Serviços Hospitalares e a Gestão de Documentos

Para as unidades de saúde, sejam elas públicas ou privadas, a guarda de documentos é um procedimento extremamente importante. O fluxo de informações diárias é intenso e exige uma política de gestão documental que seja realmente eficaz.
No que diz respeito à pessoa enferma ou ao respectivo responsável, é imprescindível que desde o primeiro contato todos os passos sejam registrados. São essas informações relacionadas a ela que formam um dos documentos mais importantes usados pelo setor: o prontuário do paciente.
Considerando a quantidade e a relevância desses dados, será que a melhor solução é realmente armazená-las dentro da própria unidade? Organizá-las e acomodá-las da maneira correta demanda tempo, espaço e principalmente funcionários disponíveis para realizar a tarefa.

Por que a guarda de documentos é importante para os hospitais?

Além de guardar dados valiosos sobre cada paciente que se consulta na instituição, os arquivos devem conter os principais dados sobre a equipe médica e outros colaboradores. Isso sem mencionar os papeis que permeiam a rotina administrativa de cada hospital.
São inúmeros os benefícios que uma estratégia bem implementada de guarda de documentos pode trazer para as unidades de saúde. Isso porque zelar pela informação, do momento em que ela é gerada até o seu destino final, influencia diretamente no funcionamento da instituição.
Veja quais são as principais vantagens que uma boa política de gestão documental é capaz de trazer para um hospital:
1. Otimiza o fluxo de informações, promovendo a melhoria do funcionamento administrativo da unidade de saúde.
Quando as informações estão organizadas e classificadas do modo correto, encontrar o que é preciso se torna muito mais fácil e rápido. A falta de critérios no arquivamento de documentos leva a atrasos no atendimento e até mesmo à perda permanente de dados.
2. Evita a criação de documentos em excesso sem necessidade.
Quando não existe um controle sobre a produção e a organização desses documentos, um único paciente pode possuir diversos prontuários. Dessa maneira, informações relevantes acabam ficando para trás, prejudicando o atendimento.
3. Permite o aprimoramento na prestação de assistência médica.
A partir do prontuário, a equipe médica toma conhecimento do histórico do paciente. Isso estabelece um quadro muito mais claro sobre o seu estado de saúde, os diagnósticos e as medidas terapêuticas tomadas anteriormente.
4. Protege e preserva o prontuário do paciente de forma ideal.
De acordo com o CONARQ, o prontuário é um documento único de caráter legal, sigiloso e científico, que assegura a clara comunicação entre os profissionais e a continuidade correta da assistência médica.
5. Possibilita o desenvolvimento das pesquisas científicas na área da saúde.
Os registros detalhados das atividades médicas permitem que pesquisadores identifiquem novas patologias, reações a medicamentos, medidas terapêuticas, entre outros. Assim, é possível aplicar descobertas a estudos já existentes ou dar início a pesquisas inéditas.
Por mais que as unidades de saúde passem frequentemente por auditoria, é importante lembrar que a falta de uma boa gestão de documentos pode acarretar consequências graves. Impedir a aplicação de determinado tratamento, por exemplo.
Sendo assim, é essencial que uma estratégia eficiente seja discutida e estabelecida. Ainda mais conhecendo todos os benefícios que somente uma guarda de documentos bem elaborada é capaz de oferecer para o espaço hospitalar.
Guarda de documentos: você conhece a teoria das três idades?
Já que estamos falando de elaborar uma estratégia de guarda de documentos que seja realmente eficaz, é importante que você conheça a teoria das três idades. Essa teoria pode ser aplicada em qualquer ambiente, mas aqui vamos falar especificamente das unidades de atendimento hospitalar.
Basicamente, as três idades – também conhecido como ciclo vital dos documentos — que devem ser respeitadas ao organizar, classificar e arquivar documentos são:
• Corrente – informações que precisam ser consultadas frequentemente, normalmente são mantidas junto à unidade de produção.
• Intermediária – informações de consulta esporádica, sem a necessidade de permanência na unidade de produção.
• Permanente – informações com valor social, histórico e científico, que não podem ser descartadas e devem estar disponíveis para consulta, quando necessário for, de pacientes, médicos, pesquisadores e afins.
Elas se referem principalmente ao uso que está sendo feito, naquele momento, do documento em questão. Desse modo, deve haver uma comissão apta a analisar os arquivos e definir a temporalidade e a destinação de cada um deles.
E por que contratar um serviço de guarda de documentos?
As unidades de saúde nem sempre dispõem de um ambiente seguro e com a climatização adequada para o armazenamento correto desses documentos, o que pode acarretar perda permanente desses dados.