Terceirizar ou guardar: saiba quando manter suas caixas de documentos

Nas pequenas empresas, é muito comum que secretárias, funcionários administrativos e até estagiários acabem lidando com a organização de arquivos. Arquivar documentos, no entanto, causa diversos impactos negativos, já que o tempo dedicado ao arquivo acaba consumindo horas que poderiam ser ocupadas com atividades essenciais e que representam mais resultados para a sua empresa.

A terceirização da guarda de documentos pode ser uma ótima alternativa, mas para isso, a empresa deve ter alguns critérios. Quer saber quando terceirizar e quando guardar suas caixas de documentos? Então acompanhe o post que elaboramos para você!

Terceirizar ou guardar, eis a questão!

A guarda e a gestão de documentos é uma solução interessante mesmo para pequenos negócios. Empresas especializadas que cuidam não apenas do armazenamento, mas também do gerenciamento de documentos, apresentam um excelente custo benefício, como já explicamos aqui. Porém, mais do que avaliar o custo benefício de um serviço de guarda, é preciso saber quais documentos devem ficar na empresa e quais documentos podem ser parte do arquivo morto sem nenhum problema.

Quais documentos manter na empresa?

Existem determinados documentos que precisam estar à disposição da fiscalização para evitar autuações. Obviamente, dependendo do tipo de atividade, podem existir ainda mais documentos, como licenças específicas relacionadas à atividade, por exemplo. Acompanhe abaixo quais são os principais papeis que sua empresa minimamente deve manter:

Alvará

Para que tenha seu funcionamento regularizado pela Prefeitura, toda empresa deve ter um Alvará. Este documento atesta que o local da empresa é adequado à lei de zoneamento, se a planta do imóvel está regularizada e se existe o habite-se. Caso não seja apresentado durante a fiscalização, a empresa pode ser fechada imediatamente.

CNPJ

O CNPJ funciona como uma espécie de cartão de identificação e quando válido indica que a empresa não possui débitos de tributos junto à Receita Federal. Trata-se de outro documento essencial que a empresa deve ter o original em seu arquivo.

Inscrição estadual e municipal

Empresas que atuam no comércio ou na indústria precisam de um cadastro junto à Secretaria do Estado. Já para as prestadoras de serviço, esse cadastro é feito junto ao Município. Tanto a inscrição estadual, como a municipal, servem para o controle do pagamento de tributos, que devem estar regularizados perante as Secretarias da Fazenda.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Esse documento tem natureza trabalhista e serve para declarar as contratações feitas pela empresa. Apenas microempreendedores individuais não precisam ter esse papel e anualmente as empresas obrigadas a sua a apresentação devem enviar ao Ministério do Trabalho essa relação, sob pena de multa. A RAIS também costuma ser solicitada pelos fiscais trabalhistas.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Trata-se de outro documento trabalhista essencial que a empresa precisa ter para que não seja autuada pelos fiscais do trabalho. Como o próprio nome já explica, esse documento formaliza todas as contratações e demissões que foram realizadas pela empresa.

Livros

Os livros são documentos contábeis que registram as movimentações financeiras da empresa e são solicitados pelos fiscais da Receita, para que analisem a cobrança de tributos feita com base nessas transações. Trata-se de outro documento que, caso a empresa não tenha, pode gerar a aplicação de sanções.

Guias

Guias de Recolhimento de FGTS e Guias de Previdência também devem estar sempre à mão, caso haja alguma fiscalização.

Contratos, contas vencidas e até folhas de pagamento podem ser armazenados de forma segura através da guarda de documentos. Certamente liberando essa papelada, você tem mais espaço para desenvolver seu negócio e funcionários mais produtivos e satisfeitos!

Esse post foi útil para você? Tem dúvidas sobre quais documentos deve armazenar? Deixe seus comentários abaixo!