Por quanto tempo devo manter os documentos da empresa?

Muitas empresas acabam não dando a devida atenção aos prazos legais durante a guarda e a gestão de documentos. Segundo a legislação, documentos de natureza tributária, previdenciária e trabalhista devem ser mantidos, a fim de que a empresa comprove a sua regularidade perante os agentes de fiscalização do Poder Público. Caso não possua os documentos solicitados durante uma ação fiscalizatória, a empresa pode ser autuada e arcar com pesadas sanções. Por isso a guarda deve ser feita de forma inteligente, considerando não apenas o prazo de validade do documento, mas também o prazo legal.

Para organizar seu arquivo morto e evitar sanções, separamos algumas dicas. Confira!

Prazos legais

Os prazos legais são determinados pelos prazos de prescrição e decadência que estão previstos na legislação. Em outras palavras, depois de ocorrido esse prazo, o Poder Público não pode mais ajuizar nem uma ação ou exigir o cumprimento de uma determinada obrigação que não tenha sido realizada pela empresa, seja pela via judicial, seja pela via administrativa.

Se estamos falando do recolhimento de impostos, por exemplo, o crédito tributário é considerado extinto, assim, os órgãos de defesa do Poder Público não poderão promover qualquer ação ou medida contrária a empresa, nem tampouco, poderá questioná-las administrativamente.

Cada documento observa prazos específicos que podem variar entre cinco, dez e até trinta anos. Para saber o prazo legal correto de cada documento e o fundamento da legislação não deixe de conferir o quadro abaixo.

Uma sugestão é imprimir essa tabela ou compartilhar esse post com secretárias e arquivistas, para organizar ser arquivo morto da sua empresa o quanto antes.

Documentos fiscais
Documento Prazo Legislação
IR- Imposto de Renda 5 anos arts. 173 e 174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido 5 anos arts. 173 e 174, CTN
PIS – Programa de Integração Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais e contábeis 5 anos arts. 195 e 174, CTN
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil 5 anos art. 11, Lei nº 8.218/1991 e art. 173, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos arts. 173 e 174, CTN
DASN– Declaração Anual do Simples Nacional 5 anos art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social 30 anos art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990
Contribuição previdenciária – GPS 5 anos arts. 173 e 174, CTN
Contribuição sindical – GRCSU 5 anos arts. 173 e 217, i, CTN
Contrato de trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto 5 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio 2 anos art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT
Folha de pagamento 10 anos art. 225, i e § 5º, Decreto nº 3.048/1999
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos art. 225, § 22, Decreto nº 3.048/1999
Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 5 anos art. 2º, § 1º, Portaria MTE 1.129/2014
Rais – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos art. 8º, Portaria MTE 269/2015
Fonte:FECOMERCIO

 

A guarda de documentos

Enquanto a empresa precisar manter seus documentos, a guarda realizada por uma empresa especializada pode ser uma boa solução. Além de economizar espaço e gastos, a empresa pode acessar seus documentos sempre que preciso, seja solicitando o documento físico, seja consultando seu conteúdo na nuvem.

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A primeira trata Notas Fiscais.
Nossa ferramenta permite indexação das Notas Fiscais físicas emitidas / recebidas pela empresa de forma a permitir total controle sobre o acervo. Além disso, tratamos os arquivos xml (NF-e) emitidos ou recebidos, fazendo a validação junto à Receita, verificando a integridade de toda a estrutura do arquivo e armazenando de forma estruturada.
Essa solução permite comparar os documentos físicos e eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa com base do SPED, contabilizada e sujeita à fiscalização.
Somos a única empresa no Brasil a trabalhar com Notas Fiscais Físicas e Eletrônicas, validando toda a base.

Outra solução é o tratamento de Prontuário de Funcionários.
Conforme a política da empresa, definimos quais são os documentos obrigatórios e quais são eventuais necessários para atender a legislação trabalhista.
Os prontuários são verificados, levantadas possíveis pendências através de um check list personalizado e identificado individualmente.
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