Tempo de Guarda dos Documentos

Pilha
Pilha

Um dos assuntos que mais necessitam de atenção quando falamos em Gestão de Documentos, é o Tempo necessário ou exigido para a sua guarda.

No caso dos documentos que chamamos “históricos” este assunto praticamente não se aplica pois tratamos de acervos históricos de algum fato ou instituição.
Esses documentos são restaurados conforme a necessidade e armazenados ou expostos dependendo da curiosidade histórica.
Como exemplos temos quadros, fotos, Declarações, Leis, e até mídias como LP’s Originais, etc…

Quando falamos em documentos fiscais ou legais, o cuidado é outro.
A Legislação prevê o tempo de guarda e eventualmente a forma em que esses documentos possam necessitar para garantir as informações contidas em cada caso.

Caso a empresa não atenda essas condições, está sujeita a autuações ou até penas maiores.

O jargão que utilizamos no segmento de Guarda de Documentos é “Tabela de Temporalidade”.
Essa tabela pode ser uma síntese de informações constantes em Leis, Decretos e Orientações Jurídicas que tratam especificamente de cada caso ou tipo de documentos.

Por exemplo, normalmente consideramos os documentos que provam nossas informações à Receita Federal, através da Declaração Anual, é de 5 anos.
Existem situações que podem exigir um planejamento sobre o acervo, com objetivo de reduzir ou minimizar a manipulação de documentos armazenados pelas empresas.

Um exemplo clássico fala sobre Prontuários de Funcionários
Enquanto os documentos cadastrais são armazenados por um período de aproximadamente 30 anos, ou para sempre, outros documentos podem ser tratados de forma diferente, de acordo com o know how do responsável pela Guarda e Gestão dos Documentos.
Por exemplo, folhas ou cartões de Ponto Mensal são armazenados por um período muito menor, atendendo somente a casos de Litígio ou Recursos a decisões judiciais.
Por outro lado, documentos como Certidões (Casamento ou Nascimento de Filhos, Óbitos entre outras), devem ser agregadas ao Prontuário do Funcionário e permanecer sob Gestão pelo mesmo período, pois podem ser requisitadas para comprovar tempo de serviço, etc.

Com mais de 20 anos de experiência no segmento, já vi muitos projetos de Gestão Documental atender somente a Tabela de Temporalidade Legal, como por zelo acrescentar uma regra (por exemplo: Tabela Legal + 2 anos).

Na Boomerang File, temos um cuidado especial na informação do período legal de guarda, mas nos atentamos também para quem pode autorizar o expurgo e destruição desses documentos.
Isso garante que alguém sem a informação necessária autorize o descarte dos documentos por falta de conhecimento.

Entre em contato com a Boomerang File e conheça nossa política de Gestão de Tratamento de Documentos e os cuidados que temos quanto ao descarte e devolução dos documentos para consulta.

Boomerang File Gestão de Documentos
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