Veja 5 maneiras de preservar os documentos da sua empresa

Se você é o responsável pelo arquivo de documentos da sua empresa é bom saber que terá muito trabalho pela frente. Isso porque uma empresa gera muitos papéis em todos os procedimentos, como contratos, demissões, guias governamentais, entre outros. Portanto preservar os documentos é necessário e faz parte da rotina corporativa.
Sabendo da relevância de manter os documentos em dia para eventuais consultas, confira agora as dicas do nosso blog.
1.Zele pelo local
O local onde serão guardadas as pastas de documentos deve ser livre de infiltrações que gerem umidade nas paredes, goteiras e insetos, como traças. Deve ainda ser bem arejado e iluminado naturalmente. Também é importante que não facilite o acesso de pessoas estranhas à empresa.
2.Separe os documentos
Para preservar os documentos, é importante saber classificá-los conforme os seus objetivos (trabalhistas, contratuais, registros). Também é necessário separar os documentos que precisam ser atualizados, como AVCB e alvará.
3.Limpe o ambiente
Pelo menos uma vez a cada três meses providencie uma limpeza nas caixas passando pano com álcool e retirando o excesso de pó. Lembre-se de guardar os papéis dentro de folhas plásticas em pastas apropriadas. Evite usar clipes e grampos porque eles enferrujam e danificam o papel.
4.Digitalize os documentos
A forma mais salutar de preservar os documentos é a digitalização. Você pode providenciar a digitalização interna ou contratar uma empresa terceirizada. Confira dicas neste post .
5.Terceirize a gestão
Para preservar os documentos e evitar multas ou possíveis problemas na Justiça, devido à ausência de provas durante uma ação trabalhista, por exemplo, uma recomendação importante é terceirizar a gestão e a guarda dos documentos.
Agora que você já tem mais informações sobre como preservar os documentos da empresa, confira os serviços oferecidos pela Boomerang File clicando aqui.
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