Você sabe a diferença entre preservação e conservação de documentos?

A conservação de documentos é vital para o funcionamento de empresas de todos os portes. Isso porque, sem informações importantes em mãos, os gestores podem atrasar processos, reduzirem a produtividade da equipe e serem alvos de condenações judiciais civis pela falta de provas documentais. Portanto, para saber o que é conservação e os fatores de degradação, fique atento na leitura deste artigo.

Primeiramente é importante ressaltar a diferença entre conservação de documentos e preservação. Veja:

  • conservação: conjunto de ações que interrompem o processo de degradação, ou seja, da perda de informações importantes contidas nos documentos físicos. Ela é obtida por meio de processos de higienização, pequenos reparos e acondicionamento adequado de documentos;
  • preservação: compreende toda a metodologia usada para conservar os documentos e as informações dos arquivos físicos. É o “guarda-chuva” que comporta a conservação.

Mas você sabe elencar os principais fatores de degradação, comuns tanto em arquivos públicos de documentos históricos quanto em arquivos empresariais? Veja a seguir.

Fatores de degradação que impedem a conservação de documentos

A maioria dos documentos empresariais precisa ser guardada por muitos anos, como você pode conferir neste artigo do nosso blog. Porém muitos administradores ainda não se dão conta da importância de armazená-los corretamente.

Sendo assim, veja os principais fatores:

ambientais: raios solares, prédios mal-planejados e falta de manutenção.

físicos: temperatura, umidade e iluminação. Portanto é bom lembrar que a luz do dia incidindo sobre os arquivos pode enfraquecer o papel e desbotar a tinta. O excesso de calor também danifica as fibras do papel. Sendo assim o ideal é manter um ambiente com ar-condicionado e umidificador, sem oscilações bruscas de temperatura, com uma média de 20ºC a 22ºC.

químicos: a poluição atmosférica danifica os arquivos documentais;

biológicos: ação de fungos, insetos e roedores;

humanos: a falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água ou café, por exemplo, nos registros.

Por tudo isso, é fundamental controlar os riscos e evitar que os documentos, que contêm informações sigilosas ou importantes sobre a história e o crescimento da empresa, devem ser armazenados adequadamente para terem vida útil prolongada.

A empresa Boomerang File é especialista em gestão e guarda documental. Por isso tem métodos específicos de conservação de documentos. Além disso, a empresa atende ao sistema de qualidade NBR ISO 9001 e, nesse sentido, é comprometida com todos os processos para a preservação.

Se você deseja conhecer melhor os nossos serviços, agende a visita de um consultor através do nosso site.