RFID e controle de arquivo: entenda como a tecnologia auxilia na organização dos seus documentos

Você já ouviu falar em tecnologia RFID? Pode ser que assim, pelo nome, você não a conheça. Porém, ela está presente em diversos aspectos do dia a dia e pode se tornar uma ótima aliada na hora de organizar o arquivo da sua empresa e conferir rastreabilidade aos seus documentos.

Quem lida diariamente com documentos sabe da importância, e também da dificuldade, de mantê-los organizados para que sejam encontrados no momento preciso. É através da rastreabilidade que a localização física dos documentos ocorre de forma automática. É por meio dela, também, que você é capaz de saber por onde um determinado documento esteve e quem teve acesso ao seu conteúdo. Quando falamos de informações confidenciais ou importantes, investir em rastreabilidade não é um mero capricho, mas sim uma questão de segurança para o seu negócio.

Para quem já passou pela situação de passar horas buscando um documento ou já viu uma informação importante cair nas mãos erradas, já existe uma boa solução para evitar esse tipo de problema. Confira!

O que é RFID?

RFID é a sigla para Radio Frequency Identification ou identificação por meio de radiofrequência. Trata-se de uma tecnologia de identificação automática aplicada aos objetos, onde é possível não apenas identificá-los no espaço, como também inserir dados e informações sobre eles através de tags.

Assim como o código de barras e a biometria, a identificação por radio frequência, ou RFID serve para identificar objetos e simultaneamente armazenar dados sobre eles. Muito comum em crachás e cartões de identificação, essa tecnologia possui várias aplicações que vão desde o rastreamento de gado, sistemas de pedágio, acompanhamento de mercadorias no varejo e até manuseio e extração de petróleo.

No arquivo da sua empresa essa tecnologia pode ser aplicada tanto em caixas como em documentos. E por meio dela você consegue saber não apenas onde está localizado um determinado documento no seu escritório ou fora dele, como pode checar automaticamente dados importantes sobre o seu conteúdo.

Como funciona?

A base da RFID são as tags (“etiquetas”) e os aparelhos de identificação. Em cada tag fica armazenado um número serial capaz de identificar o objeto ou os dados através de um microchip. Esse microchip, por sua vez, é conectado a uma antena, que formam o chamado conjunto “transponder RFID”, em que a antena possibilita ao chip a transmissão das informações de identificação a um leitor. O leitor converte as ondas de rádio em dados digitais, e a partir daí os dados podem ser processados e utilizados.

Guarda de documentos e RFID

O RFID é uma tecnologia bastante eficiente e simples em termos de rastreabilidade e armazenamento de dados. Não é a toa que esse tipo de tecnologia é amplamente aplicada a crachás corporativos, possibilitando às empresas uma forma ágil e eficiente de controle de acesso.

Porém, como toda tecnologia, o RFID também tem um custo. E, naturalmente, como um empreendedor você já deve estar imaginando qual o custo disso, considerando o arquivo da sua empresa. A boa notícia é que não é necessário adquirir um sistema próprio para isso. Com a terceirização da guarda de documentos é possível contar com os mesmos benefícios e vantagens da RFID sem que seja necessário adquirir esse tipo de tecnologia propriamente.

A guarda de documentos confere uma série de vantagens em termos de organização e também de segurança, além de ser uma opção bem mais econômica em diversos casos.

Mesmo pequenas empresas que possuem dificuldades em contratar um profissional especializado para a organização do arquivo já podem ter acesso a esse tipo de serviço que pode conferir a agilidade que os pequenos negócios também precisam.

Sabe aquela história de olhar para a secretária, perguntar onde está um determinado documento e ela te olhar com cara de dúvida? Você pode ter seus documentos organizados e com fácil acesso, sem precisar passar por isso. Clique aqui e saiba mais!

3 razões fundamentais para você destralhar o arquivo da sua empresa

A relação entre tempo e finanças é bem conhecida da maioria das empresas. Não é novidade para ninguém que, quanto mais eficiente a produção, mais lucrativo um negócio se torna. No entanto, muitas vezes a preocupação com a eficiência não é levada também às atividades consideradas como suporte e, como resultado, toda a estrutura da empresa acaba sendo comprometida.

Na prática, isso equivale a dizer que, de nada adianta você ter a melhor infraestrutura e os melhores funcionários, se na hora de encontrar um documento essencial para o trabalho, nenhum colaborador é capaz de fazê-lo.

A maneira como o arquivamento de documentos da sua empresa é feito diz muito sobre os resultados que ela pode alcançar, embora muitos empreendedores não estejam atentos a isso. Para saber porque a organização e a administração eficiente dos seus documentos que pode trazer resultados, continue acompanhando nosso post!

  1. Aumentar a produtividade do seu negócio

Hoje, empresas que querem estar na frente, possuem uma grande preocupação com a produtividade. Afinal, a produtividade impacta diretamente na satisfação dos funcionários, queda da rotatividade e, obviamente, nos resultados da empresa.

Para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso investir em procedimentos e metodologias que garantam que o trabalho seja feito de forma rápida e com qualidade. Destralhar o arquivo da sua empresa e tornar sua administração eficiente faz parte disso.

