3 razões fundamentais para você destralhar o arquivo da sua empresa

A relação entre tempo e finanças é bem conhecida da maioria das empresas. Não é novidade para ninguém que, quanto mais eficiente a produção, mais lucrativo um negócio se torna. No entanto, muitas vezes a preocupação com a eficiência não é levada também às atividades consideradas como suporte e, como resultado, toda a estrutura da empresa acaba sendo comprometida.

Na prática, isso equivale a dizer que, de nada adianta você ter a melhor infraestrutura e os melhores funcionários, se na hora de encontrar um documento essencial para o trabalho, nenhum colaborador é capaz de fazê-lo.

A maneira como o arquivamento de documentos da sua empresa é feito diz muito sobre os resultados que ela pode alcançar, embora muitos empreendedores não estejam atentos a isso. Para saber porque a organização e a administração eficiente dos seus documentos que pode trazer resultados, continue acompanhando nosso post!

  1. Aumentar a produtividade do seu negócio

Hoje, empresas que querem estar na frente, possuem uma grande preocupação com a produtividade. Afinal, a produtividade impacta diretamente na satisfação dos funcionários, queda da rotatividade e, obviamente, nos resultados da empresa.

Para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso investir em procedimentos e metodologias que garantam que o trabalho seja feito de forma rápida e com qualidade. Destralhar o arquivo da sua empresa e tornar sua administração eficiente faz parte disso.

Com a organização e o arquivamento de documentos feito de forma eficiente, seus funcionários certamente terão mais condições de desempenhar suas funções sem perder tempo procurando informações e dados que precisam.O arquivamento de documentos o eficiente é um dos primeiros passos para que toda a administração de um negócio funcione com agilidade e sua empresa seja produtiva.

  1. Ter excelência na prestação dos seus serviços

Para toda empresa, excelência na prestação de serviços é um fator de qualidade e também de confiança. Afinal, de nada adianta você ter um bom produto, se a sua empresa não consegue cumprir com seus compromissos ou atender seus clientes de forma eficiente.

Negócios que não contam com excelência na prestação de serviços, em geral, não estão cuidando ou dando a devida atenção aos serviços de suporte da empresa. Quando a administração que oferece alicerce ao core business não é eficiente, a empresa perde excelência.

Já tratamos aqui sobre a importância do Business Process Outsourcing (“BPO”) e como ele se tornou importante para garantir a competitividade de muitas empresas no mercado. Para ter excelência é preciso que a empresa invista na melhoria de suas atividades suporte, fazendo com que elas acompanhem a qualidade oferecida como um todo.

A guarda de documentos, enquanto atividade suporte, é uma das que mais impacta na administração de um negócio. Se você está buscando excelência, mas seus funcionários não conseguem encontrar um documento fundamental para que eles realizem seu trabalho, é preciso que você reveja seus procedimentos. Contar com uma guarda feita por uma empresa especializada pode ser a solução que falta para você conquistar a excelência na prestação dos seus serviços e, consequentemente, a confiança e o reconhecimento de seus clientes e parceiros.

  1. Conseguir maior satisfação no dia a dia da empresa

É muito comum que empresas de pequeno porte não contem com um funcionário específico contratado para cuidar da guarda de documentos. Isso faz com que essa tarefa seja delegada para um ou mais colaboradores, que acabam acumulando essa função com outras mais importantes do dia a dia. Como resultado, o arquivo se mantém desorganizado e a guarda é feita de forma ineficiente. E, por trás desse cenário, não raras vezes, é comum encontrar um funcionário insatisfeito e bastante estressado.

Destralhar e organizar o arquivo da sua empresa não são tarefas simples. Mantê-lo funcionando de forma eficiente, muito menos. Por isso, quando você consegue fazer uma guarda de documentos eficaz, toda equipe agradece. Afinal ninguém mais perde tempo buscando documentos ou se desgasta por não conseguir encontrar um documento em tempo.

