Terceirize a gestão de documentos, ganhando tempo e espaço!

O que fazer com o arquivo ativo e inativo de documentos da sua empresa? Ano após ano o volume de papéis e caixas aumenta. Se você não tem um profissional responsável pela manutenção do arquivo, o recomendado é que você terceirize a gestão de documentos. Veja neste post dicas para ganhar espaço e otimizar o tempo na sua empresa.
Embora para o empresário a guarda de documentos antigos  e recentes possa fazer pouco sentido, ela é uma exigência fiscal e jurídica. (Leia mais nesse artigo)
Preservar contratos, autorizações, alvarás, notas fiscais, laudos, entre outros documentos, garante à empresa a prevenção de eventuais ações judiciais e multas.
Sendo assim a terceirização da guarda e manutenção documental garante ao executivo mais segurança e praticidade. Afinal de contas, quanto tempo um funcionário seu perderia procurando um determinado documento entre as caixas repletas de papéis?
Gestão de documentos custa tempo na sua empresa
Desse modo a gestão de documentos exige tempo e investimento por parte do empresário que queira administrar sozinho o arquivo do seu negócio. A tarefa, normalmente, é delegada ao Departamento Pessoal.
Assim um funcionário tem de ser deslocado para fazer a triagem dos documentos, armazená-los em caixas ou digitalizá-los e fazer a manutenção.
Deve-se ainda estar com o olhar constantemente voltado ao setor devido aos riscos desse material ser alvo de infiltrações, traças e o manuseio por pessoas não autorizadas.
Isso tudo sem contar o espaço que é destinado à gestão de documentos. Se for um arquivo físico, ele pode estar ocupando o espaço de uma sala que poderia ser usada para outros fins.
Se for um arquivo digital ele estará ocupando espaço no HD ou ainda estar armazenado em nuvem. A segunda opção, embora seja mais indicada, exige mais atenção devido à ação de hackers, exigindo, portanto, um investimento extra na contratação de empresas de TI.
Em resumo, a gestão de documentos terceirizada oferece mais segurança e praticidade às empresas. A Boomerang File é uma empresa especializada na guarda de documentos, sendo referência no segmento.
Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, procure nossos consultores, clicando aqui.