, o ideal é ter um plano de gestão documental dos papéis contábeis. Mas se a sua empresa não tem funcionário disponível ou espaço físico para comportar o arquivo, uma possibilidade é a terceirização do serviço.
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