Com a organização e o arquivamento de documentos feito de forma eficiente, seus funcionários certamente terão mais condições de desempenhar suas funções sem perder tempo procurando informações e dados que precisam.O arquivamento de documentos o eficiente é um dos primeiros passos para que toda a administração de um negócio funcione com agilidade e sua empresa seja produtiva.

  1. Ter excelência na prestação dos seus serviços

Para toda empresa, excelência na prestação de serviços é um fator de qualidade e também de confiança. Afinal, de nada adianta você ter um bom produto, se a sua empresa não consegue cumprir com seus compromissos ou atender seus clientes de forma eficiente.

Negócios que não contam com excelência na prestação de serviços, em geral, não estão cuidando ou dando a devida atenção aos serviços de suporte da empresa. Quando a administração que oferece alicerce ao core business não é eficiente, a empresa perde excelência.

Já tratamos aqui sobre a importância do Business Process Outsourcing (“BPO”) e como ele se tornou importante para garantir a competitividade de muitas empresas no mercado. Para ter excelência é preciso que a empresa invista na melhoria de suas atividades suporte, fazendo com que elas acompanhem a qualidade oferecida como um todo.

A guarda de documentos, enquanto atividade suporte, é uma das que mais impacta na administração de um negócio. Se você está buscando excelência, mas seus funcionários não conseguem encontrar um documento fundamental para que eles realizem seu trabalho, é preciso que você reveja seus procedimentos. Contar com uma guarda feita por uma empresa especializada pode ser a solução que falta para você conquistar a excelência na prestação dos seus serviços e, consequentemente, a confiança e o reconhecimento de seus clientes e parceiros.

  1. Conseguir maior satisfação no dia a dia da empresa

É muito comum que empresas de pequeno porte não contem com um funcionário específico contratado para cuidar da guarda de documentos. Isso faz com que essa tarefa seja delegada para um ou mais colaboradores, que acabam acumulando essa função com outras mais importantes do dia a dia. Como resultado, o arquivo se mantém desorganizado e a guarda é feita de forma ineficiente. E, por trás desse cenário, não raras vezes, é comum encontrar um funcionário insatisfeito e bastante estressado.

Destralhar e organizar o arquivo da sua empresa não são tarefas simples. Mantê-lo funcionando de forma eficiente, muito menos. Por isso, quando você consegue fazer uma guarda de documentos eficaz, toda equipe agradece. Afinal ninguém mais perde tempo buscando documentos ou se desgasta por não conseguir encontrar um documento em tempo.

Se contratar um funcionário capacitado para isso ainda é muito caro para o seu negócio, porque não investir na guarda de documentos realizada por uma empresa especializada no assunto? Hoje, além de cuidar do armazenamento propriamente, essas empresas oferecem serviços inteligentes como o full service storage, que facilita a administração dos seus documentos mesmo a distância e garante eficiência na hora de obtê-los ou consultá-los.

Parece um detalhe sem importância, mas o arquivo da sua empresa impacta diretamente no bom funcionamento do seu negócio. Destralhar, organizar, e administrar bem um arquivo trazem inúmeros impactos positivos!

Novidades em Gestão de Documentos

Sempre buscando novas alternativas para atender empresas de todos os segmentos e portes, utilizando ferramentas de tecnologia de ponta, como etiquetas de RFID em cada documento e parametrização de informações para a Gestão de Documentos, agora disponibiliza soluções para gerenciar lâminas de exames laboratoriais vinculadas a seus respectivos laudos.
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Empresas precisam arquivar corretamente os papéis

Compartilho uma matéria muito importante e interessante sobre o assunto.

Gestão de documento evita entraves futuro
Fabiana Barreto Nunes
Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida

Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos. Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.
“A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da companhia.”
De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.
Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para arquivar.
Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas. “Documentos relacionados á saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários de cada empresa”, explica Oliveira.
O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador. Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos. “Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico.”
Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das empresas. Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa.
Fonte: DCI – SP

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Novos Produtos

Com o objetivo de aumentar o portfólio de soluções em gestão Documental, além de nossos serviços já consagrados de Guarda Documentos e Digitalização, a Boomerang passa a disponibilizar duas novas frentes, focadas na eliminação de exposição fiscal.

A primeira trata Notas Fiscais.
Nossa ferramenta permite indexação das Notas Fiscais físicas emitidas / recebidas pela empresa de forma a permitir total controle sobre o acervo. Além disso, tratamos os arquivos xml (NF-e) emitidos ou recebidos, fazendo a validação junto à Receita, verificando a integridade de toda a estrutura do arquivo e armazenando de forma estruturada.
Essa solução permite comparar os documentos físicos e eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa com base do SPED, contabilizada e sujeita à fiscalização.
Somos a única empresa no Brasil a trabalhar com Notas Fiscais Físicas e Eletrônicas, validando toda a base.

Outra solução é o tratamento de Prontuário de Funcionários.
Conforme a política da empresa, definimos quais são os documentos obrigatórios e quais são eventuais necessários para atender a legislação trabalhista.
Os prontuários são verificados, levantadas possíveis pendências através de um check list personalizado e identificado individualmente.
Com este formato, podemos atender de forma rápida e garantida, uma vez que toda a documentação está completa e atualizada.

Gostaria de agendar uma apresentação com os responsáveis pela gestão desses documentos na sua empresa, possibilitando a demonstração e detalhamento das soluções acima.

Por favor, informe uma data para essa breve reunião.

contato@boomerangfile.com.br