Se contratar um funcionário capacitado para isso ainda é muito caro para o seu negócio, porque não investir na guarda de documentos realizada por uma empresa especializada no assunto? Hoje, além de cuidar do armazenamento propriamente, essas empresas oferecem serviços inteligentes como o full service storage, que facilita a administração dos seus documentos mesmo a distância e garante eficiência na hora de obtê-los ou consultá-los.

Parece um detalhe sem importância, mas o arquivo da sua empresa impacta diretamente no bom funcionamento do seu negócio. Destralhar, organizar, e administrar bem um arquivo trazem inúmeros impactos positivos!

Quanto custa acumular caixas na sua empresa?

O que você faria com mais espaço na sua empresa? Uma bela sala para receber seus clientes e parceiros? Uma área de lazer para melhorar a qualidade de vida dos seus funcionários? Certamente modificações como estas poderiam trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

No entanto, quando se trata de criar mais espaço físico, a primeira solução que vem à cabeça dos empreendedores é mudar de endereço. Só de pensar no trabalho e nos custos de uma mudança, é bem provável que você acabe deixando essa decisão de lado. Porém, fazendo alguns cálculos, é possível criar mais espaço por muito menos do que você imagina. Se você anda pensando em dar um novo fim para aquelas caixas que andam se acumulando lá no fundo do escritório e promover um arquivamento de documentos inteligente, é melhor você continuar lendo este post!

Entre caixas, arquivos e acúmulos

Se perguntarmos para a maioria dos empreendedores qual é o objeto que mais ocupa espaço, sem necessariamente representar tanta utilidade no dia a dia da empresa, a maioria responderá que as caixas de arquivos com documentos são as grandes responsáveis por minimizar o espaço físico e útil do seu negócio.

É claro que documentos possuem a sua importância. No entanto, quando se pensa realmente no espaço que eles ocupam comparado ao número de vezes que são consultados, a conclusão que se chega é que manter um arquivo dentro do seu escritório é na verdade pouco eficiente e caro.

O custo

Recentemente, a Boomerang File colheu alguns dados sobre o custo benefício da guarda de documentos. Veja o nosso infográfico abaixo!

infografico-boomerang-armazenamento

 

Segundo a nossa pesquisa, enquanto armazenar suas caixas pode ter um custo estimado de R$ 400/mês para a sua empresa, com a Boomerang pode-se armazená-las por menos da metade deste custo.

Os benefícios de ter espaço

Otimizar o espaço da sua empresa não significa apenas economia no orçamento. Existem outros benefícios que podem promover impactos ainda mais positivos.

Organização

Imagine que você tem uma reunião importante e para participar dela você precisa de um documento que está armazenado em alguma daquelas caixas empilhadas no fundo do escritório. Antes da reunião, você se depara com as caixas e nada de encontrar o tal documento. Pode imaginar o estresse e o eventual prejuízo que a perda de um documento pode causar?

A guarda de documentos não inclui apenas o armazenamento de caixas, como também a organização e a catalogação dos documentos, fazendo com que você tenha em mãos aquilo que precisa, no momento em que for necessário.

Imagem

Com mais espaço, você pode aproveitar melhor o layout da sua empresa e investir mais na imagem do seu negócio. Como já diz o ditado “a primeira impressão é a que fica”, então que tal aproveitar melhor o espaço da sua empresa, deixando o ambiente mais agradável e mais alinhado com os valores e a imagem que você quer transmitir aos seus clientes?

Produtividade

Com a modernidade, as relações entre o trabalho e a vida pessoal se tornaram mais estreitas. Por isso, ter qualidade de vida dentro do ambiente de trabalho deixou de ser uma questão secundária para se tornar uma prioridade. Até porque, empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários contam com o aumento de produtividade e, consequentemente, melhoria dos resultados. Que tal criar um espaço para a convivência dos colaboradores dentro da sua empresa,como uma sala de descanso, por exemplo?

Espaços físicos bem aproveitados proporcionam melhorias no dia a dia e trazem resultados positivos diretos e indiretos para as empresas e seus colaboradores.

Você tem dúvidas sobre como a guarda de documentos pode trazer benefícios para orçamento da sua empresa? Nosso infográfico ajudou? Deixe seus comentários abaixo!